Handleiding User conversie medicatiegegevens
User Impulse is een klinisch dossier wat met name in de GGZ gebruikt wordt. Dit document beschrijft de data en de mappings van de velden om medicatiegegevens bij implementatie eenmalig naar Medimo om te zetten.
Algemeen
Geen enkele conversie zal hetzelfde zijn. Een conversie is vrijwel altijd maatwerk. Werkprocessen en configuratie van User kan anders zijn, waardoor het nodig kan zijn om andere beslissingen te nemen. Het is dan ook belangrijk om een proefconversie uit te voeren in de acceptance-omgeving om een goede inschatting te krijgen van de ingelezen data alvorens naar productie gegaan wordt.
Historische data
Doorgaans zal het doel van de conversie zijn om een juiste actuele medicatiestatus in te lezen in Medimo. Het is mogelijk om ook historische data mee te nemen, al wordt dat ontraden om de volgende redenen:
- Overgang naar een nieuw systeem geeft de mogelijkheid om 'schoon schip' te maken. Door historische data mee te nemen neem je ook oude zaken mee.
- Oude data bevat relatief veel medicatieregels die slecht geconverteerd kunnen worden. Bijvoorbeeld veel eigen preparaten of geneesmiddelen die al lang niet meer bestaan. Deze regels worden dan ingelezen als 'overig', waardoor de informatiewaarde van deze regels ook zeer beperkt is.
- We erkennen dat de zorgorganisatie een dossierplicht heeft, echter bestaat die ook voor alle cliënten die de afgelopen periode ontslagen of overleden zijn. Men zal ook voor die cliënten een dossier moeten kunnen inzien. Een inzageaccount in het oude systeem of een dump op schijf is dan een veel praktischere invulling dan veel onnodige en oude data over te nemen.
Het advies is dan ook om alleen data van actuele cliënten over te zetten, en alleen actuele medicatieregels.
Data-aanlevering
- Data kan aangeleverd worden als xls- of csv-bestand. Indien er gekozen wordt voor een csv-bestand, dan gaat de voorkeur uit naar tab-delimited omdat komma's en puntkomma's frequent in namen en etiketteksten kunnen voorkomen.
- De karakterset dient utf-8 of iso-8859 (latin-1) te zijn.
- Bij het aanleveren van de data dient dit op een veilig wijze naar Medimo gestuurd te worden. Dat kan (bijvoorbeeld) via het mailadres medimo@ezorg.nl indien degene die de data aanlevert ook op E-zorg is aangesloten. Medimo is aangesloten op de veilige mailnetwerken van E-zorg en Zorgmail, waardoor er veilig onderling met vele domeinen gemaild kan worden. Additioneel dient het bestand met een wachtwoord beveiligd te worden.
Benodigde velden
Er worden 3 data-bestanden verwacht met daarin de volgende velden
Medicatievoorschrift.csv
- id
- MEVO_NUMMER
- MEVO_PARENT
- MEVO_CLIENT
- MEVO_VERSTREKKER
- MEVO_REDEN_VOORSCHRIJVEN
- MEVO_PRK
- MEVO_HPK
- MEVO_TOEDIENINGSWEG_TSNR
- MEVO_TOEDIENINGSWEG_TSITNR
- MEVO_AANTAL_HERHALINGEN_OLD
- MEVO_STARTDATUM
- MEVO_EINDDATUM
- MEVO_VOORSCHRIJF_DATUM
- MEVO_VOORSCHRIJF_DIENSTVERBAND
