Algemeen

In Medimo is een voorziening gemaakt voor het vastleggen van vaccinaties. Vastgelegd worden de toestemmingen, het middel en het batchnummer. Met 1 enkelvoudig formulier wordt alles geregeld van voorschrift, toedienregistratie, opt-in, vastlegging en rapportages naar RIVM (indien van toepassing). Tevens is er een borging van de hervaccinatie per verschillende vaccins. Op deze wijze kunnen vaccinaties vastgelegd worden voor covid-19-, griep- en pneumokokkenvaccinaties.

Acties

Het registreren en afhandelen van de vaccinaties wordt in Medimo uitgevoerd met 'Acties'. Doordat deze acties voorzien zijn van een vlag, is het mogelijk om een aparte afhandeling voor deze acties te tonen. Op deze manier is er een aparte actie voor covid-19-vaccinaties, voor griepvaccinaties en voor pneumokokkenvaccinaties.

De actie is standaard inzichtelijk (en dus uitvoerbaar) voor artsen en verzorging/toedieners. De actie komt standaard direct in beeld (popup) voor verzorging/toedieners bij het openen van de medicatiestatus.

Voorschrift

Door de registratie in te voeren wordt er automatisch een medicatie-opdracht geregistreerd per dat moment. De registratie is daardoor ook te zien in de medicatiestatus, de historie, het AMO/BMG en de toedienlijst. Het voorschrift wordt geregistreerd op naam van degene die de registratie uitvoert. De mutatie hoeft niet geautoriseerd worden door de apotheek. Het voorschrift wordt als 1x daags 1 stuks, intramusculair gedoseerd, met de vermelding 'Ingevoerd met Covid-19-module' en vermelding van het batchnummer in de vrije tekst.

Toedienregistratie

Door de registratie in te voeren wordt er automatisch een toedienregistratie geregistreerd per dat moment. Dit wordt geregistreerd op naam van degene die de registratie uitvoert. Als initialen wordt standaard 'CV19' gebruikt voor covid-19-vaccinaties, 'INFL' (influenza) voor griepvaccinaties en 'VACC' voor alle overige vaccinaties. Door in de toedienregistratie op de toediening te klikken krijgt u de detailgegevens te zien. Daar is ook zichtbaar wie de registratie heeft uitgevoerd.

Ook bij de toedienregistratie staat een vermelding 'Ingevoerd met vaccinatie-module'. Er wordt geen dubbele controle uitgevoerd op de toediening. Het vastleggen van de injectieplaats is momenteel nog geen onderdeel van deze oplossing.

Op basis van het geselecteerde middel wordt automatisch een actie voor de hervaccinatie aangemaakt voor de bewoner (alleen covid-19-vaccinaties). Deze actie komt automatisch na de betreffende periode naar boven en kent een eigen afhandelings-scherm. N.a.v. overheidsbeleid wordt de hervaccinatie automatisch voor Pfizer en Moderna op 5 weken gesteld en voor AstraZeneca op 12 weken.

Weigeren

Mogelijk wenst de bewoner niet gevaccineerd te worden. Wanneer u de actie opent heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor de optie 'Nee, weigert vaccinatie'. Er wordt dan vastgelegd dat de bewoner de vaccinatie weigert. Deze informatie wordt voor covid-19-vaccinaties geaggregeerd aan het RIVM gerapporteerd.

Uitstellen

Mogelijk is het nu niet wenselijk voor bepaalde bewoners om de vaccinatie nu te ontvangen. Wanneer u de actie opent heeft u ook de mogelijkheid om de actie uit te stellen. U kunt dan een nieuwe datum opgeven wanneer u de actie weer automatisch ophoog wilt laten komen. Deze bewoners tellen nog niet mee voor de geaggregeerde data richting het RIVM, pas wanneer er een registratie of weigering vastgelegd wordt. 

