Verplichting intakeformulier
Vanaf versie 2024-2 wordt het werken met het intakeformulier verplicht bij het gebruik van de importmodule. Deze versie staat gepland om live te gaan in de avond van 30-04-2024. Dit artikel bevat alle informatie over deze wijziging.
Op wie is dit van toepassing?
Voor alle organisaties die gebruik maken van de importmodule. De importmodule wordt gebruikt om de toedienlijst vanuit het Apotheekinformatiesysteem (AIS) te importeren. Dit is bijvoorbeeld in de thuiszorg en bij wonen zonder behandeling.
Kan ik in Medimo zien of dit voor mijn organisatie van toepassing is?
Ja, dit gaat u na bij de 'Cliënten & modules per locatie'. Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld zoals te zien in de onderstaande afbeelding of klik vanuit het hoofdmenu op Beheer > Klantenportaal > Cliënten & modules per locatie.
Hier toont Medimo een overzicht dat overeenkomt met de onderstaande afbeelding.
Per locatie kunt u het aantal cliënten nagaan en welke modules er zijn geactiveerd. Locaties waarvoor de importmodule is geactiveerd, herkent u aan de groene check in de kolom 'Import'. In de bovenstaande afbeelding betreft dit locatie 'GDS Platform'.
Klik op de de naam van de locatie om de details van de geactiveerde modules te openen. Dit ziet eruit zoals de afbeelding hieronder.
In bovenstaand voorbeeld is voor de importmodule de versie 'Apotheek-import (default geen blokkade)' geactiveerd. Dit betekent dat er gebruik wordt gemaakt van de importmodule, maar niet van het intakeformulier. Deze optie vervalt per versie 2024-2 en dient vóór die tijd te worden omgezet naar een variant met een intakeformulier. Ditzelfde geldt voor locaties waar de importmoduleversie 'Apotheek-import (default blokkade)' is geactiveerd.
Wil u de versie van de importmodule aanpassen, dan kunt u dit aanvragen bij de Medimo helpdesk.
Waarom maakt Medimo dit verplicht?
Medimo doet dit om de volgende redenen:
- Om de samenwerking met de apotheek te verbeteren - De apotheek krijgt de informatie uit het intakeformulier per email opgestuurd en kan daardoor beter inspelen op de situatie van de cliënt/zorgorganisatie.
- Om de toestemming van de cliënt vast leggen en door te geven aan de apotheek - Er gaat zowel informatie van de apotheek naar Medimo als andersom. De apotheek kan het cliëntdossier inzien in Medimo en krijgt daardoor dus ook toegang tot cliëntgegevens.
- Voorkomen van onbewust activeren van de importkoppeling bij de cliënt - In het verleden zijn er meerdere casussen geweest waarbij de import onbewust is geactiveerd bij de cliënt en daardoor de medicatieveiligheid in het gedrang kwam. Het intakeformulier zorgt ervoor dat het activeren van de importkoppeling bij de cliënt een bewuste actie is. Ook zit er een extra controle op de juistheid van de apotheek.
Kan Medimo deze toestemming overnemen uit het ECD?
Nee dit is niet mogelijk.
Is het mogelijk om de vragen aan te passen?
Nee dit is niet mogelijk. Omdat apotheken met verschillende zorgorganisaties te maken kunnen hebben, is er gekozen voor 1 standaardformulier.
Zijn er speciale permissies nodig om het intakeformulier af te handelen?
Nee, iedereen die mag aftekenen kan de actie afhandelen. Het is wel zo dat gebruikers onder een derde entiteit geen acties kunnen zien. Dit is soms het geval met functioneel applicatiebeheer. In het formulier zit een controle op juistheid van de apotheek. Klopt deze niet, dan dient dit te worden aangepast voordat het formulier kan worden afgehandeld, hiervoor zijn wel permissies nodig.
Verandert er iets voor cliënten die voor de nieuwe versie (2024-2) in Medimo staan?
Nee, bij cliënten die voor 2024-2 al in Medimo staan verandert er niks. Mocht de import al aanstaan, dan blijft deze aanstaan. Bij cliënten die nieuw opgenomen worden of verhuizen naar een locatie waar de import aan staat na 2024-2 zal het intakeformulier doorlopen moeten worden alvorens de import aan gaat.
Vervangt het intakeformulier de gehele communicatie met de apotheek?