- MEVO_VOORSCHRIJF_INSTANTIE
- MEVO_DEFINITIEF_DATUM
- MEVO_DEFINITIEF_DIENSTVERBAND
- MEVO_STOP_DATUM
- MEVO_STOP_DIENSTVERBAND
- MEVO_STOP_INSTANTIE
- MEVO_STOP_REDEN
- MEVO_INGEVOERD_DIENSTVERBAND
- MEVO_TOTAAL_AANTAL
- MEVO_VOOR_AANTAL_DAGEN
- MEVO_ICPC_CODE
- MEVO_VERZONDEN_DATUM
- MEVO_VERZONDEN_DIENSTVERBAND
- MEVO_ITERATIES
- MEVO_ICPC_VERBIJZONDERING
- MEVO_KLIENT_OP_HOOGTE_BIJW
- MEVO_RECEPT_OPDRACHT
- MEVO_STOP_VERZONDEN
- MEVO_STOP_VERZONDEN_DIENSTV
- MEVO_SOORT_SCHEMA
- MEVO_VOORSCHRIFT_DOORLOPEN
- MEVO_STARTDOSERING
- MEVO_EINDDOSERING
- MEVO_STAPGROOTTE
- MEVO_INTERVAL
- MEVO_AANGEMAAKT_DOOR
- MEVO_AANGEMAAKT_OP
- MEVO_SPECIALITE
- MEVO_INTERN_EXTERN
Voorschrift schema.csv
- id
- MEVS_NUMMER
- MEVS_MEDICATIEVOORSCHRIFT
- MEVS_VOLGNUMMER
- MEVS_AANTAL_DAGEN
Voorschrift schema regel.csv
- id
- MVSR_NUMMER
- MVSR_MEVS_VOORSCHRIFTSCHEMA
- MVSR_VOLGNUMMER
- MVSR_FREQUENTIE
- MVSR_TIJDSEENHEID
- MVSR_AANTAL_DOSEEREENHEDEN
- MVSR_DOSEEREENHEID_VORM
- MVSR_AANVULLENDE_INFORMATIE
- MVSR_VRIJE_TEKST
- VOORSCHRIFTVERKORT
Gebruikte handmatige converteertabellen
Per conversie worden de volgende converteertabellen opgesteld:
- Doseerintervallen - Welke doseerfrequentie van User komt overeen met welk doseerinterval in Medimo
- Doseereenheden - Een aantal eenheden uit User kunnen niet gebruikt worden in Medimo zoals 'tablet mga'. Er wordt een converteertabel gebruikt om deze om te zetten naar Medimo-eenheden zoals 'stuks'.
- Toedienroutes - Er wordt een converteertabel gebruikt om deze waar nodig om te zetten naar standaard toedienroutes of 'leeg'.
De converteertabellen worden als onderdeel van het inleesverslag aan de organisatie ter beschikking gesteld.
Herkenning client
In principe wordt de cliënt herkend op basis van het PatientNummer veld. Indien in het cluster geen cliënt gevonden wordt met die PatientNummer in Medimo, dan zal dit tot uitval leiden van die cliënt.
Mapping data
Alle regels worden in zijn geheel doorlopen alvorens medicatie te processen. De volgende stappen worden daarin doorlopen:
Geneesmiddel
- Het geneesmiddel wordt gemapped op basis van het veld 'PRKODE'.
- Indien het middel niet gevonden wordt, wordt het geneesmiddel ingelezen als 'niet-taxe'.
- Indien gevonden wordt de naamstelling van het geneesmiddel in Medimo gevoerd.
- Indien niet gevonden wordt de naamstelling van het geneesmiddel uit User gevoerd.
Data
- Startdatum wordt bepaald a.d.h.v. 'Startdatum' met tijdstip 00:00.
- Een eventuele stopdatum/tijd wordt bepaald a.d.h.v. 'Einddatum' en tijdstip 23:59.
Dosering
- De doseereenheid wordt bepaald a.d.h.v. het veld 'DOSIS_EENHEID'. Een aantal eenheden kunnen niet gebruikt worden in Medimo. Deze worden omgezet a.d.h.v. een converteertabel. Vervolgens worden de eenheden opgezocht in de G-standaard. Indien deze geen geldige waarde in de G-standaard kan vinden, wordt de standaard waarde uit de G-standaard gebruikt.
