Beschrijving van de ELV-declaratie
Eerstelijns Verblijf (ELV) is een behandeling met verblijf welke onder de Wet Langdurige Zorg (WLZ) valt. De farmaceutische zorg- en hulpmiddelen dienen echter via de Zorgverzekeringswet gedeclareerd te worden. Met de declaratiemodule ELV in Medimo is het mogelijk overzichten en/of declaratiebestanden te maken om deze farmaceutische zorg te kunnen declareren bij de zorgverzekeraars.
Algemeen
In de zorgverzekeringsdeclaratie bestaan er tarieven en materiaalkosten per apotheek per zorgverzekeraar. Deze tarieven en materiaalkosten zijn doorgaans bekend bij clearingpartijen, maar niet bij Medimo. Medimo kan AP304-(tussen)bestanden aanmaken welke nog door een dergelijke clearingpartij herberekend moeten worden. De materiaalkosten worden hier in eerste instantie berekend op basis van de apotheekinkoopsprijs (AIP). De tarieven worden standaard op 0 gezet, tenzij door de apotheker anders ingesteld wordt.
De AP304-bestanden dienen per zorgverzekeraar aangemaakt te worden. Medimo voert daartoe een controle online verzekeringsrecht (COV) uit bij de aanmaak van de declaratierun. Dat kan bij CHA en bij Vecozo.
Basisinstellingen
Locatietoewijzing
Voor een bewoner kan per locatietoewijzing worden aangegeven of deze onder de ELV valt. U opent daartoe het tabblad locatietoewijzingen van de bewoner en selecteert de betreffende toewijzing. Door het vinkje aan te zetten bij 'Eerstelijns verblijf (ELV)' activeert u deze locatietoewijzing als ELV. Wijzigingen in dit veld worden als patiëntmutatie gelogd en doorgestuurd naar andere medimogebruikers die patiëntmutaties ontvangen. U kunt wijzigingen terugvinden in de log van de patiëntgegevens.
Indien een bewoner op enig moment meerdere locatietoewijzingen heeft, dan zullen de medicatieregels meegenomen worden voor declaratie bij de zorgverzekeraars indien de bewoner minimaal 1 locatietoewijzing als ELV gekenmerkt heeft staan.
Bij Overzichten > Cliënten > Overzicht eerstelijns verblijf cliënten kunt u een overzicht krijgen van alle huidige cliënten die nu of in het verleden een ELV toewijzing hebben (gehad).
Locatieinstelling
Per locatie kan worden ingesteld of ELV-declaratie van toepassing is. Dit is afhankelijk van de werkwijze in de apotheek, als bijvoorbeeld de apotheek direct vanuit het AIS declareert. In dergelijke situaties hoeft niet via Medimo gedeclareerd te worden. U stelt dit in bij Onderhoud > Entiteiten > Locaties beheren.
Bij het veld 'Declareren' kunt u kiezen voor:
- Niets declareren (standaard)
- Alleen GDS
- Alleen losse leveringen
- GDS en losse leveringen
Apotheekgegevens
Declaratiebestanden dienen namens een apotheek ingediend te worden. Hiertoe moeten de AGB-gegevens van de apotheek en de apotheker worden ingevuld. Declaratiebestanden dienen per zorgverzekeraar opgesteld te worden. Hiertoe moet de verzekering van de bewoner bepaald worden. Medimo kan hiervoor een controle online verzekeringsrecht (COV) uitvoeren bij CHA. Momenteel kan dit bij CHA en bij Vecozo.
U stelt dit in bij Onderhoud > Entiteiten > Apotheken beheren. Vul daar de volgende velden in:
- AGB-code apotheek
- AGB-code apotheker
- COV-login (CHA gebruikersnaam)
- COV-password (CHA wachtwoord)
Indien u via Vecozo de COV wilt uitvoeren, dient u een toestemmingsverklaring in te vullen. Op de website van Vecozo kunt u meer informatie terugvinden over deze toestemmingsverklaring.
Wanneer er al 2 toestemmingsverklaringen voor andere softwareleveranciers bij Vecozo zijn, kan er contact worden opgenomen met Vecozo voor een aanvullende toestemmingsverklaring.
