Afdeling entiteit
Een afdeling entiteit stelt doorgaans een afdeling, woongroep, team of een deel daarvan voor. De configuraties die u op dit niveau doet, hebben betrekking op de cliënten die verblijven op deze afdeling. Ook kunt gebruikers aanmaken onder de afdeling. Dit artikel beschrijft welke configuraties u op dit niveau doet en waarop die invloed hebben.
In dit artikel wordt de term 'afdeling' gebruik. Deze term in is Medimo instelbaar en kan dus afwijken van de term die u gebruikt.
Navigatie
Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het hoofdmenu op Onderhoud > Entiteiten > Afdelingen beheren. Hier wordt een lijst van afdelingen entiteiten getoond. Klik op de afdeling om die te openen.
Voorbeeld afdeling entiteit
Bovenin aan de rechterzijde worden links weergegeven om bijvoorbeeld de historie of de gebruikers te raadplegen. Daaronder worden de instellingen van de afdeling entiteit getoond.
Toelichting op velden / instellingen
Hieronder volgt een toelichting op de getoonde velden.
Naam, Adres, Postcode, Plaats, Telefoonnummer, Faxnummer
Dit zijn de contactgegevens van de afdeling. Deze gegevens worden getoond bij klinische locaties (en daarmee afdelingen) op toedienlijsten en recepten. Voor poliklinische en thuislocaties worden de thuisgegevens van de cliënt gebruikt.
Standaard uitdeeltijden
Deze tijden stellen de standaard (uit)deeltijden vast. Meestal zijn dit de rondes in de ochtend, middag, voor het avondeten en voor het slapen. Deze tijden worden onder andere gebruikt om het invoeren van medicatie te vergemakkelijken. Er kunnen maximaal 6 standaard uitdeeltijden worden opgegeven.
Standaard voorschrijver / Standaard apotheek
Per cliënt wordt vastgelegd wie de verantwoordelijke arts en de leverende apotheek zijn. Voor klinische locaties gebruikt Medimo de arts en apotheek uit de locatietoewijzing. Krijgt de cliënt een locatietoewijzing op deze afdeling, dan worden standaard deze arts en apotheek toegewezen. Voor poliklinische en thuislocaties worden de arts en apotheek uit de thuisgegevens gebruikt, en worden deze velden genegeerd.
Deadline vandaag(min)
Bij het voorschrijven of bestellen van medicatie moet een ingangsmoment of gewenste leverdatum worden opgegeven. Op verschillende plekken in Medimo kan worden ingesteld dat dit 'Vandaag' moet zijn. De deadline bepaalt of de datum van vandaag of (bij overschrijding van de deadline) de datum van morgen wordt gebruikt. De deadline wordt uitgedrukt in minuten voor het einde van de dag. Als de deadline bijvoorbeeld 16:00 uur is, dan is dit 480 minuten (8 uur x 60 minuten). Wordt vóór 16:00 uur een aanvraag gedaan, dan is dit vóór de deadline en wordt de datum van vandaag gebruikt. Na 16:00 uur wordt de datum van morgen gehanteerd.
1e (en 2de) weekroldag, ingangstijd, deadline (min)
Bij het voorschrijven van medicatie moet een ingangsmoment worden opgegeven. In Medimo kan worden ingesteld dat dit per ingang van de 'weekroldag' gebeurt. Hierbij wordt gekeken naar de huidige medicatierollen van de cliënt. Heeft de cliënt geen rol, dan wordt teruggevallen op deze waarden. U geeft hier ook een deadline op. De deadline bepaalt of de datum (en tijd) van de aankomende weekroldag wordt gebruikt of, bij overschrijding van de deadline, de datum van de opvolgende weekroldag.
Dagelijkse rol
U kunt ook instellen dat er 'dagelijks' een rol wordt geleverd. Dit stelt u in bij de eerste weekrol dag. Deze optie gebruikt u wanneer er vaker dan 3 keer per week een medicatierol wordt geleverd. Voor afdelingen waar 'dagelijks' een medicatierol wordt geleverd geldt het volgende:
- De periode van de toedienregistratie in de webversie is van maandag tot en met zondag
- Onderscheid wel/niet in rol op de toedienregistratie wordt afgeleid van dagelijkse rol
Onderscheid wel/niet in rol
Op de toedienregistratie wordt onderscheid gemaakt in medicatie dat in de medicatierol zit en medicatie dat daar buiten zit. Dit wordt ook wel losse medicatie genoemd. In de klinische setting wordt hiervoor gekeken naar de medicatierol die is gemaakt in Medimo. Wordt er 'dagelijks' een medicatierol gemaakt, dan gaat Medimo hier anders mee om.
