Omschrijving

Een NAW (Naam, Adres, Woonplaats) koppeling is een koppeling tussen verschillende systemen waarbij persoonsgegevens zoals de naam, adres en woonplaats van een persoon worden uitgewisseld. Dergelijke koppelingen worden vaak gebruikt om de juistheid en consistentie van persoonsgegevens te waarborgen tussen verschillende systemen, bijvoorbeeld tussen systemen van verschillende organisaties die dezelfde persoonsgegevens beheren. Hierdoor wordt voorkomen dat verschillende systemen inconsistenties bevatten en kan er beter worden gewerkt met accurate en up-to-date persoonsgegevens. 

Proces

Medimo doorloopt een aantal stappen om te bepalen of er een mutatie moet worden doorgevoerd. Deze stappen zijn gevisualiseerd in onderstaande afbeelding.

Hieronder een korte toelichting per stap:

1. Ophalen van cliëntgegevens
   De 1e stap is het ophalen van de cliëntgegevens. De 1e stap is het ophalen van de cliëntgegevens. Medimo bevraagt elke 30 minuten de database van Ons.. Ook wordt bij gebruik van de SSO-koppeling direct de gegevens van de betreffende cliënt bevraagt. Voor het ophalen van de gegevens wordt een certificaat gebruikt. Wanneer dit certificaat niet klopt wordt de toegang geweigerd en kan Medimo geen cliëntgegevens ophalen. Medimo logt in dat geval de foutmelding 'acces denied' in de 'log patient-koppeling naw'. Naast het certificaat wordt er ook een check op het IP-adres gedaan. Alleen voor de IP-adressen die op de whitelist staan werkt de koppeling. Certificaat en de whitelist kunt u nagaan in het koppelvlak. Naast de automatische bevraging, doet Medimo dit ook in de volgende 2 situaties:
1. Inlog SSO - Wanneer een eindgebruiker op cliëntniveau gebruik maakt van de SSO-koppeling, dan haalt Medimo op dat moment de cliëntgegevens op. Deze SSO-optie (SSO-optie: Plan update in bij SSO) moet aan staan in het koppelvlak. 
   
2. BSN validatie in Medimo - Wanneer een eindgebruiker klikt op de knop BSN in de status van de cliënt, dan haalt Medimo op dat moment de cliëntgegevens op. Het dossier moet dan wel een correct ExternId(het ID van de cliënt in Ons heeft) hebben.
   
   
2. Ons locatietoewijzingen nagaan
   De volgende stap is het nagaan van de locatietoewijzingen van de cliënt in Ons. Medimo gaat daarbij de volgende informatie na:
1. ID van Ons locatie.
   
2. Begin- en einddatum van de locatietoewijzing.
   
3. LocationAssignmentType, dit kan Main, Medicine of Standard zijn.
   
   
3. Matchen locatietoewijzingen in koppeltabel
   De 3e stap is de betreffende Ons locatietoewijzingen nagaan in de 'Koppelvlaktabel webservices'. Medimo gebruikt hiervoor het ID van de Ons locatie. Is er een match, dan gaat Medimo na hoe de regel is gekoppeld om te bepalen hoe de cliëntgegevens moeten worden verwerkt. Is er geen match of is de regel niet gekoppeld, dan stopt Medimo direct met het verwerken van de cliëntgegevens en voert geen mutatie uit. Als er geen match is gaat Medimo er vanuit dat het een nieuwe Ons locatie betreft en voegt deze automatisch toe aan de 'Koppelvlaktabel webservices'. De nieuwe regel dient u te koppelen voordat Medimo de cliëntgegevens kan verwerken.
   
   
4. Verschillen nagaan en muteren
   De laatste stap is de cliëntgegevens uit Medimo te vergelijken met de cliënt gegevens uit Ons aan de hand van de 'Koppeltabel webvervices'. Zijn er verschillen dan worden de cliëntgegevens in Medimo aangepast. Dit leidt dan bijvoorbeeld tot een opname, ontslag of verhuizing.