- Toedienroute wordt bepaald op basis van het veld 'TOEDIENINGSWEG'. Een aantal toedienroutes kunnen niet gebruikt worden in Medimo. Deze worden omgezet a.d.h.v. een converteertabel. Vervolgens worden de waarde opgezocht in de G-standaard. Indien deze geen geldige waarde in de G-standaard kan vinden, wordt de standaard waarde uit de G-standaard gebruikt. Indien er geen geldige enkelvoudige toedienroute gevonden kan worden, dan zal het veld leeg blijven.
- Doseeraantallen worden bepaald a.d.h.v. 'DOSIS_OMSCHRIJVING'.
- Doseertijden worden gebruikt op basis van de standaard afdelingstijden.
- Doseerinterval wordt bepaald op basis van het 'FREQUENTIE' veld. Medimo heeft een handmatige converteertabel om de frequentie om te zetten naar een juiste Medimo-doseereenheid.
Gebruiktype
- Een middel is standaard chronisch (al dan niet met een stopdatum)
- Indien het veld 'BETREFT_ZONODIG_MEDICATIE' gevuld is, wordt een regel als 'zo nodig' gekenmerkt.
- Indien het veld 'DOSIS_OMSCHRIJVING' begint met 'zn', 'z.n.', 'zonodig' of 'zo nodig', wordt een regel als 'zo nodig' gekenmerkt.
Vrije info
Vrije tekst informatie wordt bepaald a.d.h.v. het veld 'NOTITIE'.
Episode/reden van voorschrijven
De reden van voorschrijven wordt bepaald a.d.h.v het veld 'REDEN_VOORSCHR_ICPCID'. Indien de code niet herkend kan worden in de G-standaard zal de reden van voorschrijven leeg gelaten worden.
Bijwerken medicatiestatus
- Indien historische data niet meegenomen moeten worden, worden regels met een stopdatum in het verleden overgeslagen (advies).
- Tevens is het een optie om gestopte regels vanaf een bepaalde datum wél over te nemen (beperkte/recente historie). Regels die voor een bepaalde datum gestopt zijn worden dan overgeslagen.
- Medimo zal de betreffende medicatieregel zoeken in de medicatiestatus van de client in Medimo. Indien deze gevonden wordt, blijft deze intact.
- Indien deze niet gevonden wordt, wordt een nieuwe regel gestart met de originele startdatum/tijd uit User.
- Indien een stopdatum van toepassing is, wordt de regel voorzien van de originele stopdatum/tijd uit User. De regel krijgt dan het kenmerk 'tijdelijk'.
- Overige medicatieregels die de client al had in Medimo en die niet in het User bestand voorkomen worden gestopt.
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-4, productiedatum: 01-10-2024
Related Articles
Handleiding Synaps conversie medicatiegegevens
Dit document beschrijft de data en de mappings van de velden om medicatiegegevens bij implementatie eenmalig naar Medimo om te zetten. Algemeen Geen enkele conversie zal hetzelfde zijn. Een conversie is vrijwel altijd maatwerk. Werkprocessen en ...Handleiding ViPharma conversie medicatiegegevens
ViPharma is een informatiesysteem voor met name ziekenhuisapotheken. Dit document beschrijft de data en de mappings van de velden om medicatiegegevens bij implementatie eenmalig naar Medimo om te zetten. Algemeen Geen enkele conversie zal hetzelfde ...Handleiding Neozis conversie medicatiegegevens
Neozis is een informatiesysteem voor met name ziekenhuizen en zelfstandig behandelcentra. Dit document beschrijft de data en de mappings van de velden om medicatiegegevens bij implementatie eenmalig naar Medimo om te zetten. Algemeen Geen enkele ...SCIM - User Provisioning
SCIM is een open standaard protocol dat gebruikt wordt voor het automatiseren van de uitwisseling van gebruikersidentiteit en toewijzing van gegevens tussen domeinen of systemen. Het helpt met name bij het beheer van gebruikersgegevens zoals het ...Beschrijving van de User SSO-koppeling
Dit artikel beschrijft de werking van de User SSO-koppeling en hoe een functioneel applicatiebeheerder de koppeling beheert in Medimo. Omschrijving Een Single Sign-On (SSO) koppeling is een technologie waarmee een gebruiker zich slechts één keer ...