Beschrijving van de Quarant NAW-koppeling

Beschrijving van de Quarant NAW-koppeling

Met behulp van de HL7ADT koppeling is het mogelijk om de cliëntgegevens vanuit Quarant automatisch met Medimo uit te wisselen. Wanneer de cliëntenadministratie de gegevens in Quarant heeft doorgevoerd, dan worden deze gegevens vrijwel realtime naar Medimo gestuurd. Dat gebeurt met behulp van HL7 berichten. Deze handleiding gaat over de 2.4 versie.

HL7 staat voor Health Level 7 en is een internationale uitwisselingsstandaard voor gegevens in de zorg. ADT staat voor admission, discharge and transfer en geeft aan dat het gaat over een koppeling van cliëntbewegingen. De 2.4 geeft aan in welke versie het HL7ADT bericht is opgesteld.

Algemeen
De configuratie van de HL7 verwerking is sterk afhankelijk van de inrichting. Per klant kan de verwerking van de type berichten aangepast worden in Medimo. Deze handleiding gaat uit van een verwerking waarbij alle locatietoewijzingen afzonderlijk behandeld worden (klinisch en ambulant). Wanneer een cliënt een klinische opname krijgt, blijven de ambulante toewijzingen actief, maar zal de cliënt naar de klinische locatie verhuizen. Wanneer de cliënt weer ontslagen wordt van de klinische locatie, zal de cliënt weer terugverhuizen naar de ambulante locatie.

Workflow
  1. Cliëntenadministratie verwerkt de cliëntgegevens in Quarant.
  2. Een enterprise servicebus (ESB), Cloverleaf of andere oplossing draagt zorg voor het versturen van de berichten naar de centrale communicatieserver van Medimo.
  3. Berichten worden ingestuurd middels een webservice en worden beveiligd met door Medimo uitgegeven certificaten.
  4. De berichten worden direct verwerkt en Medimo geeft antwoord of de verwerking succesvol heeft plaatsgevonden.
  5. Foutmeldingen zijn zichtbaar in ESB, berichten zijn mogelijk opnieuw te zenden vanuit ESB.
  6. Berichten zijn ook zichtbaar voor helpdesk in Mirth HL7 server van Medimo, berichten zijn van daaruit ook mogelijk opnieuw te verwerken, maar primair gebeurt dit vanuit de ESB.

Foutmeldingen
Wanneer Medimo een bericht niet juist kan verwerken, dan wordt hiervan een AE - Acknowlegde error gestuurd. De reden van foutmelding wordt daarbij meegegeven. Het bericht zal dan bij de verzender op een uitvallijst komen te staan. Standaard HL7 gedrag zorgt er dan voor dat alle volgende berichten voor dezelfde cliënt ook worden tegengehouden. Immers, doordat er een bericht niet verwerkt heeft kunnen worden zijn beide systemen mogelijk niet meer gelijk. Het is daarom belangrijk om de uitvallijst in het bronsysteem (hier: Quarant/Cloverleaf) regelmatig bij te houden. Indien er een foutmelding optreedt, dient deze verholpen te worden alvorens de berichten nogmaals aangeboden kunnen worden.

Berichttypes
Medimo ondersteunt de volgende HL7 ADT berichten:


A01 - Admit/visit notification

Is de cliënt bekend?
- Nee? Maak de cliënt aan.

Heeft de cliënt al een actieve locatietoewijzing op dezelfde afdeling?
- Ja? De bestaande locatietoewijzing wordt bijgewerkt.
- Nee? Er wordt een nieuwe locatietoewijzing aangemaakt. Als arts en apotheek voor deze locatietoewijzing worden de afdelings-defaults genomen.


A02 - Transfer a patient

Is de cliënt bekend?
- Nee? Doorverwijzing naar een A01.

Heeft de cliënt een locatietoewijzing op de oude locatie?
- Ja? Deze wordt gesloten per datum van verhuizing.

