Handvat controle medicatieconversie
Bij een medicatieconversie is het van belang dat de conversies worden nagekeken. De verantwoordelijkheid voor het nakijken van de conversies ligt altijd bij zorgorganisatie, dit artikel biedt een handvat daarvoor. Een medicatieconversie bestaat uit twee stappen; één proefconversie en één productieconversie. Beide stappen hebben een ander doel. Elke conversie levert een rapportage op.
Rapportage
Na elke conversie is er een rapportage beschikbaar in de Clusterbestanden van Medimo. De rapportage bestaat uit het volgende:
- Een txt-bestand met de statistieken van de conversie - Deze bestaat uit het aantal cliënten dat succesvol is ingelezen en het aantal cliënten dat is uitgevallen in de conversie.
- Een CSV-bestand genaamd 'errors' - Hierin staan alle regels die zijn uitgevallen. Bijvoorbeeld omdat Medimo de doseerfrequentie niet kent.
- Een CSV-bestand genaamd 'success' - Hierin staan alle regels die succesvol zijn ingelezen, met relevante opmerkingen. Bijvoorbeeld omdat Medimo de vrije tekst afkapt na 200 tekens.
- Een CSV-bestand genaamd 'PatientNotFound' - Hierin staan alle cliënten die niet gevonden konden worden in Medimo.
Wanneer er '(historie)' staat achter een regel, gaat het om een regel die reeds gestopt is. Deze zijn vaak minder relevant en kunnen ook niet handmatig worden ingevoerd of gecorrigeerd.
Clusterbestanden zijn alleen zichtbaar voor functioneel applicatiebeheerder. In principe kan elke gebruiker tijdelijk functioneel applicatiebeheerder worden gemaakt. Een functioneel applicatiebeheerder kan alle cliënten binnen het cluster zien.
Proefconversie
Een proefconversie heeft de volgende doelen:
- De productieconversie zo succesvol mogelijk laten zijn.
- Een inschatting krijgen van de hoeveelheid handmatig werk bij de proefconversie.
- De conversie verbeteren voor productie door aanpassingen te doen in de bron, extra gegevens aan te laten leveren of door de gegevens anders in te lezen.
Een proefconversie vindt altijd plaats in de acceptatie-omgeving. De permissies moeten daarvoor waarschijnlijk apart worden ingesteld. Daarnaast is het van belang dat de juiste GDS-klant is gekoppeld en dat alle relevante afdelingen een memocode hebben, zodat de toedienlijsten makkelijk vergeleken kunnen worden.
Naast de fouten die uit de bovengenoemde rapportage komen, kan er naar het volgende worden gekeken:
Één op één nakijken van dossiers
Een deel van de dossiers kunnen één op één worden nagekeken (steekproef). Het is aan de zorgorganisatie om te bepalen hoeveel dossiers er op deze manier gekeken moeten worden. Voor deze controle is het handig om de toedienlijsten of statussen uit het bronsysteem te hebben gehaald ten tijde van het maken van het conversiebestand. Het conversiebestand komt doorgaans uit de productie-omgeving en die is aan verandering onderhevig.
Let bij het nakijken in ieder geval specifiek op de volgende zaken:
- (toedienmoment van) Medicatie die niet dagelijks wordt gegeven - Op de toedienlijst kan het interval of eerstvolgende deelmoment bekeken worden.
- Merk geneesmiddel versus merkloze variant
- Medicatie waarbij veel vrije tekst stond - Medimo neemt maximaal 200 tekens over.
Gaat de medicatie in de rol
Om dit te kunnen controleren, maakt de apotheek na de conversie voor een of meerdere afdelingen rollen aan in de acceptatie-omgeving. Doordat er geen communicatie uit de acceptatie-omgeving gaat, zal er geen echte opdracht worden verzonden naar de GDS machine en kunnen deze rollen zonder risico worden aangemaakt in Medimo. Na het maken van deze 'proefrollen' kunt u in het overzicht* 'niet-GDS medicatie' zien welke continu of tijdelijke medicatie niet in de rol wordt opgenomen.
*GDS-medicatie is in Medimo een basisterm die instelbaar is. Hierdoor kan de naam van dit overzicht voor u afwijken.
Niet-taxe medicatie
Alle medicatie die niet wordt herkend door Medimo, wordt als 'niet-taxe' ingelezen. Een reden hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat het een artikel is dat vervallen in in de Z-index. Op dergelijke regels kan geen medicatiebewaking worden uitgevoerd. Belangrijk is hierbij na te gaan of er een variant is die wel is voor te schrijven in Medimo en daarmee bewaakt kan worden. Gebruik het overzicht 'Niet taxe-medicatie' om na te gaan welke regels het betreft.
Contra-indicatie en intoleranties
Wanneer contra-indicaties en intoleranties worden geconverteerd dan staat de uitval ook in een rapport.
