NEN7513 Tools

NEN7513 Tools

Conform de NEN 7513 wordt gelogd wanneer een gebruiker een dossier van een bewoner inziet. Medimo biedt een aantal tools om dit na te gaan. De NEN 7513 zegt dat de organisatie proactief moet monitoren of bepaalde dossiers frequenter worden in gezien dan normaal. Een bekend voorbeeld hiervan is de BN-er 'Barbie' die in een ziekenhuis werd opgenomen. In Medimo is hiervoor een dashboard beschikbaar.

Overzichten

Er zijn 2 NEN7513 overzichten beschikbaar in Medimo:
  1. NEN7513 Toegangslog cliënten
  2. NEN7513 Ongeautoriseerde toegang
Middels deze overzichten is na te gaan welke gebruikers het dossier van een bepaalde cliënt hebben ingezien (NEN7513 Toegangslog patiënten). Ook is na te gaan welke gebruikers toegang is ontzegd tot een bepaald object (NEN7513 Ongeautoriseerde toegang). Dit kunnen cliënten zijn maar ook bepaalde lijsten of overzichten.

Beide overzichten zijn te benaderen via het Klantenportaal. Dit betekend dat enkel functioneel applicatiebeheerders inzage hebben in deze overzichten.

NEN7513 Toegangslog cliënten

Dit overzicht kan worden gebruikt om na te gaan welke gebruikers het dossier hebben ingezien. Dit kan worden nagegaan voor actieve, maar ook voor vervallen of overleden cliënten. Dit overzicht toont gebruikers welke het dossier hebben geraadpleegd via de Medimo webversie of de MedimoApp.

Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het dashboard op Beheer > Klantenportaal > Overzichten > NEN7513 Toegangslog cliënten. Vervolgens vraagt Medimo de cliënt op te geven waarvan u de toegangslog wilt genereren. Nadat u de cliënt hebt geselecteerd, kunt u met de knop 'Nieuw' het overzicht maken. Het overzicht is een tabel dat overeenkomt met de onderstaande afbeelding.


Bovenin wordt getoond van welke cliënt het overzicht is gemaakt en wat de actuele locatie en afdeling van de cliënt is. Daaronder wordt een tabel getoond waar per raadpleging een regel wordt weergegeven. Per regel is na te gaan welke gebruiker, welke raadpleging(reden) wanneer heeft gedaan.

Reden
Er zijn 7 mogelijke redenen:
  1. Voorschriften - De gebruiker heeft de medicatie van de cliënt ingezien. Dit kan via status zijn, maar ook via Toedienregistratie of ander overzichten die de medicatie van de cliënt tonen.
  2. Niet-medisch - De gebruiker heeft inzage gehad in niet-medische gegevens van de cliënt.
  3. Opt-ins - De gebruiker is nagegaan waarvoor de cliënt een opt-in heeft gegeven.
  4. LSP - De gebruiker heeft via het LSP (een deel van) de medicatie geraadpleegd.
  5. MedMij, Fhir en SSO Zorgportaal - Dit zijn systemen die gebruikt worden om Medimo te raadplegen. Deze reden wordt weergeven wanneer de cliënt door een gebruiker via een van deze systemen is geraadpleegd.

Geavanceerd
Boven de tabel aan de rechterzijde wordt de link 'Geavanceerd' weergeven. Hiermee kunt u een nieuw overzicht maken voor een andere cliënt. Rechts van de link 'Geavanceerd' worden links getoond voor het opnieuw ophalen van de data (Refresh) en om deze te exporteren naar een CSV-bestand.

Dit overzicht kunt u op een later moment nagaan bij 'Mijn overzichten'.

NEN7513 ongeautoriseerde toegang

In dit overzicht is na te gaan wanneer de toegang is geweigerd tot een bepaald object. Doorgaans geeft dit aan dat de gebruiker geen permissie heeft tot het object, maar dit via een url heeft proberen te bereiken. Dit kan een cliënt, maar ook een lijst of overzicht zijn.

Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het hoofdmenu op Beheer > Klantenportaal > Overzichten > NEN7513 Ongeautoriseerde toegang. Daar toont Medimo een tabel dat overeenkomt met de onderstaande afbeelding.