Betreft het een continu recept en zit de medicatie in de huidige medicatierol, dan wordt er vanuit gegaan dat deze ook in de toekomstige medicatierollen zit. Om die reden wordt op de toedienregistratie getoond dat de medicatie ook voor de rest van de week in de rol zit. Dit ondanks dat er voor die dagen nog geen medicatierol is gemaakt.
Wekelijkse / 2-wekelijkse rol
Hier legt u vast hoe vaak de medicatierol wordt geleverd: wekelijks, op de even weken (2-wekelijkse rol) of de oneven weken (2-wekelijkse rol). Deze instelling heeft geen invloed op de weergave van de toedienlijst.
1e (en 2de) weekleverdag, deadline (min)
Bij het bestellen van medicatie wordt om een gewenste leverdatum gevraagd. In Medimo kan worden ingesteld dat dit de 'weekleverdag' moet zijn. Wordt hiervoor gekozen, dan gebruikt Medimo deze velden om de datum te berekenen. U geeft ook hier een deadline op, die bepaalt of de datum (en tijd) van de aankomende weekleverdag wordt gebruikt of, bij overschrijding van de deadline, de datum van de opvolgende weekleverdag.
Bulklevering aantal dagen
De apotheek kan een bulklevering aanmaken. Het aantal stuks in de bulklevering wordt door Medimo berekend. Hierbij wordt onder andere het aantal dagen voor de bulklevering gebruikt. Maakt de apotheek geen bulkleveringen aan, dan vult u hier 0 in.
Uitgifte-levering aantal dagen
Bij gebruik van de 'Uitgifte module' worden in Medimo uitgiftes klaargezet. Dit veld bepaalt voor hoeveel dagen de uitgifte geldt. Als u hier bijvoorbeeld 7 invult, dan worden uitgiftes klaargezet voor 7 dagen aan medicatie. Maakt u geen gebruik van deze module, dan vult u hier 0 in.
Memocode
In een klinische setting maakt de apotheek in Medimo de opdracht aan voor de medicatierollen. Deze opdracht wordt vanuit Medimo verstuurd naar de partij die de medicatierollen verpakt. Vaak wil deze partij een identificatiecode van de afdeling waarvoor de medicatierollen worden verpakt. Medimo gebruikt hiervoor dit veld. De apotheek geeft aan welke Memocode u hier moet invullen. Wordt er geen medicatierollen geleverd of gebruikt de apotheek hiervoor een ander systeem, dan laat u dit veld leeg.
Is er geen Memocode ingevuld, dan worden voor cliënten van die afdeling geen opdrachten gemaakt voor de medicatierollen. Hiervoor wordt gewaarschuwd als de apotheek een opdracht wil maken voor dergelijke afdelingen.
Toedienlijst volgorde
Hier stelt u in hoe de cliënten worden gesorteerd bij het openen van de 'werklijst afdeling' of 'toedienregistratie afdeling'. Ook wordt deze waarde gebruikt voor de sortering van papieren toedienlijsten.
Toedienlijst / Bestellijst op weekdoosdag
Medimo kan wekelijks een papieren toedienlijst en bestellijst naar de afdeling mailen. Meestal wordt er gebruik gemaakt van toedienregistratie en medicatieherhaling in Medimo. In dat geval zijn deze papieren lijsten overbodig en staat deze optie uit. Deze optie staat los van eventuele back-up toedienlijsten die dagelijks worden gemaild.
Afdelingstype
In Medimo kunt u verschillende benchmarkoverzichten genereren. Deze benchmarks geven onder andere inzicht in het medicatiegebruik binnen uw organisatie. In deze overzichten kan een onderscheid worden gemaakt in het type afdeling. Medimo gebruikt hiervoor dit veld. Ook kunt u met de optie 'Niet importeren in de benchmark' de afdeling uitsluiten van benchmarkoverzichten, bijvoorbeeld bij een test- of trainingsafdeling.
Altijd eerste lijns verblijf (ELV)
Locatietoewijzingen kunnen als 'Eerste lijns verblijf (ELV)' worden gemarkeerd. Dit wordt in Medimo gebruikt voor overzichten en in de ELV-declaratiemodule. Door deze optie te activeren, wordt automatisch de locatietoewijzing van de afdeling gemarkeerd als eerste lijns verblijf.
Klik voor afbeelding locatietoewijzing
Altijd diagnose behandel combinatie (DBC)
Locatietoewijzingen kunnen als 'Diagnose behandel combinatie (DBC)' worden gemarkeerd. Dit wordt in Medimo gebruikt in overzichten. Door deze optie te activeren, wordt automatisch de locatietoewijzing van de afdeling gemarkeerd als diagnose behandel combinatie.
