Dit artikel beschrijft hoe de VidiVici import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn
op te lossen.
VidiVici dient de koppeling in VidiVici te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de VidiVici import-koppeling. Hiervoor dient de apotheek contact op te nemen met de leverancier van VidiVici.
Omschrijving
Het
kunnen importeren van medicatie wat in VidiVici is voorgeschreven naar Medimo. Hierdoor kan de zorg medicatie aftekenen
en herhalen zonder dat een arts deze handmatig hoeft in te voeren in
Medimo. Deze koppeling wordt doorgaans gebruikt voor bijvoorbeeld
thuiszorg of cliënten zonder-behandeling. De VidiVici import-koppeling
kan NIET worden gebruikt om cliëntmutaties door te voeren zoals een
opname, ontslag of verhuizing.
Werking van de koppeling
Hieronder een toelichting op het proces.
Ontvangen van gegevens uit VidiVici
De
1e stap is het ontvangen van de gegevens uit VidiVici.
Voor het sturen van de gegevens en
de voorwaarden daarvan kunt u de documentatie van VidiVici raadplegen.
Matchen van cliënten / nagaan van permissies
Nadat
Medimo de gegevens uit VidiVici succesvol heeft ontvangen, wordt
bepaald in welke cluster Medimo zoekt naar de cliënten. Medimo bepaalt
dit aan de hand van de permissies toegekend aan de VidiVici import-user in
Medimo. Er wordt gekeken voor welke groep cliënten deze import-user de
permissies 'Bekijk medicatie' en 'Pas basisinformatie cliënt aan' heeft.
Medimo gaat in deze groep cliënten zoeken. Voor het zoeken in de groep
gebruikt Medimo het mensnummer van de cliënt in VidiVici en matcht deze met
de waarde 'Import vanuit apotheeksysteem - ID' in Medimo. Als er geen
match is, valt Medimo terug op het BSN. Wordt daar ook geen match op
gevonden dan logt Medimo een foutmelding in de 'log apotheekimport'. De
laatste check in dit deel van het proces is nagaan of de import bij de
cliënt in Medimo op 'Ja' staat. Staat deze op nee, dan blokkeert Medimo
de toegang en logt een foutmelding.
Bepalen welke medicatielijst actueler is
Het
kan voorkomen, bijvoorbeeld in de AWN-situatie, dat medicatie handmatig
in Medimo is aangepast. Dit kan in de volgende 2 situaties voorkomen:
- (waarneem)Arts werkt in Medimo.
- Dienstapotheek is aangesloten op Medimo.
Om
te voorkomen dat abusievelijk de handmatige mutatie in Medimo te niet
wordt gedaan, blokkeert Medimo de import. De apotheek moet de
medicatielijst in VidiVici actualiseren en opnieuw een distributiegroep
sturen.
Nagaan van de medicatie van de cliënt
Medimo
gaat na of de medicatie wat in de medicatielijst van de cliënt in VidiVici staat, verwerkt
kan worden. Hierbij wordt gekeken naar de volgende 2 punten:
- Het voorschrift moet een WCIA-code (doseercode) hebben.
- Toedienschema
moet overeenkomen met de WCIA-code. De apotheek kan zelf bepalen voor
hoeveel dagen een toedienschema wordt verstuurd.
Voldoet
de medicatie niet aan de bovenstaande
voorwaarden, dan stopt Medimo met het verwerken van de medicatielijst en
logt Medimo een foutmelding in de 'Log apotheekimport'.
Verschillen nagaan en muteren
Nu
de medicatie van de cliënt uit de distributiegroep voldoet aan alle
voorwaarden gaat Medimo na wat het verschil is in de medicatielijsten.
Bij een verschil past Medimo de status van de cliënt aan in Medimo.
Sturen van verwerkingsrapport
Medimo
stuurt van de ontvangen gegevens een verwerkingsrapport. De apotheek
ontvangt deze per mail. Vanwege privacygevoelige informatie in de
e-mail, dient deze op een veilige manier te worden verzonden. Zie
artikel ... voor meer informatie hierover.
Log apotheekimport
Alle
verwerkingen (succesvol en vruchteloos) worden gelogd in de 'Log
apotheekimport'. Deze log is inzichtelijk voor de apotheek en de
functioneel applicatiebeheerder van de zorginstelling. Via het 'Zoeken
in alles' veld kunt u navigeren naar de 'Log apotheekimport'.
Bent u een apotheekmedewerker? dan kan dit ook vanuit het hoofdmenu via Mijn apotheek > Apotheek import. Bent u functioneel applicatiebeheerder dan kan dit vanuit het hoofdmenu via Beheer > Logs > Apotheek import. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van de 'Log apotheek import
Afbeelding log apotheek import tonen.
Medimo
toont in deze tabel per cliënt de verwerking. Is de verwerking niet
succesvol dan toont Medimo in de kolom 'Melding' wat de foutmelding is.
Er wordt in de tabel alleen informatie getoond van de cliënt en een
eventuele foutmelding. De daadwerkelijk medicatiedata die Medimo
ontvangt van VidiVici is te vinden in de log 'VidiVici import'. Deze log
is enkel beschikbaar voor de apotheek en de Medimo helpdesk.
Apotheek ziet in de 'Log apotheekimport' alleen de cliënten waarvan die
de apotheek is. De Functioneel applicatiebeheerder ziet alle cliënten
waarvoor wordt geïmporteerd, ongeacht wie de apotheek is van de cliënt.
Foutmeldingen
Als
Medimo de gegevens niet kan verwerken, dan wordt er een foutmelding
gelogd. Afhankelijk van de foutmelding dient de functioneel
applicatiebeheerder of de apotheek actie te ondernemen. Nadat 1 van
beide een aanpassing heeft gedaan dient opnieuw de medicatiegegevens te
worden verstuurd vanuit VidiVici. Dit proces moet worden herhaald totdat er
geen foutmelding voor de cliënt wordt gelogd. Hieronder wordt per
foutmelding beschreven wat niet verwekt kan worden en hoe dit op te
lossen is.
Bewoner niet gevonden of u bent niet gemachtigd
De cliënt is niet bekend bij de locaties waarvoor u mag importeren. Dit kan de volgende oorzaken hebben:
- Cliënt is (nog) niet aangemaakt in Medimo.
- Cliënt heeft niet de juiste gegevens in Medimo (BSN).
- Cliënt verblijft in Medimo (nog) op de verkeerde afdeling.
- Aan de cliënt in Medimo is de verkeerde apotheek gekoppeld.
- Het account wat in Medimo wordt gebruikt voor de import heeft NIET de juiste permissies voor de cliënt.
Voor
de eerste 4 punten dient u contact op te nemen met de functioneel
applicatiebeheerder van de zorginstelling. Die kan dit nagaan en indien
nodig aanpassen. Als deze 4 punten zijn nagegaan en Medimo blijft
dezelfde foutmelding tonen, dan dient er contact te worden opgenomen met
de Medimo helpdesk.