Artsgegevens
In de declaratiebestanden dient aangegeven te zijn wat de AGB-code van de voorschrijver is. U stelt dit in bij Onderhoud > Entiteiten > Artsen beheren.
N.B. Indien u met terugwerkende kracht declaratiebestanden maakt, dan is het mogelijk dat er oude regels genoteerd staan op voorschrijvers die momenteel niet meer werkzaam zijn binnen de organisatie. Medimo zal checken bij afronden van de declaratierun of voor alle artsen een AGB-code is ingevuld. Een foutieve of onbekende AGB-code kan reden zijn voor de zorgverzekeraar om de declaratieregel af te keuren.
Bij Overzichten > Overig > Overzicht artsen kunt u een overzicht krijgen van alle artsen in uw zakelijk verband. Kies daarvoor voor het overzicht 'Edi/AGB'.
Declaratie voorwaarden
In een declaratierun worden alle nog niet gedeclareerde verstrekkingen meegenomen, ook met terugwerkende kracht tot 12 maanden geleden. Declaratieregels worden meegenomen als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:
- De bewoner heeft ten tijde van aflevering een locatietoewijzing met het vinkje 'eerstelijns verblijf'.
- De locatie entiteit had op het moment van verblijf de juiste ELV-instelling aan staan.
Tarief WMG (optioneel)
Wanneer u geen gebruik maakt van een clearingpartij die voor u de declaratie herberekend met de juiste tarieven, kunt u in Medimo per apotheek een standaardtarief opnemen per type terhandstelling. Let op! Dat is dus per apotheek en niet per UZOVI-code! U stelt de standaard tarieven in vanuit het declaratiemenu: Hoofdmenu > Declaratie. Kies dan voor het icoontje met het tandwiel.
Rechten
Declaraties kunnen worden aangemaakt en beheerd door apotheekgebruikers met apotheekbeheerrechten. De betreffende apotheekgebruiker dient dan het recht 'Pas informatie over apotheek aan' te hebben of in de functioneel beheerdergroep van de apotheek te zitten.
Declaratierun
Algemeen
Er kan altijd maar 1 open declaratierun zijn. Een declaratierun loopt tot en met de laatste dag van de voorgaande maand. U kunt een declaratierun starten door te gaan naar Hoofdmenu > Declaratie > Nieuwe run toevoegen. In de achtergrond worden alle openstaande regels gezocht en toegevoegd aan de declaratierun. Per bewoner wordt op dat moment een controle online verzekeringsrecht (COV) uitgevoerd. Dit proces kan enige minuten duren. Wanneer de run gereed is kunt u de run vanuit het overzicht aanklikken. Er opent zich een scherm met meerdere tabbladen. U dient al deze tabbladen te doorlopen om potentiële declaratieproblemen op te lossen.
Een aantal situaties zal voor meerdere declaratieregels van toepassing zijn. Door het vinkje 'Pas regels met zelfde eigenschappen allemaal aan' te zetten kunt u al deze regels ineens aanpassen.
U kunt zoeken en filteren in de selecties in de tabbladen. Gebruik daarvoor met spatie gescheiden zoektermen om slim te zoeken/filteren. U kunt ook een enkel tabblad laten herladen door op de refresh-knop te drukken.
Tabblad Alles
In dit tabblad worden alle regels uit de declaratie getoond. U kunt dit tabblad gebruiken als eerste screening, of om 1 bepaalde regel of client uit de run te verwijderen.
Tabblad Merkloos
Declaraties dienen op z-indexnummer te geschieden. GDS verstrekkingen worden op z-indexnummer geregistreerd in Medimo. Wanneer u echter ook losse verstrekkingen wilt declareren, dan dient u hier aan te geven welke z-indexnummers gedeclareerd moeten worden. In dit tabblad worden alle regels getoond die nog geen z-indexnummer in de bestanden hebben. Wanneer u ook losse verstrekkingen vanuit Medimo wilt declareren, adviseren wij u Medimo bij te laten werken met de juiste aantallen en z-indexnummers middels Edifact-retourberichten.
Tabblad EAV
In instellingen wordt wel eens gewerkt met geneesmiddelen in een Eenheids Afleververpakking (EAV). Dit zijn veelal duurdere, apart verpakte geneesmiddelen bedoeld voor intramuraal gebruik. Vanwege dit intramurale karakter worden deze geneesmiddelen doorgaans niet door de zorgverzekeraar vergoed. In dit tabblad worden alle regels getoond die als EAV-verpakking in de bestanden geregistreerd staan. Wanneer u wenst kunt u hier een alternatief z-indexnummer selecteren.
