Beschrijving van de CGM-importkoppeling
Dit artikel beschrijft hoe de CGM import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn
op te lossen.
CGM dient de koppeling in CGM te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de CGM-importkoppeling. Hiervoor dient de apotheek contact op te nemen met de leverancier van CGM.
Omschrijving
Het
kunnen importeren van medicatie wat in CGM is opgenomen in de
'Distributiegroep' naar Medimo. Hierdoor kan de zorg medicatie aftekenen
en herhalen zonder dat een arts deze handmatig hoeft in te voeren in
Medimo. Deze koppeling wordt doorgaans gebruikt voor bijvoorbeeld
thuiszorg of cliënten zonder-behandeling. De CGM-importkoppeling
kan NIET worden gebruikt om cliëntmutaties door te voeren zoals een
opname, ontslag of verhuizing.
Werking van de koppeling
Dit
hoofdstuk legt uit welk proces de koppeling doorloopt en wanneer Medimo
een mutatie doorvoert. Deze stappen zijn gevisualiseerd in onderstaande
afbeelding.
Hieronder een korte toelichting per stap.
- Ontvangen van de distributiegroep uit CGM
De eerste stap is het ontvangen van de distributiegroep uit CGM. De apotheek kan vanuit CGM handmatig een distributiegroep sturen, ook kan deze middels de scheduler automatisch periodiek de distributiegroepen sturen. Voor het maken van de distributiegroepen en de voorwaarden daarvan kunt u de documentatie van CGM raadplegen. - Matchen van cliënten / nagaan van permissies
Nadat Medimo de distributiegroepen uit CGM succesvol heeft ontvangen, wordt bepaald in welke cluster Medimo zoekt naar de cliënten. Medimo bepaalt dit aan de hand van de permissies toegekend aan de CGM import-user in Medimo. Er wordt gekeken voor welke groep cliënten deze import-user de permissies 'Bekijk medicatie' en 'Pas basisinformatie cliënt aan' heeft. Medimo gaat in deze groep cliënten zoeken. Voor het zoeken in de groep gebruikt Medimo het mensnummer van de cliënt in CGM en matcht deze met de waarde 'Import vanuit apotheeksysteem - ID' in Medimo. Als er geen match is, valt Medimo terug op het BSN. Wordt daar ook geen match op gevonden dan logt Medimo een foutmelding in de 'log apotheekimport'. De laatste check in dit deel van het proces is nagaan of de import bij de cliënt in Medimo op 'Ja' staat. Staat deze op nee, dan blokkeert Medimo de toegang en logt een foutmelding. - Bepalen welke medicatielijst actueler is
Het kan voorkomen, bijvoorbeeld in de AWN-situatie, dat medicatie handmatig in Medimo is aangepast. Bijvoorbeeld als de (waarneem)arts of Dienstapotheek in Medimo werkt. Om te voorkomen dat abusievelijk de handmatige mutatie in Medimo te niet wordt gedaan, blokkeert Medimo de import. De apotheek moet de medicatielijst in CGM actualiseren en opnieuw een distributiegroep sturen. - Nagaan van de medicatie van de cliënt uit distributiegroep
Medimo gaat na of de medicatie wat in de medicatielijst van de cliënt in de distributiegroep staat, verwerkt kan worden. Lukt dit niet, dan stopt Medimo met de verwerking en logt een foutmelding in de 'Log apotheekimport'. Medimo verwerkt medicatie wat aan de volgende voorwaarden voldoet. - Het voorschrift moet een WCIA-code (doseercode) hebben
- Toedienschema moet overeenkomen met de WCIA-code - De apotheek kan zelf bepalen voor hoeveel dagen een toedienschema wordt verstuurd.
- Verschillen nagaan en muteren
Als de medicatie van de cliënt uit de distributiegroep voldoet aan alle voorwaarden gaat Medimo na wat het verschil in de medicatielijsten is. Zit er een verschil in, dan past Medimo de status aan van de cliënt aan. - Sturen van verwerkingsrapport
Medimo stuurt van de ontvangen gegevens een verwerkingsrapport. De apotheek ontvangt deze per mail. Vanwege privacygevoelige informatie in de e-mail, dient deze op een veilige manier te worden verzonden.
Log apotheekimport
Alle
verwerkingen (zowel wel en niet succesvol) worden gelogd in de 'Log
apotheekimport'. Deze log is inzichtelijk voor de apotheek en de
functioneel applicatiebeheerder van de zorginstelling. Via het 'Zoeken
in alles'-veld kunt u navigeren naar de 'Log apotheekimport'.
Bent u een apotheekmedewerker? Dan kan dit ook vanuit het hoofdmenu via Mijn apotheek > Apotheek import. Bent u functioneel applicatiebeheerder dan kan dit vanuit het hoofdmenu via Beheer > Logs > Apotheek import.
Medimo
toont in deze tabel per cliënt de verwerking. Is de verwerking niet
succesvol dan toont Medimo in de kolom 'Melding' wat de foutmelding is.
