Handvat controle medicatieconversie
Bij een digitale medicatieconversie is het van belang dat de conversies worden nagekeken. De verantwoordelijkheid voor het nakijken van de conversies ligt altijd bij de organisaties, dit artikel biedt een handvat daarvoor. Een digitale medicatieconversie bestaat uit 2 stappen. Beide stappen hebben een ander doel. Elke conversie levert een rapportage op.
Rapportage
Na elke conversie is er een rapportage beschikbaar in de Clusterbestanden van Medimo. De rapportage bestaat uit het volgende:
- Een txt-bestand met de statistieken van de conversie - Deze bestaan uit het aantal cliënten dat succesvol zijn ingelezen en het aantal uitvallen.
- Een CSV-bestand genaamd 'errors' - Hierin staan alle regels die zijn uitgevallen. Bijvoorbeeld omdat Medimo de doseerfrequentie niet kent.
- Een CSV-bestand genaamd 'success' - Hierin staan alle regels die succesvol zijn ingelezen, met relevante opmerkingen. Bijvoorbeeld omdat Medimo de vrije tekst afkapt na 200 tekens. Belangrijk is ook om dit bestand erbij te pakken.
- Een CSV-bestand genaamd 'PatientNotFound' - Hierin staan alle cliënten die niet gevonden konden worden.
Wanneer er '(historie)' staat, gaat het om regels die reeds gestopt zijn. Deze zijn vaak minder relevant en kunnen ook niet handmatig worden ingevoerd of gecorrigeerd.
Clusterbestanden zijn alleen zichtbaar voor functioneel applicatiebeheerder. In principe kan elke gebruiker tijdelijk functioneel applicatiebeheerder worden gemaakt. Een functioneel applicatiebeheerder kan alle cliënten binnen het cluster zien.
Proefconversie
Een proefconversie heeft de volgende doelen:
- De productieconversie zo succesvol mogelijk laten zijn.
- Een inschatting krijgen van de hoeveelheid handmatig werk bij de proefconversie.
U de conversie verbeteren voor productie door aanpassingen te doen in de bron, extra gegevens aan te laten leveren of door de gegevens anders in te lezen.
Een proefconversie vindt altijd plaats in de acceptatie-omgeving. De permissies moeten daarvoor waarschijnlijk apart worden ingesteld. Daarnaast is het van belang dat de juiste GDS-klant is gekoppeld en dat alle relevante afdelingen een memocode hebben.
Naast de fouten die uit de rapportage komen kan er onder andere naar het volgende worden gekeken:
Één op één nakijken van dossiers
Een aantal dossiers kunnen één op één worden nagekeken. De zorgorganisatie bepaalt hoeveel dit er zijn. Hiervoor is het handig om de toedienlijsten of statussen uit het bronsysteem te hebben gehaald ten tijde van het maken van het conversiebestand. Het conversiebestand komt doorgaans uit de productie-omgeving en die is aan verandering onderhevig. Let specifiek op volgende:
- Medicatie die niet dagelijks wordt gegeven - Op de toedienlijst kan het interval of eerstvolgende deelmoment bekeken worden.
- Merk versus merkloos
- Medicatie waarbij veel vrije tekst stond - Medimo neem maximaal 200 tekens over.
Gaat de medicatie in de rol
Om dit te kunnen controleren, maakt de apotheek een rol aan in de acceptatie-omgeving. Doordat er geen communicatie uit de acceptatie-omgeving gaat, zal er geen opdracht worden verzonden naar de baxtermachine en kunnen deze rollen zonder risico worden aangemaakt. Na het maken van deze 'proefrollen' kunt u in het overzicht 'niet-GDS medicatie' zien welke continu medicatie niet in de rol wordt opgenomen. GDS-medicatie si in Medimo een basisterm die instelbaar is. Hierdoor kan de naam van dit overzicht voor u afwijken.