Heeft de cliënt al een actieve locatietoewijzing op dezelfde afdeling?
- Ja? De bestaande locatietoewijzing wordt bijgewerkt.
- Nee? Er wordt een nieuwe locatietoewijzing aangemaakt. Als arts en apotheek voor deze locatietoewijzing worden de afdelings-defaults genomen.


A03 - Discharge/end visit

Is de cliënt bekend?
- Nee? Negeer dit bericht.

Is de cliënt overleden?
- Ja? Beëindig alle locatietoewijzingen per overlijdensdatum/tijd.

Heeft de cliënt een locatietoewijzing op de oude locatie?
- Ja? Deze wordt gesloten per datum van ontslag
- Nee? Foutmelding: 'Cannot discharge: patient was not assigned to this ward'.


A04 - Register a patient

Dit bericht wordt genegeerd.


A05 - Pre-register a patient

Dit bericht wordt genegeerd.


A06 - Change an outpatient to an inpatient

Doorverwijzing naar een A01.


A07 - Change an inpatient to an outpatient

Doorverwijzing naar een A03.


A08 - Update patient information

Is de cliënt bekend?
- Nee? Doorverwijzing naar een A01.

Is de cliënt overleden?
- Ja? Beëindig alle locatietoewijzingen per overlijdensdatum/tijd.

De basisgegevens van de cliënt worden bijgewerkt (voorletters, geboortedatum, thuisadres etc).


A09 - Patient departing - tracking

Doorverwijzing naar een A03.


A10 - Patient arriving - tracking

Doorverwijzing naar een A01.


A11 - Cancel admit / visit notification

Is de cliënt bekend?
- Nee? Foutmelding: 'Cancel admit for unknown patient'.

Heeft de cliënt een locatietoewijzing op de oude locatie?
- Ja? Deze wordt gesloten per datum van bericht.
- Nee? Negeer dit bericht.


A12 - Cancel transfer

Doorverwijzing naar een A02.


A13 - Cancel discharge / end visit

Is de cliënt bekend?
- Nee? Foutmelding: 'Cancel discharge for unknown patient'.

Heeft de cliënt een locatietoewijzing op de oude locatie?
- Ja? De einddatum wordt leeggemaakt, locatietoewijzing wordt weer actief.
- Nee? Foutmelding: 'Cannot cancel discharge: patient was not assigned to this ward'.


A14 - Pending admit

Doorverwijzing naar een A01.

A15 - Pending transfer

Doorverwijzing naar een A02.


A16 - Pending discharge

Doorverwijzing naar een A03.


A21 - Patient goes on a leave of absence

Is de cliënt bekend?
- Nee? Foutmelding: 'Absence for unknown patient'.

Heeft de cliënt al een actieve afwezigheid?
- Ja? De bestaande afwezigheid wordt bijgewerkt.
- Nee? Er wordt een nieuwe afwezigheid aangemaakt.


A22 - Patient returns from a leave of absence

Is de cliënt bekend?
- Nee? Foutmelding: 'Return of absence for unknown patient'.

Heeft de cliënt een actieve afwezigheid?
- Ja? De bestaande afwezigheid wordt beëindigd per datum bericht.
- Nee? Dit bericht wordt genegeerd.


A25 - Cancel pending discharge

Doorverwijzing naar een A13.


A26 - Cancel pending transfer

Doorverwijzing naar een A02.


A27 - Cancel pending admit

Doorverwijzing naar een A11.


A32 - Cancel patient arriving - tracking

Doorverwijzing naar een A09.


A33 - Cancel patient departing - tracking

Doorverwijzing naar een A10.


A38 - Pre-register a patient

Dit bericht wordt genegeerd.


A52 - Cancel leave of absence for a patient

Is de cliënt bekend?
- Nee? Foutmelding: 'Cancel absence for unknown patient'.

Heeft de cliënt een actieve afwezigheid?
- Ja? De bestaande afwezigheid wordt verwijderd, dus niet beëindigd.
- Nee? Dit bericht wordt genegeerd.


A53 - Cancel patient returns from a leave of absence

Is de cliënt bekend?
- Nee? Foutmelding: 'Cancel return of absence for unknown patient'.