 
Per raadpleging wordt een regel weergeven in de tabel. Per regel is na te gaan welke gebruiker, welk object, welke raadpleging(reden) wanneer heeft gedaan. Boven de tabel aan de rechterzijde worden links voor het opnieuw ophalen van de data (Refresh) en om deze te exporteren naar een CSV-bestand.

Dit overzicht kunt u op een later moment nagaan bij 'Mijn overzichten'.

Reden
Er zijn 7 mogelijke redenen:
  1. Voorschriften - De gebruiker heeft de medicatie van de cliënt ingezien. Dit kan via status zijn, maar ook via Toedienregistratie of ander overzichten die de medicatie van de cliënt tonen.
  2. Niet-medisch - De gebruiker heeft inzage gehad in niet-medische gegevens van de cliënt.
  3. Opt-ins - De gebruiker is nagegaan waarvoor de cliënt een opt-in heeft gegeven.
  4. LSP - De gebruiker heeft via het LSP (een deel van) de medicatie geraadpleegd.
  5. MedMij, Fhir en SSO Zorgportaal - Dit zijn systemen die gebruikt worden om Medimo te raadplegen. Deze reden wordt weergeven wanneer de cliënt door een gebruiker via een van deze systemen is geraadpleegd.


NEN7513 dashboard

Naast de overzichten ‘NEN7513 Toegangslog cliënten’ en ‘NEN7513 Ongeautoriseerde toegang’ is er een dashboard beschikbaar. Dit dashboard is een tool om afwijkingen in inzage en raadplegingen te monitoren. De NEN7513 geeft aan dat een zorgorganisatie hier proactief naar moet handelen.

Per inlog sessie wordt een raadpleging gelogd. Dit betekent dat wanneer een gebruiker in 1 inlogsessie het dossier 7x raadpleegt, dit als 1 raadpleging wordt gelogd.


NEN7513 settings

Per organisatie kan de definitie van afwijking verschillen. Het is daarom mogelijk om het dashboard te verfijnen/configureren. Het dashboard is een overzicht van alle clusters waarvan u de beheerder bent. De settings zijn per cluster in te stellen.

Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het hoofdmenu op Beheer > Clustertabellen > NEN7513 settings. Hier toont Medimo een scherm dat lijkt op de onderstaande afbeelding.


Deze settings bepalen wat de norm is en wanneer een afwijking wordt gedetecteerd. Door met de muis naar de vraagtekens te gaan, wordt een beknopte uitleg van de instellingen gegeven.

Sample size grootte
Hier wordt het aantal dagen opgegeven wat gebruikt moet worden voor het berekenen van de norm/gemiddelde. Met andere woorden: Medimo kijkt naar alle raadplegingen van de afgelopen x dagen en berekent het gemiddelde daarvan. Hoe kleiner dit getal des te gevoeliger de afwijking detectie.

Beperkt tot locatie
Standaard kijkt Medimo naar het hele cluster om de vergelijking te maken tussen gebruikers. Wanneer dit beperkt wordt tot een locatie dan wordt enkel de data vergeleken van cliënten die op dezelfde locatie verblijven. In feite wordt hierdoor enkel een vergelijking gemaakt tussen gebruikers die op dezelfde locatie werken.

Beperkt tot afdeling
Standaard kijkt Medimo naar het hele cluster om de vergelijking te maken tussen gebruikers. Wanneer dit beperkt wordt tot een afdeling dan wordt enkel de data vergeleken van cliënten die op dezelfde afdeling verblijven. In feite wordt hierdoor enkel een vergelijking gemaakt tussen gebruikers die op dezelfde afdeling werken.

Automatische notificatie
Hiermee wordt de notificatie automatisch verstuurd (deze functie is vooralsnog uitgeschakeld).

Patient detectie (%)
Hiermee wordt het bereik van de detectie opgegeven voor de raadplegingen van een cliënt. Hoe hoger het percentage des te abnormaler de afwijking moet zijn voordat deze gedetecteerd wordt. Is dit percentage lager dan zal Medimo sneller een afwijking detecteren.

Medimo raadt aan te starten met de standaard instellingen en te monitoren hoeveel meldingen er worden gegenereerd. Worden er boven verwachting veel meldingen van afwijkingen gegenereerd (die geen afwijkingen zijn) dan is het percentage mogelijk te laag. In dit geval moet er een hoger percentage worden ingesteld. Worden er geen of nauwelijks meldingen af afwijkingen gegenereerd dan is het percentage mogelijk te groot. In dat geval moet het percentage worden verlaagt.