Nee, elke organisatie heeft eigen afspraken met de samenwerkende apotheken. Het advies is om deze afspraken alleen te wijzigen in overleg met de apotheek. Zo kan het voorkomen dat de apotheek niet op de hoogte is van deze wijziging, waardoor er fouten kunnen ontstaan in het medicatieproces.
Hoe ziet de email die naar de apotheek gaat eruit
Die komt overeen met de onderstaande afbeelding.
Houdt er rekening mee dat de afhandeling van het intakeformulier bepalend is voor de inhoud van de email.
Moet de apotheek iets anders doen?
Nee, aan de apotheekkant wijzigt er technisch niks. Wel is het zo dat de importkoppeling wordt geactiveerd nadat het intakeformulier is afgehandeld en pas daarna de apotheek de medicatie kan importeren. Probeert de apotheek dit daarvoor, dan blokkeert Medimo de import en ontvangt de apotheek daarvan een foutmelding per email.
Bij ons zet de apotheek de import aan in Medimo, hoe moeten we dat straks doen?
Wanneer medicatie uit Pharmacom wordt geïmporteerd, dan was het vroeger niet mogelijk om de import te blokkeren. Daardoor is soms de afspraak dat de apotheek de import aanzet. Tegenwoordig is dit wel mogelijk en is er dus geen noodzaak meer voor de apotheek om dit te doen. Daarnaast krijgt de apotheek altijd bericht wanneer de importkoppeling wordt geactiveerd omdat het intakeformulier verplicht wordt.
De apotheek kan het intakeformulier ook afhandelen, maar zal dan wel 'acties' moeten openen. Bij de zorg wordt het intakeformulier direct getoond bij het openen van de status.
Hoe informeert Medimo apotheken over deze wijziging?
Apotheken worden standaard meegenomen in onze communicatie. Daarnaast zullen wij een extra aankondiging aan de apotheken versturen.
Wat betekent dit voor de AWN situatie?
In principe verandert hier niks. Wel is het zo dat de importkoppeling pas wordt geactiveerd nadat het intakeformulier doorlopen is. Gebeurd dit op zaterdagochtend en is de apotheek op zaterdag en zondag dicht, dan zal de medicatie pas maandag worden geïmporteerd.
Wat moet ik doen om onze organisatie voor te bereiden op deze wijziging?
Het belangrijkste is dat de gebruikers geïnformeerd worden over de wijziging en op de hoogte zijn van het intakeformulier. Ook dient met de Medimo helpdesk te worden afgestemd wanneer de versie van de importmodule moet worden aangepast.
Kunnen we als organisatie al eerder over?
Jazeker en dat raden wij ook aan. Stem met de Medimo helpdesk af wanneer en voor welke locaties de versie van de importmodule moet worden aangepast.
Waar vind ik meer informatie over het intakeformulier?
Via deze link vindt u meer informatie en ook een filmpje dat u kunt gebruiken voor de instructie aan collega's.
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-5, productiedatum: 03-12-2024
Related Articles
Versiedocumentatie 2024-2
Apotheek-import Voor wie Zorgorganisaties die met apotheek-import werken Categorie Intakeformulier Gebruik intakeformulier Vanaf deze versie moet er altijd gebruikgemaakt worden van een intakeformulier wanneer er met apotheekimport vanuit de ...Versiedocumentatie 2024-1
Voorschrijven Voor wie Voorschrijvers Categorie Voorschrijven Aanvullende wensen poliklinisch recept Bij het maken van een poliklinisch recept (verstrekkingsverzoek) kan het wenselijk zijn om een aantal zaken met de apotheek te communiceren. ...Versiedocumentatie 2024-3
Voorschrijven Voor wie Voorschrijvers Categorie Voorschrijven Koppeling indicatie/reden van voorschrijven vanuit formularium In het formularium kunnen één of meerdere indicaties of redenen van voorschrijven worden toegevoegd aan een medicatieregel. ...Versiedocumentatie 2024-4
Voorschrijven Voor wie Voorschrijvers Categorie Voorschrijven Goedkeuren opiaten voor werkvoorraad In een eerdere versie was het mogelijk gemaakt om de herhaalaanvraag van opiaten voor cliënten goed te laten keuren door de voorschrijver. Vanaf deze ...Versiedocumentatie 2023-1
Voorschrijven Voor wie Voorschrijvers Categorie Voorschrijven In formularium duidelijker tonen dat een middel wordt omgezet Medimo kan door een goede configuratie in het formularium het voorschrijven eenvoudig maken. Daarbij kan er automatisch worden ...