Afdeling entiteit

Afdeling entiteit

Een Afdeling entiteit stelt doorgaans een afdeling, woongroep, team of een deel daarvan voor. De configuraties die u op dit niveau doet, hebben betrekking op cliënten die verblijven op deze afdeling. Ook kunt gebruikers aanmaken onder de afdeling. Dit artikel beschrijft welke configuraties u op dit niveau doet en waarop die invloed hebben.
Notes
In dit artikel wordt de term afdeling gebruik. Deze term in is Medimo instelbaar en kan dus afwijken van de term die u gebruikt. 

Nieuwe afdeling entiteit toevoegen

Afdeling entiteiten worden onder een Locatie entiteit aangemaakt. Voordat u de nieuwe afdeling entiteit gaat toevoegen, moet bekend zijn onder welke locatie entiteit die moet worden aangemaakt. U voegt een afdeling entiteit op de volgende wijze toe:
  1. Open Afdelingen beheren
    Bijvoorbeeld vanuit het hoofdmenu via: Onderhoud > Entiteiten > Afdelingen beheren.
     
  2. Klik op Nieuwe toevoegen

  3. Kies de locatie entiteit waaronder u de afdeling wilt aanmaken

  4. Stel de afdeling entiteit in
    Voor een toelichting op het instellen van de locatie entiteit kunt u hoofdstuk Afdeling entiteit instellen raadplegen.

  5. Voeg de afdeling toe
Na het toevoegen van de afdeling entiteit, wordt de lijst met locatie entiteiten getoond. Indien nodig kunt hier een locatie entiteit kiezen om de volgende afdeling aan te maken. 

Afdeling entiteit instellen / toelichting op de instellingen

Bij het aanmaken van een nieuwe afdeling entiteit worden de instellingen van de voorgaande aangemaakte afdeling entiteit overgenomen. Indien nodig kunt u die aanpassen. Hieronder volgt een toelichting op de getoonde velden.

Naam, Adres, Postcode, Plaats, Telefoonnummer, Faxnummer

Dit zijn de contactgegevens van de afdeling. Deze gegevens worden getoond bij klinische locaties (en daarmee afdelingen) op toedienlijsten en recepten. Voor poliklinische en thuislocaties worden de thuisgegevens van de cliënt gebruikt.

Standaard uitdeeltijden

Deze tijden stellen de standaard (uit)deeltijden vast. Meestal zijn dit de rondes in de ochtend, middag, voor het avondeten en voor het slapen. Deze tijden worden onder andere gebruikt om het invoeren van medicatie te vergemakkelijken. Er kunnen maximaal 6 standaard uitdeeltijden worden opgegeven. 

Standaard voorschrijver / Standaard apotheek

Per cliënt wordt vastgelegd wie de verantwoordelijke arts en de leverende apotheek zijn. Voor klinische locaties gebruikt Medimo de arts en apotheek uit de locatietoewijzing. Krijgt de cliënt een locatietoewijzing op deze afdeling, dan worden standaard deze arts en apotheek toegewezen. Voor poliklinische en thuislocaties worden de arts en apotheek uit de thuisgegevens gebruikt, en worden deze velden genegeerd.

Deadline vandaag(min)

Bij het voorschrijven en bestellen van medicatie moet een ingangsmoment / gewenste leverdatum worden opgegeven. Op verschillende plekken in Medimo kan worden ingesteld dat dit Vandaag moet zijn. De deadline bepaalt of de datum van vandaag of (bij overschrijding van de deadline) de datum van morgen wordt gebruikt.

De deadline wordt uitgedrukt in minuten voor het einde van de dag. Als de deadline bijvoorbeeld 16:00 uur is, dan is dit 480 minuten (8 uur x 60 minuten). Wordt vóór 16:00 uur een aanvraag gedaan, dan is dit vóór de deadline en wordt de datum van vandaag gebruikt. Na 16:00 uur wordt de datum van morgen gehanteerd.

In de bijlage van dit artikel zit een Excel document om de deadline vandaag te berekenen.

1e (en 2de) weekroldag, ingangstijd, deadline (min)

Bij het voorschrijven van medicatie moet een ingangsmoment worden opgegeven. In Medimo kan worden ingesteld dat dit per ingang van de Weekroldag gebeurt. Hierbij wordt gekeken naar de huidige medicatierollen van de cliënt. Heeft de cliënt géén rol, dan wordt teruggevallen op deze instellingen. 

U geeft hier ook een deadline op. De deadline bepaalt of de datum (en tijd) van de aankomende weekroldag wordt gebruikt of, bij overschrijding van de deadline, de datum van de opvolgende weekroldag.

In de bijlage van dit artikel zit een Excel document om de deadline weekroldag te berekenen.