Koppelvlaktabel webservices 

1. De locaties van Ons matchen aan de afdelingen in Medimo.
   
2. Bepalen vanuit waar (Ons of Medimo) de arts en/of apotheek moet worden toegewezen.
   

Inrichting Koppelvlaktabel webservices

1. Klik op een regel
   Medimo toont de details  van de regel, dit ziet eruit zoals onderstaande afbeelding. Bij een nieuw regel is er geen Medimo afdeling gekoppeld en zal daarom de waarde 'Onbekend' staan in het veld Medimo afdeling.
   
   Externe locatie, locatienaam, afdeling en afdelingnaam zijn gegevens die uit Ons komen. Dit zijn de namen en ID's van de locaties in Ons. Bij een mutatie gaat Medimo na op welke Ons locatie/ID de cliënt verblijft en in hoeverre deze is gekoppeld in de 'Koppelvlaktabel webservices'. Medimo gebruikt hiervoor de velden Externe locatie en Externe afdeling. Medimo raadt aan deze velden NIET aan te passen.
   
   
2. Selecteer de Medimo afdeling
   Klik in het veld achter Medimo afdeling om te zoeken naar de afdeling. Klik vervolgens op de afdeling om deze te selecteren. Bovenstaande afbeelding is een voorbeeld van een regel waarbij een Medimo afdeling is geselecteerd. Ook regels die Medimo moet negeren dient u te koppelen. Vaak is hiervoor een afdeling 'Overig' aangemaakt die u daarvoor kunt gebruiken.
   
   
3. Kies de wijze van apotheek/arts-toewijzing
   Deze waarde bepaalt welke arts/apotheek er aan de cliënt in Medimo wordt gekoppeld. Hiermee stelt u in dat Medimo naar de arts/apotheek van de afdeling entiteit kijkt of naar de arts/apotheek(AGB-code) toegewezen aan de cliënt in Ons. Bekijk onderstaande tabel voor meer informatie.

   Waarde voor 'Gebruik standaard afdelingsapotheek/afdelingsarts	Uitleg
   Pas altijd aan naar huisapotheek/huisarts	Medimo wijst de arts/apotheek uit Ons toe aan de cliënt in Medimo. Dit wordt op basis van AGB-code toegewezen.
   Pas altijd aan naar afdelingsapotheek/afdelingsarts	Medimo wijst de standaard arts/apotheek van de afdeling entiteit toe aan de cliënt
   Afdelingsapotheek/Afdelingsarts wanneer leeg of dummy	Heeft de cliënt nog géén arts/apotheek in Medimo of is de dummy arts en/of dummy apotheek toegewezen, dan wordt de standaard apotheek/arts van de afdeling entiteit toegewezen. Als de cliënt in Medimo wel een arts/apotheek heeft, dan laat Medimo deze waarde staan ongeacht wat de standaard arts/apotheek van de afdeling is.
   Huisapotheek/Huisarts wanneer leeg of dummy	Heeft de cliënt nog géén arts/apotheek in Medimo of is de dummy arts en/of dummy apotheek toegewezen, dan wordt de arts uit Ons toegewezen. Als de cliënt in Medimo wel een arts/apotheek heeft, dan laat Medimo deze waarde staan ongeacht wat de arts/apotheek van de cliënt in Ons is.

   
   
4. Kies het koppeltype
   Het koppeltype bepaalt in hoeverre Medimo de toewijzing uit Ons moet verwerken. Het koppeltype kan ook als een filter worden beschouwd. Medimo wijst dan een locatietoewijzing pas toe als een cliënt voldoet aan de voorwaarden van de filter. Bekijk onderstaande tabel voor meer informatie.

   Waarde koppeltype	Uitleg
   Iedereen	Alle cliënten die deze Ons toewijzing hebben worden in Medimo opgenomen op de gekoppelde afdeling.
   Op basis van AGB	Dit is een oude functionaliteit en wordt niet meer gebruikt.
   Alleen medicijnlocaties	Alleen cliënten die deze Ons toewijzing hebben waarbij is aangegeven dat het een medicijnlocatie betreft, worden in Medimo opgenomen op de gekoppelde afdeling.
   Negeer deze locatie	Medimo negeert deze regel. Anders gezegd, Medimo negeert deze Ons locatietoewijzing. Ondanks dat Medimo deze regel negeert moet u de regel koppelen aan een Medimo afdeling. Meestal is hiervoor een afdeling 'Overig' beschikbaar.