Tabblad Eenheid afwijkend
Artsen hebben de vrijheid om een geneesmiddel voor te schrijven in de eenheid die ze willen. Bijv een injectie kan als stuks of als milliliter omschreven worden. Declaraties dienen echter in de vaste declaratie-eenheid van het betreffende z-indexnummer te geschieden. In dit tabblad worden alle regels getoond die een afwijkende eenheid hebben in de verstrekking ten opzichte van het z-indexnummer. U kunt hier het juiste, te declareren aantal opgeven.
Tabblad prijs leeg
Soms wordt er een eigen preparaat gebruikt tijdens het voorschrijven. Dergelijke preparaten zijn niet opgenomen in de z-index en kunnen mogelijk declaratieproblemen opleveren. In dit tabblad worden dergelijke regels getoond en kunt u het juiste declaratiebedrag opgeven. Tevens kunt u aangeven of het middel naar de zorgverzekeraar moet, of onder een andere post geboekt moet worden (afboeken of op rekening).
Tabblad bijlage-2-voorwaarde
Voor een aantal geneesmiddelen worden door de zorgverzekeraars nadere voorwaarden gesteld aan de vergoeding. In dit tabblad worden dergelijke regels getoond en kunt u aangeven of het middel bij de zorgverzekeraar moet worden gedeclareerd, of onder een andere post geboekt moet worden (afboeken of op rekening).
Tabblad niet preferent
Een aantal zorgverzekeraars heeft een preferentiebeleid waarbij ze per geneesmiddel bepalen welk merk onder de vergoeding valt. In dit tabblad worden de regels getoond die volgens het standaard preferentiebeleid van de zorgverzekeraar niet vergoed zou worden. Per regel kunt u aangeven of de verstrekking van het betreffende middel medisch of logistiek noodzakelijk is. Ook kunt u een desgewenst een z-indexnummer selecteren dat wel onder het preferentiebeleid valt.
Tabblad niet vergoed
In dit tabblad worden de regels getoond die niet onder de zorgverzekeringswet vergoed zouden worden. Per regel kunt u aangeven of het middel naar de zorgverzekeraar moet, of onder een andere post geboekt moet worden (afboeken of op rekening).
Tabblad terhandstelling
In dit tabblad worden alle zogenaamde WMG-regels getoond. Per regel kunt u aangeven welk WMG-tarief van toepassing is. Standaard staat voor losse verstrekking dit ingesteld als reguliere 'Terhandstelling', en voor GDS-verstrekkingen afhankelijk van het aantal dagen dat is afgeleverd. Een GDS-verstrekking van 7 dagen wordt standaard een 'Weekterhandstelling'. Een GDS-verstrekking van 8 tot en met 14 dagen wordt standaard een '2-Wekenterhandstelling'. GDS-verstrekkingen langer dan 14 dagen worden standaard een '3-Wekenterhandstelling'. Indien gewenst kunt u hier een ander tarief selecteren voor van toepassing zijnde regels.
Voor GDS-verstrekkingen gelden WMG-tarieven voor minimaal 1 week. Wanneer er GDS-verstrekkingen zijn gedaan voor korter dan 1 week, dan worden deze verstrekkingen vanaf nu voorzien van een fictieve WMG-prestatie. Op moment van definitief maken van de declaratie worden deze regels samengevoegd naar weekverstrekking. Dat wordt gedaan om onterecht te veel WMG-tarieven te declareren. Bijvoorbeeld 4 regels van elk 3 dagen van hetzelfde artikel zou resulteren in 2 declaratieregels: 1 van 9 dagen en 1 van 3 dagen.
Het is tevens niet toegestaan om hetzelfde geneesmiddel op dezelfde dag 2 maal te declareren. Wanneer er dubbele GDS-verstrekkingen zijn opgetreden - bijvoorbeeld doordat er een opnamerol gemaakt is en er op dezelfde dag ook een reguliere verwerking van de komende weekrol is gemaakt - dan zullen ook deze regels voorzien worden van een fictieve WMG-prestatie en zullen ze samengevoegd worden op het moment van definitief maken van de declaratie. Bijvoorbeeld een opname rol van 2 dagen en een reguliere weekrol van 7 dagen welke op dezelfde dag gemaakt zijn, zal resulteren in 1 declaratieregel van 9 dagen.