Er wordt in de tabel alleen informatie getoond van de cliënt en een
eventuele foutmelding. De daadwerkelijk medicatiedata die Medimo ontvangt van CGM is te vinden in de log 'CGM import'. Deze log
is enkel beschikbaar voor de apotheek en de Medimo helpdesk.
Apotheek ziet in de 'Log apotheekimport' alleen de cliënten waarvan die
de apotheek is. De Functioneel applicatiebeheerder ziet alle cliënten
waarvoor wordt geïmporteerd, ongeacht wie de apotheek is van de cliënt.
Foutmeldingen
Als
Medimo de gegevens niet kan verwerken, dan wordt er een foutmelding
gelogd. Afhankelijk van de foutmelding dient de functioneel
applicatiebeheerder of de apotheek actie te ondernemen. Nadat 1 van
beide een aanpassing heeft gedaan dient opnieuw de medicatiegegevens te worden verstuurd vanuit CGM. Dit proces moet worden herhaald totdat er
geen foutmelding voor de cliënt wordt gelogd. Hieronder wordt per
foutmelding beschreven wat niet verwekt kan worden en hoe dit op te
lossen is.
Bewoner niet gevonden of u bent niet gemachtigd
De cliënt is niet bekend bij de locaties waarvoor u mag importeren. Dit kan de volgende oorzaken hebben:
- Cliënt is (nog) niet aangemaakt in Medimo
- Cliënt heeft niet de juiste gegevens in Medimo (BSN)
- Cliënt verblijft in Medimo (nog) op de verkeerde afdeling
- Aan de cliënt in Medimo is de verkeerde apotheek gekoppeld
- Het account wat in Medimo wordt gebruikt voor de import heeft niet de juiste permissies voor de cliënt
Voor de eerste 4 punten dient u contact op te nemen met de functioneel applicatiebeheerder van de zorginstelling. Die kan dit nagaan en indien nodig aanpassen. Als deze 4 punten zijn nagegaan en Medimo blijft dezelfde foutmelding tonen, dan dient er contact te worden opgenomen met de Medimo helpdesk.
Doseercode is verplicht. Kies een doseercode in CGM en upload opnieuw
Medimo gebruikt onder andere de WCIA-code om de dosering te bepalen. Wanneer er geen WCIA-code is toegevoegd aan het voorschrift in CGM kan Medimo de dosering niet bepalen. Voeg een WCIA-code toe aan het voorschrift in CGM en stuur opnieuw de gegevens.
Medimo gebruikt onder andere de WCIA-code om de dosering te bepalen. Wanneer er geen WCIA-code is toegevoegd aan het voorschrift in CGM kan Medimo de dosering niet bepalen. Voeg een WCIA-code toe aan het voorschrift in CGM en stuur opnieuw de gegevens.
De doseercode […] werd niet herkend. Neem contact op met de Medimo Helpdesk
Medimo
maakt gebruikt van de 'Landelijke doseercodes' (Tabel 25). In CGM
kan hiervan worden afgeweken. Wanneer er geen landelijke doseercode
wordt gebruikt, kan Medimo de dosering niet bepalen. In dat geval moet
de WCIA-code in CGM worden aangepast naar een landelijke
doseercode. Weet u niet welke landelijke doseercode u kunt gebruiken dan
raadt Medimo aan te kiezen voor 'Gebruik bekend' of 'Volgens
voorschrift'.
Doseercode […] is helaas niet mogelijk in Medimo. Kies een andere doseerwijze in CGM en upload opnieuw
Medimo maakt gebruikt van de 'Landelijke doseercodes' (Tabel 25). In CGM kan hiervan worden afgeweken. Wanneer er geen landelijke doseercode wordt gebruikt, kan Medimo de dosering niet bepalen. In dat geval moet de WCIA-code in CGM worden aangepast naar een landelijke doseercode. Weet u niet welke landelijke doseercode u kunt gebruiken dan raadt Medimo aan te kiezen voor 'Gebruik bekend' of 'Volgens voorschrift'.
Medimo maakt gebruikt van de 'Landelijke doseercodes' (Tabel 25). In CGM kan hiervan worden afgeweken. Wanneer er geen landelijke doseercode wordt gebruikt, kan Medimo de dosering niet bepalen. In dat geval moet de WCIA-code in CGM worden aangepast naar een landelijke doseercode. Weet u niet welke landelijke doseercode u kunt gebruiken dan raadt Medimo aan te kiezen voor 'Gebruik bekend' of 'Volgens voorschrift'.
Bewoner staat geblokkeerd in Medimo voor upload, ga na in Medimo
In Medimo wordt per cliënt aangegeven of medicatie uit een Apotheek Informatiesysteem (AIS) mag worden geïmporteerd. Dit wordt aangegeven met de optie 'Import vanuit apotheeksysteem' in het tabblad basisinformatie bij de niet-medische gegevens van de cliënt. Staat deze optie op 'Nee', dan blokkeert Medimo de import. Deze optie dient op 'Ja' te worden gezet, conform de werkafspraken, voordat er medicatie kan worden geïmporteerd.