Overzichten
De volgende overzichten kunnen ondersteunen bij het nakijken:
- Niet-taxe medicatie
- Niet-GDS medicatie (afhankelijk van terminologie en kan pas na het bestellen van een rol)
- Cliënten zonder medicatie
Vervolgstappen
Er kunnen nu een aantal stappen worden ondernomen ter voorbereiding op de productieconversie, afhankelijk van het resultaat. Sommige van deze stappen moeten in het bronsysteem gedaan worden, andere in Medimo. Te denken valt aan:
- Aanpassen receptregels in bron - Bijvoorbeeld inkorten vrije tekst.
- Verzoek aanpassing conversiebestand
- Instructie voorschrijvers om vanaf nu medicatie op een andere manier in te voeren, bijvoorbeeld vanaf nu maximaal 6 toedientijden per medicatieregel invoeren.
- Inplannen control capaciteit.
- Voorbereiden formularium en aliassen.
Productieconversie
Productieconversies vinden doorgaans plaats in het weekend. Op vrijdagmiddag wordt het conversiebestand aangeleverd, vrijdagavond wordt het ingelezen en in het weekend kan gecontroleerd worden. Wie precies controleert, wordt afgesproken in het project. Elk dossier moet worden nagekeken. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt altijd bij de betrokken organisaties. De volgende stappen kunnen worden doorlopen:
Uitvoeren van eventuele aliassen
Wanneer na de proefconversie aliassen zijn aangemaakt om bepaalde middelen te substitueren na de conversie, kunnen deze substituties nu (per afdeling of per locatie) uitgevoerd worden.
Bestellen dummy rol voor alle cliënten
De apotheek bestelt voor alle cliënten een dummy rol. Deze rollen start per direct en lopen tot aan de eerste volgende rolwisseldag. Een dummy rol is een rol die niet geproduceerd wordt. Hiervoor kan een dummy GDS-klant worden gebruikt of dient er te worden afgestemd met de verpakker om de rollen niet de produceren.
Alle dossiers nakijken
Hiervoor kunnen dezelfde hulpmiddelen als bij de proefconversie worden gebruikt.
Nogmaals bestellen dummy rol
Zodra alle dossiers zijn nagekeken bestelt de apotheek nogmaals dummy rollen. Deze rollen moeten per direct starten tot aan de eerste volgende rolwisseldag.
Openstaande mutaties autoriseren en acties afhandelen
Hiervoor zijn scripts beschikbaar voor de Medimo helpdesk.
Overig
Tussen het maken van het conversiebestand en het starten met Medimo dient er dubbel te worden gewerkt. Zowel in het oude EVS als in Medimo. Het tijdsschema kan afhangen van de specifieke situatie en de voorkeuren van de betrokken organisaties.
Algemeen
Let op de volgende zaken:
- Bestanden met cliëntgegevens dienen altijd op een veilige manier gedeeld te worden, bijvoorbeeld via de clusterbestanden.
- Drie keer per jaar vindt er een kopie van productie naar acceptatie plaats. De proefconversie wordt daarmee ook overschreven.
- Een week voor en na een release vinden er geen conversies plaats. De data van de releases en acceptatieoverschrijvingen kunnen worden gevonden in Medimo via zoeken in alles => release.
- Het conversiebestand voor de proefconversie dient in acceptatie te worden geüpload. Het conversiebestand voor de productieconversie dient in productie te worden geüpload.
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2025-3, productiedatum: 23-09-2025
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat (medicatie)fouten kunnen worden voorkomen. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en wordt beschouwd als een medisch hulpmiddel (MDR Klasse I) . Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Medimo B.V. h.o.d.n. Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd tegen de ISO 27001, ISO9001, ISO27799 en NEN 7510. Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2025-4, productiedatum: 02-12-2025
Related Articles
Welke controle doet een fab voor livegang
Als Functioneel applicatiebeheerder bent u verantwoordelijk voor de inrichting van Medimo. Bij livegang (van een nieuwe locatie) kunt u het volgende controleren. We gaan hier uit van de standaardinrichting. Mogelijk wordt bij specifieke wensen van uw ...Instructie nakijken conversie voorschrijver
Dit artikel dient als handvat voor voorschrijvers wanneer zij een medicatie conversie nakijken. Algemeen Controleer of de juiste middelen, met de juiste dosering in Medimo staan aan de hand van het oude dossier. Controleer ook de contra-indicaties en ...Import naar GDS
Wanneer een locatie omgezet wordt van import naar GDS zijn grofweg onderstaande stappen nodig. Let op! Wij adviseren om altijd samen met een Medimo-consultant de specifieke situatie van uw organisatie te bekijken. Factoren zoals de huidige ...Draaiboek importlocatie
Wanneer er een team/afdeling dat gaat werken met de import live gaat, dan dienen er een aantal stappen te worden doorlopen. Dit draaiboek is een eerste opzet en dient in tijdens project te worden aangevuld. In het ene project worden zaken centraal ...