Overige situaties

Mogelijk is er een contra-indicatie of is er een andere reden waarom vaccinatie helemaal niet wenselijk is. Wellicht heeft de bewoner de vaccinatie reeds elders ontvangen. Wanneer u de actie opent heeft u ook de mogelijkheid om te kiezen voor 'Overig'. U kunt dan een een reden opgeven ter vastlegging. De actie zal dan afgehandeld worden en niet meer omhoog komen. Deze bewoners tellen niet mee voor de geaggregeerde data richting het RIVM.

Vanuit Hoofdmenu > Actielijst kunt u zien welke acties nog uitgevoerd moeten worden. Vanuit die actielijst kunt ook direct doorklikken om de registratie direct uit te voeren.

Een andere mogelijkheid is om te gaan naar 'Hoofdmenu > Overzichten > Vaccinaties'. Daar kunt u een overzicht maken van alle vaccinatie-acties. Door te filteren op alleen openstaande acties kunt u zien welke acties nog uitgevoerd moeten worden. Vanuit dit overzicht kunt u ook direct doorklikken om de registratie direct uit te voeren.

Aanmaken van de acties

Er zijn verschillende manieren om een vaccinatie-actie aan te maken:

Automatisch met protocollen

Een protocol is een functionaliteit in Medimo waarmee op basis van kenmerken van de bewoner geautomatiseerd medicatievoorstellen en/of acties aangemaakt kunnen worden. Protocollen zijn onderdeel van uw formularium. Er zijn voor alle Medimo-klanten 2 protocollen toegevoegd: 'Covid-19-registratie (iedereen)' en 'Covid-19-registratie (>60 jaar)'.

• Vanuit het hoofdmenu kiest u voor 'Protocollen'
  
• Kies voor 'Per afdeling' of 'Per instelling'
  
• Selecteer de betreffende afdeling danwel instelling
  
• Selecteer het protocol
  
• Maak een selectie van bewoners of selecteer iedereen en klik op 'Ga verder'
  
• U krijgt een bevestigscherm wat het protocol gaat doen
  
• Klik op bevestig start
  
• De acties worden nu voor betreffende bewoners toegevoegd. Per direct zullen de acties in werking treden
  

Handmatig met protocollen

Protocollen zijn onderdeel van het formularium. U kunt als voorschrijver derhalve te alle tijden ook handmatig voor een bepaalde bewoner een protocol inzetten.

• Vanuit de medicatiestatus kiest u voor 'Nieuw'
  
• Binnen uw formularium kies 'Protocol Covid-19-vaccinatie' of 'Protocol Griepvaccinatie'
  
• U krijgt een bevestigscherm wat het protocol gaat doen
  
• Klik op bevestig start
  
• De actie wordt nu voor de bewoners toegevoegd en is per direct actief
  

Handmatig vanuit acties

U kunt (uiteraard) ook handmatig vanuit de acties een nieuwe actie aanmaken.

• Vanuit de medicatiestatus klikt op op 'Acties'
  
• De huidige acties van de bewoner worden nu geopend in de popup
  
• Klik op 'Nieuwe actie'
  
• Er opent zich een standaard leeg scherm van de acties
  
• Het eerste veld is niet alleen een invoerveld maar ook een drop-down
  
• In de drop-down selecteer 'Covid-19-vaccinatie', 'Griepvaccinatie' of 'Pneumokokkenvaccinatie'
  
• Klik op opslaan
  
• De actie wordt nu voor de bewoners toegevoegd en is per direct actief
  

Pop-up

Wanneer een bewoner geopend wordt die een openstaande actie heeft van een vaccinatie, dan wordt direct een pop-up geopend. Dat wordt gedaan om snel te zien wie nog geen vaccinatie heeft gehad en om dit eenvoudig te kunnen invoeren. Ook wordt dit gedaan om hervaccinaties of uitgestelde vaccinaties niet te vergeten.

Het advies is derhalve om de acties pas aan te maken wanneer er ook werkelijk gevaccineerd zal gaan worden! Bijvoorbeeld met behulp van een protocol voor de hele afdeling ineens voorafgaand aan de vaccinaties.