Elk uur worden de raadplegingen nagegaan. Aanpassingen in de NEN7513 settings zijn hierdoor na een uur effectief.

Gebruiker detectie (%)
Hiermee wordt het bereik van de detectie opgegeven voor de raadplegingen door een gebruiker. Hoe hoger het percentage des te abnormaler de afwijking moet zijn voordat deze gedetecteerd wordt. Is dit percentage lager dan zal Medimo sneller een afwijking detecteren.

Medimo raadt aan te starten met de standaard instellingen en te monitoren hoeveel meldingen er worden gegenereerd. Worden er boven verwachting veel meldingen van afwijkingen gegenereerd (die geen afwijkingen zijn) dan is het percentage mogelijk te laag. In dit geval moet er een hoger percentage worden ingesteld. Worden er geen of nauwelijks meldingen af afwijkingen gegenereerd dan is het percentage mogelijk te groot. In dat geval moet het percentage worden verlaagt.

Drempelwaarde
Dit is het aantal raadpleging dat niet als afwijkend wordt beschouwd. Hiermee stel u dat de afwijking pas wordt gedetecteerd als er vaker dan dit aantal een raadpleging is gedaan. Geeft u hier bijvoorbeeld 4 op, dan moeten er minimaal 5 raadplegingen zijn gedaan of als afwijkend te worden beschouwd.

Hoe weet ik of de setting goed heb ingesteld?
Het is lastig van te voren te bepalen hoe de NEN7513 settings moeten worden ingesteld. Ook voor Medimo (helpdesk) is het lastig om hierin advies te geven. Medimo raadt daarom aan te beginnen met de standaard settings.

Worden met de standaard settings meer meldingen gegenereerd dan verwacht dan staan de settings mogelijke te gevoelig. Pas de sample size grootte aan (meer dagen) en/of verlaag het percentage bij Patiënt/Gebruiker detectie.

Worden er geen of weinig meldingen gemaakt dan moeten de settings mogelijk wat strakker. Pas de sample size grootte aan (minder dagen) en/of verhoog het percentage bij Patiënt/Gebruiker detectie.

NEN7513 Dashboard

Nadat de instellingen van de NEN7513 settings zijn geconfigureerd, kunt u vanuit het dashboard inzage krijgen in de afwijkingen.

Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of  klik vanuit het hoofdmenu op Beheer > Klantenportaal > Overzichten > NEN7513 dashboard.

Het dashboard bestaat uit 8 grafieken/diagrammen en een afwijkingen lijst. De grafieken/diagrammen geven een overzicht van afwijkingen van alle clusters waarover u het beheer heeft. Zijn er geen afwijkingen gedetecteerd dan wordt de tekst ‘Geen afwijkingen gevonden’ getoond in plaats van de grafiek/diagram.

Een aantal grafieken hebben rechtsboven een ‘hamburger’ icoon voor extra opties. Hiermee kan het betreffende diagram in volledig scherm worden getoond, worden geprint of in verschillende formaten(PNG, JPEG, PDF en SVG) worden gedownload.

Ook zijn er diagrammen waarin u kunt klikken. Hierdoor worden details van de log geopend in een pop-up. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.


Onderin het dashboard wordt een lijst van afwijking-meldingen getoond. Vanuit deze lijst kunnen de meldingen worden afgehandeld. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.


Hieronder volgen afbeeldingen en korte toelichtingen van de grafieken/diagrammen

Afwijkingen diagrammen/grafieken
De eerste grafieken geven het totaal aantal afwijkingen aan (1e grafiek) en het aantal wat verwerkt is (2e grafiek).

De derde grafiek is een taartdiagram. Hierin worden de redenen van raadplegingen in percentages getoond. Standaard zijn alle redenen geselecteerd, door te klikken op een reden kan deze uit het taartdiagram worden gehaald. De gedachte hiervan is de afwijkingen die u op dat moment niet interessant vindt uit het diagram te halen. Deze diagram heeft een hamburger icoon voor extra opties. De onderstaande afbeelding is een voorbeeld van deze drie grafieken.


Klikt u in het taartdiagram op een gekleurde vlak dan toont Medimo de log in een pop-up. De log komt overeen met de onderstaande afbeelding.

Top 10 diagrammen/grafieken
De volgende 2 diagrammen tonen een top 10 van bovenmatig bekeken patiënten en bovenmatige dossier inzages. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.