   
   
5. Klik op de knop 'Opslaan'
   Hiermee koppelt u de regel en Medimo toont de 'Koppelvlaktabel webservices.
   
   

Niet-gekoppelde regels

Nieuwe regel

Let op! Medimo stopt direct met het verwerken als een Ons locatietoewijzing niet is gekoppeld. Heeft de cliënt meerdere 'nieuwe' Ons locatietoewijzingen, dan moet u het koppelen en ophalen van de cliëntgegevens een aantal keer herhalen.

Koppelvlak

Voor de NAW-koppeling wordt in Medimo een koppelvlak ingericht. In het koppelvlak wordt onder andere de certificaten, IP-adressen en koppelvlak-opties opgegeven. Medimo gebruikt het koppelvlak om te bepalen bij welke database en met welke gegevens, de Ons cliëntgegevens moeten worden opgehaald. Ook gebruikt Medimo het koppelvlak om te bepalen in welke cluster(s) de mutaties vanuit Ons kunnen worden verwerkt.

U kunt geen aanpassingen doen aan het koppelvlak, maar het koppelvlak is wel inzichtelijk voor u. Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik va uit het hoofdmenu op Beheer > Koppelvlak beheer > Koppelvlak.

Koppelvlak opties

In het koppelvlak kunnen extra opties worden aangezet. Hierdoor wordt de koppeling uitgebreid met extra functionaliteit. Hieronder een korte toelichting van de mogelijke opties:

1. Gebruik zorgopnames - Cliënten moeten naast actief ook een zorgopname hebben in Ons voor een opname in Medimo. Is de cliënt in Ons alleen actief, dan wordt deze in Medimo niet opgenomen. Is de cliënt al bekend in Medimo dan wordt de cliënt ontslagen als deze geen zorgopname heeft in Ons.
   
   
2. Gebruik zorglegitimaties / Gebruik declaraties - De koppeling gebruikt de Ons
   zorglegitimaties / declaraties om aan de hand van de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes' te bepalen of de cliënt een periode 'Zorgverzekeringswet'(ZVW) of 'Wet langdurige zorg'(WLZ) is.
   
   
3. Gebruik default als geen legitimatie/declaratie - Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de zorglegitimaties of declaraties voor de NAW-koppeling, dan moet een cliënt in Ons een legitimatie of declaratie hebben dat Medimo gebruikt voor de NAW-koppeling om opgenomen te worden in Medimo. Cliënten die dit niet hebben worden hierdoor dus niet opgenomen. Als deze optie wordt aangezet worden cliënten opgenomen zonder dat deze een declaratie of legitimatie hebben dat Medimo kan gebruiken voor de NAW-koppeling. Medimo valt in dat geval terug op de regel in de ‘Koppelvlaktabel webservices’ zonder ZVW of WLZ toevoeging.
   
   
4. 
   ELV legitimaties overnemen - Overnemen van ELV-trajecten uit Ons. Cliënten die een dergelijk traject hebben in Ons krijgen in Medimo hierdoor een extra ELV-toewijzing. Hierdoor kan de apotheek vanuit Medimo declaratie-bestanden maken voor de ELV-cliënten.
   
   
5. DBC trajecten overnemen - Overnemen van DBC-trajecten uit Ons. Cliënten die een dergelijk traject hebben in Ons krijgen in Medimo hierdoor een extra DBC-toewijzing.
   
   
6. SSO-optie: Plan update in bij SSO - Wanneer een eindgebruiker via SSO op cliënt-niveau inlogt op Medimo, dan worden op dat moment de cliëntgegevens opgevraagd uit Ons. Medimo raadt aan de optie altijd op 'Ja' te zetten.
   