Heeft de cliënt een beëindigde afwezigheid?
- Ja? De einddatum van de bestaande afwezigheid wordt leeggemaakt, afwezigheid wordt weer actief.
- Nee? Foutmelding: 'Unknown absence to cancel return'.


A54 - Change attending doctor

Dit bericht wordt genegeerd.


A55 - Cancel change attending doctor

Dit bericht wordt genegeerd.

OE-codes / Koppeltabel
De OE-code is de code voor de Organisatorische Eenheid. Deze code wordt doorgestuurd in het PV1-segment (het stukje in het HL7 bericht dat gaat over de locatietoewijzing). Op basis van deze code moet Medimo bepalen op welke afdeling het HL7-bericht van toepassing is. Daartoe legt Medimo een koppeltabel aan, om deze codes te kunnen koppelen aan de juiste afdeling in Medimo.

Indien Quarant een onbekende of een nog niet gekoppelde code doorstuurt, dan zal Medimo het HL7 bericht hard afkeuren en een zogenaamde AE (acknowledge-error) teruggeven. In de ESB is de foutmelding terug te lezen en zal in dit geval een 'Unmatched ward for pv1: xxxx' geven.

U stelt de koppeltabel in bij: 'Beheer > Koppelvlak beheer > Koppelvlaktabel HL7'. Om blokkades of foutmeldingen te voorkomen is het belangrijk om álle codes die voor kunnen komen te koppelen in de koppeltabel. Indien er codes zijn die wel in Quarant gebruikt worden, maar die niet in Medimo gebruikt hoeven worden, dan kunt u deze codes koppelen aan een afdeling 'Overig'.

Indien codes dubbel in tabel voorkomen, wordt het eerste record uit de tabel gebruikt.

Hoofdlocatie / bijlocatie
Een cliënt kan in Medimo meerdere locatietoewijzingen tegelijk hebben. Bewoners worden alleen overgeschreven op hoofdtoewijzingen. Het huidige adres is de oudste actieve hoofdtoewijzing van een cliënt.

In het HL7 bericht kan geen onderscheid gemaakt worden tussen hoofdlocatie of bijlocatie. In de koppeltabel wordt wel bijgehouden welke locatie het betreft in Medimo. In Medimo kan worden aangegeven of een locatie een klinische (default) of een poliklinische locatie betreft.

Na verwerking van een HL7-bericht wordt bepaald of een cliënt actuele klinische locatietoewijzingen heeft:
  1. Als dat het geval is, dan worden deze klinische locatietoewijzingen automatisch hoofdlocaties en de poliklinische locatietoewijzingen automatisch bijlocaties gemaakt. Daarmee zal de client verhuizen naar de oudste actieve klinische locatie. De klinische locaties prevaleren daarmee boven de poliklinische.
  2. Is er geen actuele klinische locatietoewijzing dan worden alle overige (poliklinische) locatietoewijzingen automatisch hoofdlocaties gemaakt. Daarmee zal de cliënt verhuizen naar de oudste actieve poliklinische locatie.

Automatische stop van medicatie
Wanneer een cliënt langere tijd niet in huis geweest is, kan de medicatie in de tussentijd gewijzigd zijn. Daarom wordt bij terugkeer van afwezigheid of bij heropname de bestaande medicatie met terugwerkende kracht gestaakt. De arts kan dan herbeoordelen welke medicatie vanaf nu gegeven moet worden. Er is sprake van een heropname indien er geen actieve locatietoewijzingen zijn en de laatste locatietoewijzing langer dan 24 uur geleden eindigde. De volgende situaties worden ondersteund:
  1. Heropname, oude opname is langer dan een week (7x24 uur) geleden. Medicatie wordt gestaakt, er worden geen medicatievoorstellen gedaan. Arts dient opnieuw voor te schrijven. M.b.v. het voorschrijfmenu 'herstart' kunnen oude medicatieopdrachten alsnog eenvoudig herstart worden.
  2. Heropname, oude opname is korter dan een week (7x24 uur) geleden. Medicatie wordt gestaakt, van alle actieve regels wordt een medicatievoorstel gedaan. De arts kan deze medicatievoorstellen beoordelen en waar nodig nog wijzigen.
  3. Terugkeer van tijdelijke afwezigheid. Medicatie wordt gestaakt, van alle actieve regels wordt een medicatievoorstel gedaan. De arts kan deze medicatievoorstellen beoordelen en waar nodig nog wijzigen.
  4. Overgang van poliklinische locatie naar klinisch. Medicatie wordt gestaakt, van alle actieve regels wordt een medicatievoorstel gedaan. De arts kan deze medicatievoorstellen beoordelen en waar nodig nog wijzigen.