Standaard worden de resultaten van alle clusters getoond. Middels de dropdownmenu’s bovenaan de diagrammen aan de linkerzijde kan er een filter worden gemaakt om een Cluster, locatie of afdeling te tonen. Beide diagrammen hebben een ‘hamburger’ icoon voor extra opties.

In de diagram ‘Bovenmatig bekeken patiënten’ kunt u klikken op de naam van een cliënt om naar de basisinformatie te gaan.

Achter de naam van de cliënt worden er blauwe strepen getoond. Door te klikken op een streep worden details van de log geopend in een pop-up. Dit komt overeen met de onderstaande afbeelding.


Bovenin wordt getoond in welke periode van welke cliënt de afwijking betreft en in welke periode. Rechts van de 'zoek / filter'-balk kunt u extra filters toepassen op het overzicht. Per raadpleging wordt een regel weergegeven in de tabel. Per regel is na te gaan welke gebruiker, welke raadpleging(reden) wanneer heeft gedaan. Bovenaan aan de rechterzijde wordt een link weergegeven om het overzicht te exporteren naar een CSV-bestand.

Onder de tabel worden verschillende knoppen weergegeven om de afwijking af te handelen. In het hoofdstuk Meldingen afhandelen, gaan we daar dieper op in.

In de diagram ‘Bovenmatige dossier inzages’ kunt u klikken op namen van gebruikers. Hierdoor wordt het overzicht van de gebruiker getoond. Daar kunt u het account van de gebruiker nagaan en waar nodig aanpassingen doen.

Door te klikken op de gekleurde streep achter de naam van de gebruiker wordt de afwijkende log geopend. Deze heeft dezelfde werking als de afwijkende log van de cliënt.

Afwijkingen per cluster diagram/grafiek
Na de top 10 diagrammen wordt de ‘Afwijkingen per cluster’ grafiek getoond. Deze grafiek toont van de afgelopen dagen hoeveel afwijkingen er zijn gedetecteerd. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.


Door met de muis naar de datum of de balk te gaan toont Medimo een detailtooltip.

Door te klikken op de balk zoomt u in op de afwijkingen van die dag. Hier wordt een onderscheid gemaakt in ‘Dossier inzages’(cliënten die vaker dan normaal zijn bekeken) en ‘Patiënten bekeken’ (gebruikers die meer dan normaal dossiers hebben geraadpleegd). Klikt u nogmaals op de balk, dan opent Medimo een lijst van afwijkingen. Dit komt overeen met de onderstaande afbeelding.


Bovenin wordt getoond in welke periode van welke cliënt de afwijking betreft en in welke periode. Rechts van de 'zoek / filter'-balk kunt u extra filters toepassen op het overzicht. Per afwijking wordt een regel weergegeven in de tabel. Per regel is na te gaan welke gebruiker,  hoe vaak, welke raadpleging(reden) wanneer heeft gedaan. Ook worden er per regel aan de rechterzijde iconen weergegeven om de afwijking af te handelen.

Bovenaan aan de rechterzijde wordt een link weergegeven om het overzicht te exporteren naar een CSV-bestand. In het hoofdstuk Meldingen afhandelen, gaan we daar dieper op in.

Inzage in patiënten grafiek
Onder de afwijkingen per cluster wordt de ‘Inzage in patiënten’ grafiek getoond. Dit is een bolletjes grafiek van alle raadplegingen van de afgelopen 7 dagen. Deze grafiek lijkt op de onderstaande afbeelding.


Deze grafiek kunt u gebruiken om na te gaan hoe vaak er de afgelopen 7 dagen cliënten zijn geraadpleegd. Dit kunt u gebruiken om te bepalen wat een afwijking is. Standaard worden alle inzagen van alle clusters getoond. Door de filters bovenaan te gebruiken kunt u de grafiek verfijnen. Elke bolletje in d grafiek stelt een cliënt voor. Hoe hoger het bolletje des te vaker de cliënt is geraadpleegd. Klik op het bolletje om de log te openen in een pop-up.      

Inzage in patiënten vlakkendiagram
De laatste diagram toont alle inzages van cliënten, dit wordt weergegeven in vlakken. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.


Hoe groter en donkerder het vlak des te meer raadplegingen zijn gedaan op Cluster/locatie/afdeling/dossier.