   
7. Standaard eindtijd bij locatietoewijzingen - Medimo werkt voor locatietoewijzingen met datum en tijd. Ons gebruikt alleen een datum. Standaard gebruikt Medimo bij een eindtijd van een locatietoewijzing 00:00. Dit betekent dat de cliënt in Medimo tot de einddatum op de afdeling verblijft en NIET tot en met. Door hier een tijd op te geven gebruikt Medimo deze waarde in plaats van 00:00.
   

Koppelvlaktabel Nedap Financetypes

In Medimo worden WLZ-cliënten en ZVW-cliënten op 2 verschillende afdelingen opgenomen. Dit heeft te maken dat voor deze cliënten 2 verschillende werkwijzes zijn voor het vullen van de status. In Ons kan het voorkomen dat WLZ-cliënten en ZVW-cliënten op dezelfde Ons locatie verblijven.

Medimo bepaalt aan de hand van de locatie in Ons bepaalt op welke Medimo-afdeling die cliënt moet worden opgenomen. Doordat de WLZ en ZVW cliënten op dezelfde afdeling in Ons verblijven kan Medimo niet bepalen of de cliënt WLZ of ZVW is. Medimo kan in dit geval gebruik maken van de zorglegitimaties en/of declaraties. De zorglegitimatie of declaratie bepaalt dan of een cliënt moet worden opgenomen in Medimo op een WLZ-afdeling of een ZVW-afdeling.

Voor bovenstaande maakt Medimo gebruik van de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'. Hier wordt per zorglegitimatie en/of declaratie aangegeven welke actie Medimo moet uitvoeren. De actie heeft invloed welk ID Medimo gebruikt om te zoeken in de 'Koppelvlaktabel webservices' voor het bepalen van welke toewijzingen de cliënt in Medimo krijgt. Om de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes' in te richt moet de optie 'Gebruik zorglegitimaties' en/of de optie 'Gebruik declaraties' in het koppelvlak moet aan staan.

Gebruik het 'Zoeken in alles veld' of klik vanuit het hoofdmenu op Beheer > Koppelvlak beheer > Koppelvlaktabel Nedap Financetypes om naar de tabel te navigeren. Onderstaande afbeelding is voorbeeld van een 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'.

Proces van koppeling in combinatie met Financetypes

De koppeling werkt in principe op dezelfde manier. Het verschil is welke locatieID Medimo gebruikt om te zoeken in de 'Koppelvlaktabel webservices' voor het bepalen van de toewijzing in Medimo. De koppeling neemt als het ware een kleine omweg om te bepalen wat het locatieID is. Onderstaande afbeelding toont de stappen van de koppeling.

Hieronder een korte toelichting op de stappen die in bovenstaande afbeelding blauw zijn gekleurd.

1. Ons legitimaties / declaraties nagaan
   Medimo gaat daarbij de volgende informatie na:
1. ID van Ons zorglegitimaties / declaratie.
   
2. Begin- en einddatum van de zorglegitimatie / declaratie.
   
   
2. Ons legitimaties / declaraties matchen in koppeltabel finance
   De volgende stap is de betreffende Ons zorglegitimaties / declaraties nagaan in de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'. Medimo gebruikt hiervoor het ID van de Ons zorglegitimaties / declaratie. Is er geen match op het ID dan voegt Medimo een nieuwe regel toe aan de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'. Is er een match, dan kan dit tot 1 van de volgende acties 3 leiden:
1. WLZ als toevoeging gebruiken - Medimo gebruikt "_wlz" als extensie op de locationID.
   
2. ZVW als toevoeging gebruiken - Medimo gebruikt "_zvw" als extensie op de locationID.
   
3. Negeren - Medimo gebruikt geen extensie.
   
   
3. Extensie toevoegen aan Ons locatietoewijzingen
   Nu bekend is welke extensie Medimo moet gebruiken, wordt deze toegevoegd aan het ID van de Ons-locatie. Bijvoorbeeld: locatieID '110022' met WLZ toevoeging wordt '110022_wlz'. Medimo doet dit voor alle Ons locatietoewijzingen van de cliënt.
   
