Beschrijving van de VidiVici import-koppeling

Beschrijving van de VidiVici import-koppeling

Dit artikel beschrijft hoe de VidiVici import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen.
VidiVici dient de koppeling in VidiVici te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de VidiVici import-koppeling. Hiervoor dient de apotheek contact op te nemen met de leverancier van VidiVici.

Omschrijving

Het kunnen importeren van medicatie wat in VidiVici is voorgeschreven naar Medimo. Hierdoor kan de zorg medicatie aftekenen en herhalen zonder dat een arts deze handmatig hoeft in te voeren in Medimo. Deze koppeling wordt doorgaans gebruikt voor bijvoorbeeld thuiszorg of cliënten zonder-behandeling. De VidiVici import-koppeling kan NIET worden gebruikt om cliëntmutaties door te voeren zoals een opname, ontslag of verhuizing.

Werking van de koppeling

Hieronder een toelichting op het proces.

Ontvangen van gegevens uit VidiVici
De 1e stap is het ontvangen van de gegevens uit VidiVici. Voor het sturen van de gegevens en de voorwaarden daarvan kunt u de documentatie van VidiVici raadplegen.

Matchen van cliënten / nagaan van permissies
Nadat Medimo de gegevens uit VidiVici succesvol heeft ontvangen, wordt bepaald in welke cluster Medimo zoekt naar de cliënten. Medimo bepaalt dit aan de hand van de permissies toegekend aan de VidiVici import-user in Medimo. Er wordt gekeken voor welke groep cliënten deze import-user de permissies 'Bekijk medicatie' en 'Pas basisinformatie cliënt aan' heeft. Medimo gaat in deze groep cliënten zoeken. Voor het zoeken in de groep gebruikt Medimo het mensnummer van de cliënt in VidiVici en matcht deze met de waarde 'Import vanuit apotheeksysteem - ID' in Medimo. Als er geen match is, valt Medimo terug op het BSN. Wordt daar ook geen match op gevonden dan logt Medimo een foutmelding in de 'log apotheekimport'. De laatste check in dit deel van het proces is nagaan of de import bij de cliënt in Medimo op 'Ja' staat. Staat deze op nee, dan blokkeert Medimo de toegang en logt een foutmelding.

Bepalen welke medicatielijst actueler is
Het kan voorkomen, bijvoorbeeld in de AWN-situatie, dat medicatie handmatig in Medimo is aangepast. Dit kan in de volgende 2 situaties voorkomen:
  1. (waarneem)Arts werkt in Medimo.
  2. Dienstapotheek is aangesloten op Medimo.
Om te voorkomen dat abusievelijk de handmatige mutatie in Medimo te niet wordt gedaan, blokkeert Medimo de import. De apotheek moet de medicatielijst in VidiVici actualiseren en opnieuw een distributiegroep sturen.

Nagaan van de medicatie van de cliënt
Medimo gaat na of de medicatie wat in de medicatielijst van de cliënt in VidiVici staat, verwerkt kan worden. Hierbij wordt gekeken naar de volgende 2 punten:
  1. Het voorschrift moet een WCIA-code (doseercode) hebben.
  2. Toedienschema moet overeenkomen met de WCIA-code. De apotheek kan zelf bepalen voor hoeveel dagen een toedienschema wordt verstuurd.
Voldoet de medicatie niet aan de bovenstaande voorwaarden, dan stopt Medimo met het verwerken van de medicatielijst en logt Medimo een foutmelding in de 'Log apotheekimport'.

Verschillen nagaan en muteren
Nu de medicatie van de cliënt uit de distributiegroep voldoet aan alle voorwaarden gaat Medimo na wat het verschil is in de medicatielijsten. Bij een verschil past Medimo de status van de cliënt aan in Medimo.

Sturen van verwerkingsrapport
Medimo stuurt van de ontvangen gegevens een verwerkingsrapport. De apotheek ontvangt deze per mail. Vanwege privacygevoelige informatie in de e-mail, dient deze op een veilige manier te worden verzonden. Zie artikel ... voor meer informatie hierover.

Log apotheekimport

Alle verwerkingen (succesvol en vruchteloos) worden gelogd in de 'Log apotheekimport'. Deze log is inzichtelijk voor de apotheek en de functioneel applicatiebeheerder van de zorginstelling. Via het 'Zoeken in alles' veld kunt u navigeren naar de 'Log apotheekimport'.
Bent u een apotheekmedewerker? dan kan dit ook vanuit het hoofdmenu via Mijn apotheek > Apotheek import. Bent u functioneel applicatiebeheerder dan kan dit vanuit het hoofdmenu via Beheer > Logs > Apotheek import. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de 'Log apotheek import
Afbeelding log apotheek import tonen.