Definitief maken
Wanneer alle tabbladen doorlopen zijn en de declaratie correct is, kunt u de declaratierun definitief maken. Ga hiervoor terug naar het overzicht met declaratieruns (Hoofdmenu > Declaratie). Klik vervolgens op de knop 'Open run definitief maken'. Op dat moment worden alle regels in de run als gedeclareerd gemarkeerd en worden de facturen aangemaakt. Door op de run te klikken kunt u de overzichten en declaratiebestanden bekijken en downloaden.
Run verwijderen
Wanneer een run abusievelijk geopend is, of om een andere reden geen doorgang kan vinden, dan kunt u de open declaratierun verwijderen. Ga hiervoor terug naar het overzicht met declaratieruns (hoofdmenu > declaratie). Klik vervolgens op de knop 'Open run verwijderen'.
Overzichten en declaratiebestanden
Wanneer een run gesloten is, kunt u de run aanklikken om de onderliggende posten te tonen. Per post kunt u:
- Details van declaraties tonen. Klik op de declaratiepost om een overzicht te tonen. In dat overzicht kunt u zoeken/filteren met spatie gescheiden zoektermen.
- Een overzicht van de details als PDF tonen. Klik op 'PDF' van de betreffende post om de PDF te openen.
- De declaratieregels als CSV. Klik op 'CSV' van de betreffende post om de CSV te downloaden.
- De declaratie als ap304 (apotheek declaratiebestand). Klik op 'AP304' van de betreffende post om de ap304 te downloaden. Deze bestanden kunnen ingestuurd worden naar een clearingtussenpersoon zoals CHA.
Door meerdere posten aan te vinken en dan op de blauwe knoppen 'Exporteer als ...' te klikken kunt u meerdere posten tegelijk exporteren. De betreffende bestanden worden dan aangemaakt en gezamenlijk als ZIP-file ter download aangeboden.
Er is tevens een aparte knop beschikbaar 'Exporteer overzicht PDF'. Dit overzicht geeft een pdf waarin per post wordt aangegeven hoeveel regels en welke bedragen opgenomen zijn in de declaratie. Achterin worden ook totalen getoond van de posten gezamenlijk.
Stappenplan implementatie
- Vul de basisgegevens AGB-code apotheek en AGB-code apotheker in bij uw apotheek
- Vul de CHA-accountgegevens in bij uw apotheek
- Ga na of alle AGB-codes van de artsen juist staan ingevuld
- Geef bij iedere locatie waar u medicatie voor wilt declareren aan welk type medicatie u wilt declareren (GDS en/of los)
- Zorg dat bij de betreffende cliënten het ELV vinkje bij de zorgtoewijzing is gezet
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-4, productiedatum: 01-10-2024
Related Articles
Waar haalt Medimo de prijzen vandaan voor de ELV declaratie?
Omdat dit per medicatie, zorgverzekering en apotheek verschilt kan Medimo hier geen rekening mee houden. Medimo neemt min of meer het gemiddelde hiervan. Voor de de daadwerkelijk prijzen moet de apotheek gebruik maken van een clearingpartij, die ...Beschrijving van de CGM-importkoppeling
Dit artikel beschrijft hoe de CGM import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. CGM dient de koppeling in CGM te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de CGM-importkoppeling. Hiervoor ...Beschrijving van de Pharmacom importkoppeling
Dit artikel beschrijft hoe de Pharmacom import koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Pharmapartners dient de koppeling in Pharmacom te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Pharmacom ...Beschrijving van de Promedico import-koppeling
Dit artikel beschrijft hoe de Promedico import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Promedico dient de koppeling in Promedico te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Promedico ...Beschrijving van de Hix import-koppeling
Dit artikel beschrijft hoe de Hix import-koppeling werkt, welke foutmeldingen er kunnen optreden en hoe deze zijn op te lossen. Hix dient de koppeling in Hix te activeren alvorens de apotheek gebruik kan maken van de Hix import-koppeling. Hiervoor ...