Dagelijkse rol
Bij de instelling 1e weekroldag is ook de optie Dagelijks beschikbaar. Deze optie gebruikt u wanneer er drie keer per week of frequenter een medicatierol wordt geleverd. Voor afdelingen waar 'dagelijks' een medicatierol wordt geleverd geldt in Medimo het volgende:
  1. De periode van de toedienregistratie in de webversie is van maandag tot en met zondag.
  2. Onderscheid wel/niet in rol op de toedienregistratie wordt afgeleid van dagelijkse rol.
Dagelijkse rol op de toedienregistratie
Op de toedienregistratie wordt onderscheid gemaakt in medicatie die in de medicatierol zit en daar buiten. Medicatie die buiten de medicatie rol wordt geleverd wordt ook wel losse medicatie genoemd.

In de klinische setting wordt hiervoor gekeken naar de medicatierol die is gemaakt in Medimo. Wordt er dagelijks een medicatierol gemaakt, dan wordt hier anders mee omgegaan:
  1. Is de medicatie in continu gebruik en zit die in de huidige medicatierol, dan wordt er vanuit gegaan dat deze ook in de toekomstige medicatierollen zit. Om die reden wordt op de toedienregistratie getoond dat de medicatie ook voor de rest van de week in de rol zit. Dit ondanks dat er voor die dagen nog geen medicatierol is gemaakt. 

Wekelijkse / 2-wekelijkse rol

Hier legt u vast hoe vaak de medicatierol wordt geleverd: wekelijks, op de even weken (2-wekelijkse rol) of de oneven weken (2-wekelijkse rol). Deze instelling heeft geen invloed op de weergave van de toedienlijst en geldt alleen voor de medicatierol niet voor de losse leveringen.

1e (en 2de) weekleverdag, deadline (min)

Bij het bestellen van medicatie wordt om een gewenste leverdatum gevraagd. In Medimo kan worden ingesteld dat dit de Weekleverdag moet zijn. Wordt hiervoor gekozen, dan deze instellingen gebruikt om de datum te berekenen. U geeft ook hier een deadline op, die bepaalt of de datum (en tijd) van de aankomende weekleverdag wordt gebruikt of, bij overschrijding van de deadline, de datum van de opvolgende weekleverdag.

De leverdag is wekelijks. Er wordt géén rekening gehouden met de optie Wekelijkse / 2-wekelijkse rol.

In de bijlage van dit artikel zit een Excel document om de deadline weekleverdag te berekenen.

Bulklevering aantal dagen

De apotheek kan een bulklevering aanmaken. Het aantal stuks in de bulklevering wordt door Medimo berekend. Hierbij wordt onder andere het aantal dagen voor de bulklevering gebruikt. Maakt de apotheek geen bulkleveringen aan, dan vult u hier 0 in.

Uitgifte-levering aantal dagen

Bij gebruik van de 'Uitgifte module' worden in Medimo uitgiftes klaargezet. Dit veld bepaalt voor hoeveel dagen de uitgifte geldt. Als u hier bijvoorbeeld 7 invult, dan worden uitgiftes klaargezet voor 7 dagen aan medicatie. Maakt u geen gebruik van deze module, dan vult u hier 0 in.

Memocode

In een klinische setting maakt de apotheek in Medimo de opdracht aan voor de medicatierollen. Deze opdracht wordt vanuit Medimo verstuurd naar de partij die de medicatierollen verpakt. Vaak wil deze partij een identificatiecode van de afdeling waarvoor de medicatierollen worden verpakt. Medimo gebruikt hiervoor dit veld. De apotheek geeft aan welke Memocode u hier moet invullen. Wordt er geen medicatierollen geleverd of gebruikt de apotheek hiervoor een ander systeem, dan laat u dit veld leeg.

Is er geen Memocode ingevuld, dan worden voor cliënten van die afdeling geen opdrachten gemaakt voor de medicatierollen. Hiervoor wordt gewaarschuwd als de apotheek een opdracht wil maken voor dergelijke afdelingen.

Toedienlijst volgorde

Hier stelt u in hoe de cliënten worden gesorteerd bij het openen van de 'werklijst afdeling' of 'toedienregistratie afdeling'. Ook wordt deze waarde gebruikt voor de sortering van papieren toedienlijsten.

Toedienlijst / Bestellijst op weekdoosdag

Medimo kan wekelijks een papieren toedienlijst en bestellijst naar de afdeling mailen. Meestal wordt er gebruik gemaakt van toedienregistratie en medicatieherhaling in Medimo. In dat geval zijn deze papieren lijsten overbodig en staat deze optie uit. Deze optie staat los van eventuele back-up toedienlijsten die dagelijks worden gemaild.

Afdelingstype

In Medimo kunt u verschillende benchmarkoverzichten genereren. Deze benchmarks geven onder andere inzicht in het medicatiegebruik binnen uw organisatie. In deze overzichten kan een onderscheid worden gemaakt in het type afdeling. Medimo gebruikt hiervoor dit veld. Ook kunt u met de optie 'Niet importeren in de benchmark' de afdeling uitsluiten van benchmarkoverzichten, bijvoorbeeld bij een test- of trainingsafdeling.