Medimo toont in deze tabel per cliënt de verwerking. Is de verwerking niet succesvol dan toont Medimo in de kolom 'Melding' wat de foutmelding is. Er wordt in de tabel alleen informatie getoond van de cliënt en een eventuele foutmelding. De daadwerkelijk medicatiedata die Medimo ontvangt van VidiVici is te vinden in de log 'VidiVici import'. Deze log is enkel beschikbaar voor de apotheek en de Medimo helpdesk.

Apotheek ziet in de 'Log apotheekimport' alleen de cliënten waarvan die de apotheek is. De Functioneel applicatiebeheerder ziet alle cliënten waarvoor wordt geïmporteerd, ongeacht wie de apotheek is van de cliënt.

Foutmeldingen

Als Medimo de gegevens niet kan verwerken, dan wordt er een foutmelding gelogd. Afhankelijk van de foutmelding dient de functioneel applicatiebeheerder of de apotheek actie te ondernemen. Nadat 1 van beide een aanpassing heeft gedaan dient opnieuw de medicatiegegevens te worden verstuurd vanuit VidiVici. Dit proces moet worden herhaald totdat er geen foutmelding voor de cliënt wordt gelogd. Hieronder wordt per foutmelding beschreven wat niet verwekt kan worden en hoe dit op te lossen is.

Bewoner niet gevonden of u bent niet gemachtigd
De cliënt is niet bekend bij de locaties waarvoor u mag importeren. Dit kan de volgende oorzaken hebben:
  1. Cliënt is (nog) niet aangemaakt in Medimo.
  2. Cliënt heeft niet de juiste gegevens in Medimo (BSN).
  3. Cliënt verblijft in Medimo (nog) op de verkeerde afdeling.
  4. Aan de cliënt in Medimo is de verkeerde apotheek gekoppeld.
  5. Het account wat in Medimo wordt gebruikt voor de import heeft NIET de juiste permissies voor de cliënt.
Voor de eerste 4 punten dient u contact op te nemen met de functioneel applicatiebeheerder van de zorginstelling. Die kan dit nagaan en indien nodig aanpassen. Als deze 4 punten zijn nagegaan en Medimo blijft dezelfde foutmelding tonen, dan dient er contact te worden opgenomen met de Medimo helpdesk.

Doseercode is verplicht. Kies een doseercode in VidiVici en upload opnieuw
Medimo gebruikt onder andere de WCIA-code om de dosering te bepalen. Wanneer er geen WCIA-code is toegevoegd aan het voorschrift in VidiVici kan Medimo de dosering niet bepalen. Voeg een WCIA-code toe aan het voorschrift in VidiVici en stuur opnieuw de gegevens.

De doseercode […] werd niet herkend. Neem contact op met de Medimo Helpdesk
Medimo maakt gebruikt van de 'Landelijke doseercodes' (Tabel 25). In VidiVici kan hiervan worden afgeweken. Wanneer er geen landelijke doseercode wordt gebruikt, kan Medimo de dosering niet bepalen. In dat geval moet de WCIA-code in VidiVici worden aangepast naar een landelijke doseercode. Weet u niet welke landelijke doseercode u kunt gebruiken dan raadt Medimo aan te kiezen voor 'Gebruik bekend' of 'Volgens voorschrift'.

Doseercode […] is helaas niet mogelijk in Medimo. Kies een andere doseerwijze in VidiVici en upload opnieuw
Medimo maakt gebruikt van de 'Landelijke doseercodes' (Tabel 25). In VidiVici kan hiervan worden afgeweken. Wanneer er geen landelijke doseercode wordt gebruikt, kan Medimo de dosering niet bepalen. In dat geval moet de WCIA-code in VidiVici worden aangepast naar een landelijke doseercode. Weet u niet welke landelijke doseercode u kunt gebruiken dan raadt Medimo aan te kiezen voor 'Gebruik bekend' of 'Volgens voorschrift'.

Bewoner staat geblokkeerd in Medimo voor upload, ga na in Medimo
In Medimo wordt per cliënt aangegeven of medicatie uit een Apotheek Informatiesysteem mag worden geïmporteerd. Dit wordt aangegeven met de optie 'Import vanuit apotheeksysteem' in het tabblad basisinformatie bij de niet-medische gegevens van de cliënt. Staat deze optie op 'Nee', dan blokkeert Medimo de import. Deze optie dient op 'Ja' te worden gezet, conform de werkafspraken, voordat er medicatie kan worden geïmporteerd.