Overzichten

Bij Overzichten > Vaccinaties zijn 2 nieuwe pagina's opgenomen:

Covid19 vaccinatie statistieken

In dit overzicht worden een aantal grafieken getoond:

• Het aantal gevaccineerde bewoners. In deze grafiek worden getoond welke bewoners ingepland, 1x, 2x gevaccineerd of onbekend zijn
  
• RIVM opt-ins van de gevaccineerde bewoners. In deze grafiek wordt getoond van alle gevaccineerde bewoners welk deel een opt-in heeft gegeven voor aanlevering van de gegevens aan het RIVM
  
• Afgelopen 30 dagen cumulatief, met het totaal aantal 1- of 2-maal gevaccineerde bewoners.
  
• Afgelopen 30 dagen per datum. Hierin wordt per datum getoond hoeveel vaccinatie-registraties er zijn geweest (ongeacht of het de 1e of de 2e vaccinatie was).
  

Voor deze grafieken heeft u de rechten 'Bekijk medicatie' én 'Toon overzichten statistiek' nodig.

Covid19 vaccinatie overzicht

Hierin wordt een detaillijst van alle vaccinaties getoond. Hiermee kunt u bijvoorbeeld terugzoeken welke bewoner een bepaald batchnummer heeft ontvangen. Voor dit overzicht heeft u de rechten 'Bekijk medicatie' én 'Toon overzichten statistiek' nodig.

Functioneel beheerders hebben hier ook de mogelijkheid om een vaccinatie te wijzigen (datum of batchnummer) of te verwijderen.

Door op de knop 'Export CSV' te klikken kunt u de gegevens downloaden t.b.v. uw eigen organisatie.

Er is ook een overzicht met alle (al dan niet) openstaande acties t.b.v. de vaccinaties. Daarmee kunt u ook een overzicht krijgen van alle op dit moment nog openstaande acties (en kunt u van hieruit ook direct registreren), of kunt u dit overzicht gebruiken om een beeld te krijgen hoeveel acties zijn uitgevoerd, en hoeveel vaccinaties zijn geweigerd of om andere reden niet zijn uitgevoerd. 

Batchnummers vaccinaties

Het batchnummer is belangrijk voor een juiste registratie en veiligheidsbewaking achteraf. Vanaf nu is een zoek/selectieveld beschikbaar om het juiste batchnummer in te kunnen geven. U kunt een batchnummer selecteren uit de lijst of (een gedeelte van) het serienummer intypen. De selectie batchnummers in het formulier is afhankelijk van het type vaccinatie:

• Voor covid-19-vaccinaties zijn de batchnummers op basis van een landelijke lijst van het RIVM. Het is niet mogelijk om af te wijken van deze lijsten omdat de batchnummers moeten kloppen voor registraties bij het RIVM.
  
• Voor griepvaccinaties kan er gekozen worden uit een lijst met batchnummers die voor het cluster zijn vooringevuld. Doorgaans wordt aan een organisatie slechts 1 of een beperkt aantal batchnummers uitgereikt. Indien er voor het cluster niets is ingevuld is het niet mogelijk om een griepvaccinatie in te voeren.
  
• Voor overige vaccinaties kan er gekozen worden uit een lijst met batchnummers die voor het cluster zijn vooringevuld. Doorgaans zijn dit individuele vaccinaties en kunnen er meerdere batchnummers gebruikt worden. Daarom is het (van tevoren) voorprogrammeren van het batchnummer voor deze vaccins niet verplicht.
  

Vaccins en bijbehorende batchnummers kunnen voor een cluster vastgelegd worden door de functioneel applicatiebeheerders van de organisatie. Dat kan ingesteld worden bij: Onderhoud > Clustertabellen > Batchnummers vaccinaties.

Let op! Indien er geen vaccins zijn ingesteld voor een cluster, is het ook niet mogelijk om een actie af te handelen. Daarom is het pas mogelijk om een actie aan te maken als er ook vaccins zijn geconfigureerd.