Thuisadres
In het PID-gedeelte van de HL7-berichten staat ook het thuisadres van de cliënt opgenomen. Medimo slaat dit thuisadres tevens op om dit te gebruiken bij ambulante recepten en andere overzichten die bedoeld zijn voor transmuraaal gebruik, zoals het ontslagrecept en het actueel medicatieoverzicht (AMO). Het thuisadres wordt alleen bijgewerkt vanuit A01 en A08 verwerkingen.

BSN nummer / Quarant-clientId
De unieke sleutel om een cliënt te identificeren in de koppeling is het Quarant-clientId. Deze wordt in Medimo opgeslagen en is zichtbaar bij de basisgegevens van de cliënt in Medimo.

Wanneer Medimo een bericht ingestuurd krijgt van een cliënt met een onbekende Quarant-clientId, dan probeert Medimo te kijken of de cliënt wel op basis van de BSN gevonden kan worden. Een BSN nummer mag in Nederland alleen uitgewisseld worden wanneer deze gevalideerd is of afkomstig is uit een betrouwbare bron. Quarant zal derhalve pas het BSN nummer in het bericht met Medimo delen als het BSN nummer in Quarant geverifiëerd is. Om dubbele cliënten te voorkomen, of om deze te ontdubbelen kan het derhalve handig zijn om BSN verificatie (ook) in Medimo te kunnen doen. Om BSN verificatie uit te kunnen voeren dient Medimo over een geldig UZI servercertificaat te beschikken.

Dienst-situatie
Indien de clientenadministratie in de avond, weekenden en nachten niet beschikbaar is, worden er mogelijk ook geen gegevens in Quarant vastgelegd en dus ook niet via de koppeling in Medimo. De organisatie moet bepalen hoe er in dergelijke situaties gewerkt dient te worden. Dit zal afhankelijk zijn van de situatie en resources van de organisatie.

Indien een cliënt handmatig wordt toegevoegd in de dienstsituatie, dient men alert te zijn op het ontstaan van dubbele cliënten wanneer de administratie op de eerstvolgende werkdag volgt.

Indien gewerkt wordt met dummyclienten 'Spoedopname #1' o.i.d., dient men alert te zijn op potentiële cliëntverwisselingen als namen later weer wijzigen.

Actie-plugins
Medimo kan automatisch acties genereren onder bepaalde omstandigheden. Dat werkt met plugins welke per locatie geactiveerd kunnen worden. Dat kan gebruikt worden om een signaal te geven om potentiële dubbele cliënten op te sporen of voor te zijn:
  1. BSN verificatie - Cliënten die nog geen BSN nummer hebben.
  2. Extern mensnummer - Cliënten die nog geen extern mensnummer (lees: Quarant-clientId) hebben.
U stelt acties in bij: 'Onderhoud > Acties'

Overzichten
Er zijn uiteraard een aantal overzichten om de cliënten in Medimo uit te lijsten. U vindt deze overzichten onder 'Overzichten > Patienten'.

Overzicht patienten
Dit is een eenvoudige overzicht om alle clienten uit te lijsten. Velden zijn Naam, geboortdatum, extern mensnummer en BSN.

Overzicht patienten met art/apotheek
Dit overzicht is iets uitgebreider met ook de huidige locatie en afdeling, arts en apotheek vermeld. Vanuit de excel download zijn ook het extern mensnummer en BSN beschikbaar.