Medicatielijst is in Medimo bijgewerkt en daarmee recenter dan VidiVici, upload is nu geblokkeerd. Ga na en pas medicatie aan in VidiVici
De medicatie in Medimo is aangepast. Dit kan voorkomen in de volgende situaties:
  1. De importmodule wordt gebruik in combinatie met voorschrijven in Medimo.
  2. De dienstapotheek is aangesloten.
Om te voorkomen dat abusievelijk de medicatie van de cliënt wordt gestopt, blokkeert Medimo de import. In VidiVici dient te medicatie van de cliënt te worden aangepast zodat deze actueel en gelijk aan de medicatielijst in Medimo is.

Kon geen frequentie bepalen, tegenstrijdige frequenties
Het toedienschema komt niet overeen met de WCIA-code van het voorschrift. Hierdoor kan Medimo niet eenduidig bepalen wat de dosering is. Pas de WCIA-code of toedienschema aan zodat deze met elkaar overeenkomen en stuur opnieuw de gegevens.

Kon tijd niet goed converteren
In het toedienschema zijn geen toedientijden opgegeven. Medimo kan niet bepalen hoe laat medicatie moet worden gegeven. De apotheek dient de tijden toe te voegen aan het toedienschema van het voorschrift in VidiVici.

Kon geen doseereenheid [...] bepalen
Medimo kan aan de hand van de WCIA-code niet bepalen wat de doseereenheid moet zijn. Pas in VidiVici de WCIA-code van het voorschrift aan en stuur de gegevens opnieuw.

Voorwaarden

Voor een succesvolle verwerking moet er aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
  1. Cliënt moet in Medimo en VidiVici een correct BSN hebben;
  2. VidiVici moet de koppeling hebben geactiveerd voor de apotheek in VidiVici;
  3. Cliënt moet met een gevulde medicatielijst hebben in VidiVici;
  4. 'Import vanuit apotheeksysteem' moet bij de cliënt in Medimo op 'Ja' staan;
  5. Import-user in Medimo moet voldoende permissies hebben.
  6. De medicatielijst van Apro moet actueel zijn;
  7. De medicatie in Apro moet een WCIA-code hebben;
  8. De WCIA-code moet overeenkomen met het toedienschema;
  9. In het toedienschema moeten toedientijden zijn opgenomen (behalve bij 'zonodig' medicatie).

FAQ's

Hoe kan ik aan de status herkennen dat voor de cliënt gebruik wordt gemaakt van een import koppeling?

Wanneer Medimo de medicatie importeert uit Apro dan toont Medimo dit in de cliënt infobalk. Medimo toont de volgende informatie:
  1. Wanneer de laatste succesvolle import is uitgevoerd (zie groene pijl in onderstaande afbeelding). 
  2. Het label import (zie blauwe pijl in onderstaande afbeelding).
Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de status van een cliënt waarvoor medicatie wordt geïmporteerd.

Ook kan Medimo een waarschuwing tonen in de status. Dit kan in de volgende 2 situaties:
  1. Import kan niet worden verwerkt vanwege een foutmelding. Door met de muis naar de melding te gaan wordt in een tooltip aangegeven wat de foutmelding is.
  2. Er is langer dan 72 uur geen medicatie geïmporteerd.
Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de status van een cliënt met bovenstaande waarschuwingen.

Deze gegevens worden getoond in de status zodat de zorg of functioneel applicatiebeheerder contact kan zoeken met de verantwoordelijke apotheek.

Kan Medimo allergiën/intolerantie of contra-indicatie overnemen uit Apro.

Nee, vooralsnog dient dit handmatig in Medimo te worden toegevoegd. Dit moet worden gedaan met een account op naam die in het bezit is van de permissie: 'Pas medicatie van cliënt aan'.




Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-3, productiedatum: 02-07-2024​

CE certificate

    • Related Articles

    • VidiVici import foutmeldingen

      Als Medimo de gegevens niet kan verwerken, dan wordt er een foutmelding gelogd. Afhankelijk van de foutmelding dient de functioneel applicatiebeheerder of de apotheek actie te ondernemen. Nadat 1 van beide een aanpassing heeft gedaan dient opnieuw de ...

    • Beschrijving van de Pharmacom importkoppeling

      Dit artikel beschrijft hoe de Pharmacom import koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Pharmapartners dient de koppeling in Pharmacom te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Pharmacom ...

    • Actie intakeformulier medicatie-import

      Wanneer er gebruikt wordt gemaakt van een apotheek-import koppeling, dan voegt Medimo bij een opname automatisch een intakeformulier toe. Het doel van het intakeformulier is elke intake te communiceren met de apotheek. De apotheek beschikt dan over ...

    • Beschrijving van de Promedico import-koppeling

      Dit artikel beschrijft hoe de Promedico import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Promedico dient de koppeling in Promedico te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Promedico ...

    • Beschrijving van de Hix import-koppeling

      Dit artikel beschrijft hoe de Hix import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Hix dient de koppeling in Hix te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Hix import-koppeling. Hiervoor ...