Klik op een vlak om in te zoomen op het cluster/locatie/afdeling. U kunt inzoomen tot dat er cliëntnummers worden getoond. Klik op het vak met een cliëntnummer om de log te openen in een pop-up

Meldingen overzicht
Onderaan wordt een lijst met afwijkingen getoond. De onderstaande afbeelding is daarvan een voorbeeld.


Bovenin worden 'zoek / filter'-balk en andere filter getoond. Rechts daarvan een link om de lijst te exporteren naar een CSV-bestand.

In de lijst wordt per afwijking een regel weergegeven. Per regel Kunt u nagaan welke gebruiker of cliënt hoe vaak in welke periode is geraadpleegd. Klik op de regel om log te openen in een pop-up.

Afhandelen meldingen

Er zijn 3 functies voor het afhandelen van meldingen. U kunt een melding:
  1. De daarvoor ingestelde gebruikers notificeren (belletje)
  2. De melding opslaan, om later terug te kijken (diskette)
  3. Markeren als gezien (check)

Meldingen kunnen worden verwerkt vanuit de lijst met afwijkingen of vanuit een detailoverzicht van de afwijkingen. Verwerkt u een melding niet dan wordt deze automatisch na 7 dagen uit de lijst verwijderd.

Attendeer collega’s
U kunt collega’s attenderen op een bepaalde afwijking. Klik in de lijst met afwijkingen op het belletje of in een detail overzicht op de rode knop ‘Attendeer’. Deze collega’s ontvangen een email van de afwijking. Deze collega’s dienen een account op naam in Medimo te hebben waaraan de melding ‘Ontvang email over patiëntdossier log afwijkingen (NEN7513)’ is toegekend.
Afhankelijk van het type afwijking wordt onderstaand format gestuurd:

“Tussen 2020-11-02 00:00:00 en 2020-11-03 00:00:00 heeft Mant Saam 1609 patiënten bekeken.“ of “Tussen 2020-11-04 00:00:00 en 2020-11-05 00:00:00 is het dossier van Schaap-Jonker door 101 gebruikers bekeken.”

Melding opslaan
Klik in de lijst met afwijkingen op de diskette of in een detail overzicht op de knop ‘Bewaar’. Meldingen die zijn opgeslagen kleuren rood.

Meldingen die zijn opgeslagen worden niet na 7 dagen verwijderd. Doordat er in de lijst met afwijkingen een filter kan worden toegepast op de opgeslagen meldingen, kunnen deze makkelijk worden nagegaan met collega’s.

Markeren als gezien
Meldingen van afwijkingen die niet interessant zijn kunnen worden gekenmerkt als gezien. Hierdoor veranderd de melding van kleur en wordt die grijs (in onderstaand voorbeeld de middelste melding). Meldingen die gemarkeerd zijn als gezien worden dezelfde dag verwijderd uit de lijst.




Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-3, productiedatum: 02-07-2024​

CE certificate

    • Related Articles

    • Klantenportaal

      Het Klantenportaal bevat tools om meer inzage te krijgen in de inrichting van de Medimo applicatie. Het Klantenportaal is alleen toegankelijk voor functioneel applicatiebeheerders. Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het hoofdmenu op ...

    • Wat betekent het item Afdelingstype bij een afdeling entiteit?

      Hier geeft u wat de afdelingstype is. Hierdoor kan Medimo bij het maken van de benchmarkoverzichten een extra onderscheid maken. Medisch Hulpmiddel Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat ...

    • Zijn er extra kosten verbonden aan het activeren van modules?

      Hier kunnen extra kosten aan verbonden zijn. Neem contact op met de Medimo accountmanager om dat na te gaan voor uw zorginstelling. Medisch Hulpmiddel Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product ...

    • Kan ik zelf de modules activeren

      Ja, dit kan vanuit het overzicht 'Cliënten & Modules per locatie'. Voor meer informatie kunt u artikel Modules raadplegen. Medisch Hulpmiddel Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat ...

    • Beschrijving tabblad 'Voorkeuren' bij het accountoverzicht van de gebruiker

      Hier kunt u de voorkeursopties van de gebruiker instellen. De onderstaande afbeelding is daarvan een voorbeeld. Dergelijke voorkeursinstellingen kan de gebruiker ook zelf configureren. Zie voor meer informatie daarover het artikel Eigen ...