Overzicht dubbele patienten
Op dit overzicht worden alle dubbele clienten uitgelijst. Deze clienten worden uitsluitend bepaald op basis van het BSN nummer. Van hieruit kunnen deze ook ontdubbeld worden.

Overzicht patienten meerdere hoofdtoewijzingen
Op dit overzicht worden alle cliënten uitgelijst die meerdere hoofdtoewijzingen hebben op dit moment. Dit overzicht kan gebruikt worden om potentiële problemen op te sporen of op te lossen.

Overzicht patienten zonder BSN
Op dit overzicht worden alle cliënten uitgelijst die geen BSN nummer hebben in Medimo. Dat zou potentieel kunnen betekenen dat deze cliënt handmatig en/of foutief ingevoerd is, en kan mogelijk tot dubbele cliënten in het systeem leiden. Dit overzicht kan gebruikt worden om potentiële problemen op te sporen of op te lossen.

Overzicht patienten zonder mensnummer
Op dit overzicht worden alle cliënten uitgelijst die geen extern mensnummer (Quarant-clientId) hebben in Medimo. Dat houdt in, dat deze cliënt handmatig ingevoerd is, wat mogelijk tot dubbele cliënten in het systeem kan leiden. Dit overzicht kan gebruikt worden om potentiële problemen op te sporen of op te lossen.

Locaties webservices
Standaard wordt er per organisatie een endpoint ingericht om de ESB de berichten naartoe te laten sturen.
De standaard locaties voor de webservices zijn:
  1. Acceptatie https://apis-acceptance-ggz.medimo.nl/webservice/naw/quarant/{naamorganisatie}?wsdl
  2. Productie https://apis-ggz.medimo.nl/webservice/naw/quarant/{naamorganisatie}?wsdl

AVG/Privacy
Patientgegevens zoals naam, geboortedatum, geslacht, thuisadres en BSN-nummer worden uitgewisseld vanuit het Quarant systeem naar Medimo. Het doel hiervoor is het in beide systeem gelijk houden van de patientgegevens ten einde om de behandeling van de patienten te kunnen uitvoeren en verwisselingen van patienten te voorkomen. Omdat het verzendende systeem (Quarant) en het ontvangende systeem (Medimo) onder dezelfde verantwoordelijke vallen is hier geen extra opt-in voor nodig.




Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-3, productiedatum: 02-07-2024​

CE certificate

    • Related Articles

    • Beschrijving van de Quarant SSO-koppeling

      Met behulp van de Single sign-on (SSO) koppeling is het mogelijk om als gebruiker vanuit Quarant automatisch naar Medimo te linken en dan automatisch in te loggen in de applicatie. Wanneer de cliënt herkend wordt, wordt Medimo direct geopend in de ...

    • Beschrijving van de Vir NAW-koppeling

      Met behulp van de HL7-ADT-koppeling is het mogelijk om de cliëntgegevens vanuit Vir automatisch met Medimo uit te wisselen. Wanneer de cliëntenadministratie de gegevens in Vir heeft doorgevoerd, dan worden deze gegevens vrijwel realtime naar Medimo ...

    • Beschrijving van de MC-EPD (Medicore) NAW-koppeling

      Met behulp van de HL7ADT koppeling is het mogelijk om de cliëntgegevens vanuit Medicore automatisch met Medimo uit te wisselen. Wanneer de cliëntenadministratie de gegevens in Medicore heeft doorgevoerd, dan worden deze gegevens vrijwel realtime naar ...

    • Beschrijving van de Vir SSO-koppeling

      Met behulp van de Single sign-on (SSO) koppeling is het mogelijk om als gebruiker vanuit Vir automatisch naar Medimo te linken en dan automatisch in te loggen in de applicatie. Wanneer de bewoner herkend wordt, wordt Medimo direct geopend in de ...

    • Beschrijving van de Zorgportaal koppeling

      Omschrijving Het verzorgen van een uitgaande single sign-on naar zorgportaal. Dit portaal biedt toegang tot bijvoorbeeld Labonline om labaanvragen te doen. Infrastructuur Er is geen infrastructuur benodigd voor deze koppeling. Het betreft slechts een ...