Medicatielijst is in
Medimo bijgewerkt en daarmee recenter dan CGM, upload is nu
geblokkeerd. Ga na en pas medicatie aan in CGM
De medicatie in Medimo is aangepast. Dit kan voorkomen in de volgende situaties:
- De importmodule wordt gebruik in combinatie met voorschrijven in Medimo.
- De dienstapotheek is aangesloten.
Om
te voorkomen dat abusievelijk de medicatie van de cliënt wordt gestopt,
blokkeert Medimo de import. In CGM dient te medicatie van de cliënt te worden aangepast zodat deze actueel en gelijk aan
de medicatielijst in Medimo is.
Kon geen frequentie bepalen, tegenstrijdige frequenties
Het toedienschema komt niet overeen met de WCIA-code van het voorschrift. Hierdoor kan Medimo niet eenduidig bepalen wat de dosering is. Pas de WCIA-code of toedienschema aan zodat deze met elkaar overeenkomen en stuur opnieuw de gegevens.
Kon tijd niet goed converteren
In
het toedienschema zijn geen toedientijden opgegeven. Medimo kan niet
bepalen hoe laat medicatie moet worden gegeven. De apotheek dient de
tijden toe te voegen aan het toedienschema van het voorschrift in CGM.
Kon geen doseereenheid [...] bepalen
Medimo kan aan de hand van de WCIA-code niet bepalen wat de doseereenheid moet zijn. Pas in CGM de WCIA-code van het voorschrift aan en stuur de gegevens opnieuw.
Settings voor apotheek
In CGM kan per voorschrift worden aangegeven dat deze 'niet-afroepbaar' zijn. Hiermee geeft de apotheek aan dat deze medicatie niet herhaald kan worden door de zorg. In Medimo zijn er 2 settings die hierop betrekking hebben:
- Blokkeer herhaalaanvraag bij afroepbaar=nee (CGM) - Deze medicatie kan in Medimo niet worden herhaald.
- Toon waarschuwing bij afroepbaar=nee dat apotheek standaard levert (CGM) - Medimo toont tijdens het bestellen dat de apotheek deze medicatie standaard levert en dus niet herhaald hoeft te worden door de zorg.
Als dit ook in Medimo dient te worden geblokkeerd dat moet de apotheek de setting 'Blokkeer herhaalaanvraag bij afroepbaar=nee (CGM)' toevoegen. Meer informatie over het toevoegen van setting aan de apotheek is na te gaan in artikel Hoe voeg ik een Setting toe aan mijn apotheek?
Voorwaarden
Voor een succesvolle verwerking moet er aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Cliënt moet in Medimo en CGM een correct BSN hebben
- CGM moet de koppeling hebben geactiveerd voor de apotheek
- Cliënt moet met een gevulde medicatielijst zijn opgenomen in de distributielijst in CGM
- Cliënt in CGM moet de markering 'digitale toedienregistratie' hebben en moet er gekozen zijn voor de juiste Medimo omgeving - Medimo of Medimo-GGZ).
- 'Import vanuit apotheeksysteem' moet bij de cliënt in Medimo op 'Ja' staan
- Import-user in Medimo moet voldoende permissies hebben - Dit regelt de Medimo helpdesk
- De medicatielijst van CGM moet actueel zijn
- De medicatie in CGM moet een WCIA-code hebben
- De WCIA-code moet overeenkomen met het toedienschema
- In het toedienschema moeten toedientijden zijn opgenomen - Behalve bij 'zonodig' medicatie.
Medisch Hulpmiddel
Medimo is een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) en toedienregistratiesysteem (TDR) en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Directive (MDD, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-1, productiedatum: 27-02-2024
Related Articles
Beschrijving van de Pharmacom importkoppeling
Dit artikel beschrijft hoe de Pharmacom import koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Pharmapartners dient de koppeling in Pharmacom te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Pharmacom ...Wie is verantwoordelijk voor de Importkoppeling
Wanneer er wordt gewerkt met de import koppeling, dan moeten hiervoor een aantal handelingen worden uitgevoerd in Medimo. Dit artikel beschrijft welke handelingen dit zijn en wie daarvoor verantwoordelijk is. Inrichting importkoppeling eerste keer ...CGM import foutmeldingen
Als Medimo de gegevens niet kan verwerken, dan wordt er een foutmelding gelogd. Afhankelijk van de foutmelding dient de functioneel applicatiebeheerder of de apotheek actie te ondernemen. Nadat 1 van beide een aanpassing heeft gedaan dient opnieuw de ...Beschrijving van de ELV-declaratie
Eerstelijns Verblijf (ELV) is een behandeling met verblijf welke onder de Wet Langdurige Zorg (WLZ) valt. De farmaceutische zorg- en hulpmiddelen dienen echter via de Zorgverzekeringswet gedeclareerd te worden. Met de declaratiemodule ELV in Medimo ...Hoe kan ik de importkoppeling voor een cliënt activeren?
Met het intakeformulier. Dit formulier wordt als actie automatisch toegevoegd bij nieuwe opnames, verhuizingen en terugkomst tijdelijke afwezigheid*. Is bovenstaande niet van toepassing en wilt u voor de cliënt de importkoppeling activeren, dan kunt ...