Rapportage aan RIVM (CIMS)

Let op! Rapportage aan het RIVM betreft alleen covid-19-vaccinaties.

Covid-19-vaccinatiegegevens zullen dagelijks geautomatiseerd aangeleverd worden aan het RIVM. Alleen gegevens van bewoners die daarvoor toestemming hebben gegeven worden doorgestuurd. Daarnaast wordt ook dagelijks een rapportage van anonieme gegevens aangeleverd aan het RIVM. Met de anonieme gegevens kan het RIVM een beeld krijgen van het totaal aan gezette vaccinaties in een regio.

Om onbedoeld aanleveren te voorkomen staat dit niet standaard aan, maar kunt u aan laten zetten d.m.v. een verzoek aan onze helpdesk.

Bij de aanlevering is het van belang dat de agb-codes van de organisatie gevuld zijn. Deze kunnen in Medimo per locatie ingesteld worden bij: Onderhoud > Entiteiten > Locaties beheren.

Rapportage aan het RIVM geschiedt op basis van het BSN nummer. Indien de bewoner geen BSN in Medimo heeft staan kan er geen aanlevering aan het RIVM gedaan worden.

Achteraf wijzigen

Voor functioneel beheerders is het mogelijk om achteraf een vaccinatie te wijzigen (datum of batchnummer) of te verwijderen. Dit kan worden uitgevoerd vanuit het overzicht vaccinaties.

Kernpunten

• Vastleggen is optioneel en alleen als er acties worden toegevoegd;
  
• Vastleggen in Medimo zorgt voor zichtbaarheid in historie, medicatiestatus, toedienregistratie én op het AMO;
  
• Met 1 formulier wordt alles vastgelegd;
  
• Acties kunnen in batch geautomatiseerd worden aangemaakt;
  
• Uitstellen is mogelijk;
  
• Hervaccinaties worden geborgd;
  
• Rapportages automatisch naar RIVM, alleen met toestemming;
  
• Overzichten aanwezig;
  
• Voor griepvaccinatie moét van tevoren vastgelegd worden welk vaccin en welk batchnummer in de organisatie gebruikt wordt.
  

Recente wijziging in functionaliteit

15-01-2021

• Vaccinaties hoeven niet meer geautoriseerd te worden door de apotheek
  
• Alle medicatiebewakingen worden in de achtergrond voor bewoner in zijn geheel uitgevoerd, dus incl de vaccinaties. Indien dit nieuwe medicatiebewakingssignalen oplevert, wordt automatisch een actie voor de apotheker aangemaakt.
  
• Er zijn overzichten toegevoegd bij: Overzichten > Vaccinaties
  

19-01-2021

• Het invoeren van een batchnummer is nu een selectielijst geworden. U kunt ook een gedeelte van het nummer intypen om extra snel te selecteren.
  

21-01-2021

• Aanlevering aan het RIVM (CIMS) is nu mogelijk.
  

04-02-2021

• Het wijzigen en verwijderen van vaccinaties is nu mogelijk geworden voor functioneel beheerders.
  
• Het overzicht vaccinaties is nu ook exporteerbaar naar csv.
  

09-02-2021

• AstraZeneca vaccin is ook beschikbaar gekomen.
  
• Hervaccinatie-termijnen zijn gewijzigd n.a.v. overheidsbeleid.
  

14-04-2021

• Overzicht van de acties toegevoegd
  

19-09-2021

• Extra vaccinatiemogelijkheden voor griepvaccinaties en pneumokokkenvaccinaties toegevoegd.
  
• Instelbaar gemaakt per cluster welk griepvaccin (incl batchnummer) en welk pneumokokkenvaccin (excl batchnummer) gebruikt worden.
  
• Overzichten van griepvaccinaties toegevoegd.
  
• Overzichten van overige vaccinaties toegevoegd.
  

Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-4, productiedatum: 01-10-2024​