Altijd eerste lijns verblijf (ELV)

Locatietoewijzingen kunnen als Eerste lijns verblijf (ELV) worden gemarkeerd. Dit wordt in Medimo gebruikt voor overzichten en in de ELV-declaratiemodule. Door deze optie te activeren, wordt automatisch de locatietoewijzing van de afdeling gemarkeerd als eerste lijns verblijf.

Altijd diagnose behandel combinatie (DBC)

Locatietoewijzingen kunnen als Diagnose behandel combinatie (DBC) worden gemarkeerd. Dit wordt in Medimo gebruikt in overzichten. Door deze optie te activeren, wordt automatisch de locatietoewijzing van de afdeling gemarkeerd als diagnose behandel combinatie.

Altijd bijlocatie

Locatietoewijzingen kunnen een Hoofdtoewijzing of een Bijlocatie zijn. Hoofdtoewijzingen zijn vaak het verblijf of de poliklinische afdeling waar de cliënt is opgenomen. Bijlocaties worden gebruikt voor bijvoorbeeld dagbestedingen. Standaard worden locatietoewijzingen gemarkeerd als hoofdtoewijzing. Door deze optie te activeren, markeert Medimo de toewijzing niet als hoofdtoewijzing, maar als bijlocatie.

Huidige toewijzingen aanpassen

Vink deze optie aan als u de arts en/of apotheek van de afdeling aanpast en deze wijzigingen wilt doorvoeren bij de cliënten. Meer informatie daarover vindt u hier.

Gebruikers toevoegen

Onder afdeling entiteiten kunt u gebruikers toevoegen. Voor het aanmaken van gebruikers/accounts kunt u dit artikel raadplegen. 

Afdeling entiteiten verwijderen

Indien nodig, kunt u afdeling entiteiten verwijderen. Zorg dat alle gebruikers aangemaakt onder de afdeling zijn verwijderd en er geen actieve cliënten zijn alvorens u dit doet. U verwijdert een afdeling entiteit vanuit het overzicht van de entiteit, met de knop Verwijderen. 

Lijst met verwijderde afdelingen / verwijderde afdeling activeren

Verwijderde afdeling entiteiten zijn door u na te gaan. Gebruik daarvoor de filter Toon verwijderd in de lijst met afdeling entiteiten. Kies vervolgens de afdeling om de instellingen na te gaan. Indien gewenst kunt u vanuit dat scherm de afdeling activeren.

TL;DR

  1. Afdeling entiteit stel veelal een afdeling, woongroep, of team voor.
  2. Afdeling is een instelbare term in de Basisterminologie.
  3. Configuraties op dit niveau gelden voor cliënten die verblijven op de afdeling.
  4. Instellingen van de afdeling entiteit hebben betrekking op het voorschrijven- en leveren van medicatie.
  5. U kunt gebruikers aanmaken onder afdeling entiteiten.



Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2025-3, productiedatum: 23-09-2025

CE certificate

Medisch Hulpmiddel

Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2025-4, productiedatum: 02-12-2025

CE certificate

    • Related Articles

    • Locatie entiteit

      Een Locatie entiteit stelt doorgaans een locatie, regio of een deel daarvan voor. De configuraties die u op dit niveau doet, hebben betrekking op cliënten die verblijven op de afdelingen van deze locatie. Ook kunt gebruikers aanmaken onder de ...

    • Afdeling herhaalmedicatie inrichten

      Om het bestellen van medicatie door de zorg te faciliteren, moet het één en ander conform de werkafspraken worden ingericht. Hierbij moet er met de volgende onderwerpen rekening worden gehouden. Permissies Gebruikers die herhaalmedicatie gaan ...

    • Hoe wijzig ik de arts van een afdeling en voer ik deze door bij de cliënten?

      Dit doet u bij de afdeling entiteit. Daar dient u de standaard arts (groene pijl in onderstaande afbeelding) aan te passen en de optie 'Aanpassen' (blauwe pijl in onderstaande afbeelding) aan te vinken bij huidige toewijzingen. Volg de onderstaande ...

    • Waarom heb ik als FAB geen toegang tot een bepaalde locatie of afdeling?

      Per entiteit wordt aangegeven wie eigenaar en wie beheerder is van de entiteit. Mogelijk staat dit voor de betreffende locatie of afdeling niet goed. Neem contact op met de Medimo helpdesk om dit na te gaan. Medisch Hulpmiddel Medimo automatiseert ...

    • De deeltijden van de afdeling zijn gewijzigd. Kan dit worden aangepast?

      Ja. Functioneel applicatiebeheerders kunnen de standaard deeltijden aanpassen bij de afdeling entiteit. Let op! Het aanpassen van de standaard deeltijden heeft géén invloed op de huidige medicatie van cliënten. Als deze medicatie ook omgezet dient te ...