Klik voor afbeelding locatietoewijzing
Altijd bijlocatie
Locatietoewijzingen kunnen een hoofdtoewijzing of een bijlocatie zijn. Hoofdtoewijzingen zijn vaak het verblijf of de poliklinische afdeling waar de cliënt is opgenomen. Bijlocaties worden gebruikt voor bijvoorbeeld dagbestedingen. Standaard worden locatietoewijzingen gemarkeerd als hoofdtoewijzing. Door deze optie te activeren, markeert Medimo de toewijzing niet als hoofdtoewijzing, maar als bijlocatie.
Hoofdlocatietoewijzing (standaard)
Bijlocatie
Hoofdlocatietoewijzing (standaard)
Bijlocatie
Huidige toewijzingen aanpassen
Vink deze optie aan als u de arts en/of apotheek van de afdeling aanpast en deze wijzigingen wilt doorvoeren bij de cliënten. Meer informatie daarover vindt u hier.
Nieuwe afdeling aanmaken
U kunt nieuwe afdelingen toevoegen. Afdelingen worden aangemaakt onder een locatie. Voordat u de afdeling aanmaakt moet bekend zijn onder welke locatie die wordt toegevoegd. Nieuwe afdeling aanmaken kan vanuit de lijst met afdeling entiteiten. Daar wordt onderin aan de linkerzijde de knop 'nieuwe toevoegen' getoond. Mist u deze knop, dan bent u niet gemachtigd om afdelingen aan te maken.
Klik op 'Nieuwe toevoegen'
Hierna wordt gevraagd de locatie te selecteren waaraan u de afdeling wilt toevoegen. Dit komt overeen met de onderstaande afbeelding.
Kies de locatie
Vervolgens wordt er een pagina getoond om de instellingen van de nieuwe afdeling op te geven. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.
Configureer de afdeling
Als u een nieuwe afdeling toevoegt, dan zijn er een aantal parameters voor-ingevuld. Hiervoor worden de waarden gebruikt die zijn gekozen bij de laatste afdeling die is toegevoegd aan de locatie. Dit voorkomt veel instelwerk en het vergeten van bepaalde opties.
Configuratie die niet worden overgenomen zijn:
- Standaard voorschrijver / Standaard apotheek
- Memocode
Klik op 'Toevoegen'
Hiermee maakt u de afdeling aan en wordt de lijst van afdeling entiteiten getoond.
Afdeling verwijderen
Is de afdeling niet meer nodig, dan kunt u deze verwijderen. Gebruik hiervoor de knop verwijderen die wordt getoond in het overzicht van de entiteit.
Verwijderde afdelingen
U kunt ook verwijderde afdelingen nagaan. Gebruik daarvoor de knop 'Toon verwijderd' in de lijst met afdeling entiteiten.
Klik vervolgens op de verwijderde entiteit om deze te raadplegen. Vanuit hier kunt u desgewenst de afdeling heractiveren.
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-4, productiedatum: 01-10-2024
Related Articles
Hoe maak ik een afdeling entiteit aan?
Dit kunt u met de knop '+ Nieuwe toevoegen' vanuit de lijst met afdeling entiteiten. Afdeling entiteiten worden aangemaakt onder een locatie entiteit. Voordat u de afdeling gaat aanmaken moet bekend zijn onder welke locatie entiteit die moet worden ...Locatie entiteit
Een locatie entiteit stelt doorgaans een locatie, regio of een deel daarvan voor. De configuraties die u op dit niveau doet, hebben betrekking op de cliënten die verblijven op afdelingen van deze locatie. Ook kunt gebruikers aanmaken onder de ...Afdeling herhaalmedicatie inrichten
Om het bestellen van medicatie door de zorg te faciliteren, moet het één en ander conform de werkafspraken worden ingericht. Hierbij moet er met de volgende onderwerpen rekening worden gehouden. Permissies Gebruikers die herhaalmedicatie gaan ...Wat doet de parameter 'Deadline vandaag (min)' bij een afdeling entiteit?
De deadline gebruikt Medimo om te bepalen of de apotheek een medicatie wijziging wat per vandaag ingaat nog kan verwerken (uitgezonderd spoedleveringen). Voert de voorschrijver voor de deadline de medicatie wijziging door dan toont Medimo als ...Hoe wijzig ik de arts van een afdeling en voer ik deze door bij de cliënten?
Dit doet u bij de afdeling entiteit. Daar dient u de standaard arts (groene pijl in onderstaande afbeelding) aan te passen en de optie 'Aanpassen' (blauwe pijl in onderstaande afbeelding) aan te vinken bij huidige toewijzingen. Volg de onderstaande ...