   
4. Locatietoewijzingen met extensie matchen in koppeltabel
   Medimo gebruikt dit 'nieuwe' ID om mee te zoeken in de 'Koppelvlaktabel webservices'. Is er geen match of is de regel niet gekoppeld, dan stopt Medimo direct met het verwerken van de cliëntgegevens en voert geen mutatie uit. Als er geen match is gaat Medimo er vanuit dat het een nieuwe Ons locatie betreft en voegt deze locatie (inclusief extensie) toe aan de 'Koppelvlaktabel webservices'. De nieuwe regel dient u te koppelen voordat Medimo de cliëntgegevens kan verwerken.
   Is er een match, dan gaat Medimo na hoe de regel gekoppeld is om te bepalen hoe de cliëntgegevens moeten worden verwerkt.

Inrichting Koppelvlaktabel Nedap Financetypes

Het inrichten van de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes' bestaat uit het koppelen van Ons zorglegitimatie en/of Ons declaraties  aan een actie. Deze actie bepaald of en zo ja welke toevoeging er wordt gerbuikt voor de ONS-toewijzingen. U hoeft alleen regels te koppelen die u wilt gebruiken voor de koppeling. Niet-gekoppelde regels worden door Medimo genegeert. Gebruik het 'Zoeken in alles' veld of klik vanuit het hoofdmenu op Beheer > Koppelvlak beheer > Koppelvlaktabel Nedap Finanacetypes om te navigeren naar deze tabel. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van een gevulde 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'.

Volg onderstaande instructies om een regel te koppelen.

1. Klik op een regel
   Medimo toont de details van de koppelregel. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld daarvan.
   
   De bovenste 4 velden zijn gegevens die uit Ons komen. Medimo zoekt op het Externe ID in de 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'.
   
   
2. Kies de Actie
   Hiermee bepaalt u welke actie Medimo moet toevoegen aan de Ons hoofdlocatie
   
   
3. 
   Klik op de knop 'Opslaan'
   Hiermee koppelt u de regel en Medimo toont de Koppelvlaktabel Nedap Financetypes.
   

Gegevensuitwisseling in de koppeling

Cliëntgegevens

1. identificationNo - Dit cult Medimo in het veld ExernId
   
2. BSN
   
3. Geslacht
   
4. Voornamen
   
5. Voorletters
   
6. Achternaam
   
7. Partnernaam
   
8. Geboortedatum
9. Locatietoewijzingen - Hieronder vallen het ID, naam, begin- en einddatum en type toewijzing.
   

Thuisgegevens 

Hoofd- en bijlocaties

ELV

Onderscheid tussen cliënten met en zonder behandeling

Vanwege verschillende werkwijzen worden in Medimo de cliënten met behandeling en de cliënten zonder behandeling op verschillende afdelingen opgenomen. Zelfs als de cliënten in Ons op dezelfde afdeling zitten, heeft het de voorkeur om de cliënten in Medimo te splitsen. Een methode hiervoor is gebruik te maken van medicijnlocaties. Meer informatie daarover vindt u hier. 

Een andere methode is gebruik te maken van de koppelvlaktabel Finance types icm de koppevlak optie Gebruik zorglegitimaties / Gebruik declaraties. Meer informatie daarover leest u in hoofdstuk 'Koppelvlaktabel Nedap Financetypes'

Begin- en/of eindtijd

Sinds enige tijd is het mogelijk om in Ons locatietoewijzingen vast te leggen inclusief een begin- en/of eindtijd. Vanaf deze versie kunnen we deze tijd overnemen en honoreren. Hiervoor dient een nieuwe connector in de Ons API worden ingericht.

Evenzo is het nu mogelijk om in Ons tijdelijke afwezigheden vast te leggen inclusief een begin- en/of eindtijd. Vanaf deze versie kunnen we deze tijd overnemen en honoreren. Hiervoor moet een aanpassing worden gedaan in de koppeling met Ons. Dit kunt u aanvragen via de Medimo helpdesk.

Let op! Tijden voor vooralsnog alleen gebruikt in locatietoewijzingen, niet in medicijnlocaties.

Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2025-3, productiedatum: 23-09-2025

Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2025-4, productiedatum: 02-12-2025