Niet-taxe medicatie
Alle medicatie die niet wordt herkent, wordt als 'niet-taxe' ingelezen. Op dergelijke regels kan geen medicatiebewaking worden uitgevoerd. Belangrijk is hierbij na te gaan of er variant is die wel is voor te schrijven in Medimo en daarmee bewaakt kan worden. Gebruik het overzicht 'Niet taxe-medicatie' om na te gaan welke regels het betreft.
Contra-indicatie en intoleranties
Wanneer contra-indicaties en intoleranties worden geconverteerd dan staat de uitval ook in het rapport.
Vervolgstappen
Er kunnen nu een aantal stappen worden ondernomen, afhankelijk van het resultaat. te denken valt aan:
- Aanpassen receptregels in bron - Bijvoorbeeld inkorten vrije tekst.
- Verzoek aanpassing conversiebestand
- Instructie voorschrijvers om vanaf nu medicatie op een andere manier in te voeren, bijvoorbeeld vanaf nu maximaal 6 toedientijden invoeren.
- Inplannen control capaciteit.
- Voorbereiden formularium en aliassen.
Productieconversie
Productieconversies vinden doorgaans plaats in het weekend. Op vrijdagmiddag wordt het conversiebestand aangeleverd, vrijdagavond wordt het ingelezen en in het weekend kan gecontroleerd worden. Wie precies controleert, wordt afgesproken in het project. Elk dossier moet worden nagekeken. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt altijd bij de betrokken organisaties. De volgende stappen kunnen worden doorlopen:
Bestellen dummy rol voor alle cliënten
De apotheek bestelt voor alle cliënten een dummy rol. Deze start per direct en loopt 7 dagen. Een dummy rol is een rol die niet geproduceerd wordt. Hiervoor kan een dummy GDS-klant worden gebruikt of dient er te worden afgestemd met de verpakker de rol niet de produceren.
Alle dossiers nakijken
Hiervoor kunnen dezelfde hulpmiddelen als bij de proefconversie worden gebruikt.
Nogmaals bestellen dummy rol
Zodra alle dossiers zijn nagekeken bestelt de apotheek nog een dummy rol die start per direct en 7 dagen loopt.
Openstaande mutaties autoriseren en acties afhandelen
Hiervoor zijn scripts beschikbaar voor de Medimo helpdesk.
Overig
Tussen het maken van het conversiebestand en het starten met Medimo dient er dubbel te worden gewerkt. Zowel in het oude EVS als in Medimo. Het tijdsschema kan afhangen van de specifieke situatie en de voorkeuren van de betrokken organisaties.
Algemeen
Let op de volgende zaken:
- Bestanden met cliëntgegevens dienen altijd op een veilige manier gedeeld te worden, bijvoorbeeld via de clusterbestanden.
- 3x per jaar vindt er een kopie van productie naar acceptatie plaats. De proefconversie wordt daarmee ook overschreven.
- Een week voor en na een release vinden er geen conversies plaats. De data van de releases en acceptatieoverschrijvingen kunnen worden gevonden in Medimo via zoeken in alles => release0
- Het conversiebestand voor de proefconversie dient in acceptatie te worden geüpload. Het conversiebestand voor de productieconversie dient in productie te worden geüpload.
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-5, productiedatum: 03-12-2024
Related Articles
Welke controle doet een fab voor livegang
Als Functioneel applicatiebeheerder bent u verantwoordelijk voor de inrichting van Medimo. Bij livegang (van een nieuwe locatie) kunt u het volgende controleren. We gaan hier uit van de standaardinrichting. Mogelijk wordt bij specifieke wensen van uw ...Draaiboek importlocatie
Wanneer er een team/afdeling dat gaat werken met de import live gaat, dan dienen er een aantal stappen te worden doorlopen. Dit draaiboek is een eerste opzet en dient in tijdens project te worden aangevuld. In het ene project worden zaken centraal ...