Handleiding EDIFACT

Handleiding EDIFACT

EDIFACT is een relatief oude maar nog veel gebruikte informatiestandaard voor uitwisseling van gegevens in de zorg. Op dit moment maakt Medimo gebruik van de volgende EDIFACT-berichten:

MEDREC
Voor medicatieaanvraagberichten (recepten). Deze kunnen gebruikt worden om voor verstrekkingen buiten de rol een elektronisch recept naar de apotheek te sturen. Hierdoor worden ook de recepten buiten de rol elektronisch gekoppeld, waardoor hier een kwaliteitswinst behaald kan worden (closed loop).

Ook gebruikt Medimo MEDREC voor medicatieafleverberichten (retourbericht). De apotheek kan met dit bericht teruggeven aan Medimo wat er aan losse verstrekkingen is afgeleverd. Hierdoor wordt het artikel, de prijs en het aantal terug ingelezen in Medimo waarmee de logistiek en de managementinformatie beter aansluiten.

MEDLAB
Voor laboratoriumuitslagen.

MEDSPE
Voor specialistenbrief naar de (huis)arts. Hiermee kan automatisch een brief gestuurd worden naar de (huis)arts om een wijziging in de medicatiestatus te communiceren naar bijv een Huisartsensysteem (HIS).

Basisinstellingen

Er zijn een aantal basisstellingen die per entiteit moeten worden geconfigureerd voor het sturen en ontvangen van EDIFACT. Dit wordt hieronder per entiteit toegelicht.

Apotheek entiteit

Apothekers kunnen via: Mijn apotheek > apotheek beheren. De instellingen voor het ontvangen van EDIFACT configureren. De vereiste gegevens om EDIFACT te ontvangen zijn:

Edi postbus
Voor apotheken is dat doorgaans de volledige apotheek AGB.

Edi mailadres
Dat is het mailadres (vaak van het cluster) van de apotheek binnen het ezorg of ehealthnet domein.

Als de apotheek een lifeline-edifactpostbus (=zorgmail) heeft, dan moet ook de verzender (zorgorganisatie) een zorgmail postbus hebben. Hiertoe moet doorgaans een aparte postbus bij Zorgmail ingericht worden die geschikt gemaakt is voor verzending van EDIFACT. Voor deze postbus dient vervolgens bij Zorgmail ingesteld te worden dat het Medimo account (500086188) geautoriseerd is om namens die postbus berichten te mogen verzenden. De Medimo helpdesk dient deze verzendende postbus apart in te richten.

Mogelijke EDIFACT-berichten voor de apotheek

Per bericht kan de apotheek kiezen waarvoor zij een EDIFACT-bericht wilt ontvangen. Dit staat los van de beveiligde mail. Het is dus mogelijk om zowel mail alsook EDIFACT naast elkaar of door elkaar te gebruiken. Mogelijke EDIFACT-berichten zijn:
  1. Edi wijziging - Autorisatie van mutaties door de apotheek kan ervoor zorgen dat er medicatie geleverd moet worden. Deze aanvragen zijn apart aan/uit te zetten.
  2. Edi herhaal -  Herhaalaanvragen, bijvoorbeeld van de afdeling, kunnen rechtstreeks als EDIFACT in de apotheek binnenkomen.
  3. Edi afdeling alg - Algemene afdelingsaanvragen, bijvoorbeeld paracetamol voor algemeen gebruik kan ook als EDIFACT verstuurd worden. Medimo verstuurt dan een recept op naam van de afdeling, met als geboortedatum 11-11-1911, en als geslacht V.
  4. Edi werkvoorraad - Werkvoorraad bestellingen kunnen ook als EDIFACT verstuurd worden. Medimo verstuurt dan een recept op naam van de werkvoorraad van de instelling, met als geboortedatum 11-11-1911, en als geslacht V. Meer informatie over het inrichten van het ontvangen van EDIFACT na aanleiding van een werkvoorraad bestelling vindt u hier.

Herhaalaanvraag bij cliënt in de thuissituatie

Als de levering een herhaalaanvraag is voor een cliënt in de thuissituatie, dan wordt de aanvraag gesteld op naam van arts 'Medimo Herhaalaanvraag' met agbcode 01993732. Deze agb-code is fictief (01 huisarts, 99 fictief, 3732 postcode Medimo) en zal nog niet in apotheeksystemen bekend zijn. Apotheken kunnen deze herhaalaanvragen dan verwerken conform de door hun zelf gevoerde afspraken met de huisartsen.

Voorschrijver entiteit

Per arts wordt een AGB-code geregistreerd. Op basis van deze code wordt de voorschrijver van het recept geïdentificeerd. Bij Onderhoud > entiteiten > voorschrijvers beheren kunt u deze instellen. Om de EDIFACT-berichten rechtstreeks te kunnen verwerken is het van belang dat de apotheek dezelfde AGB-codes ook geregistreerd heeft bij de voorschrijverscodes in het Apotheek informatiesysteem.

Voor het EDIFACT-bericht dat naar de apotheek wordt verstuurd, gebruikt Medimo de volgende gegevens van de voorschrijver entiteit:
  1. Naam
  2. Telefoonnummer.
  3. AGB-code - Op basis van deze code wordt de voorschrijver van het recept geïdentificeerd.

Vereiste gegevens voor de arts als ontvanger (MEDSPE-bericht) zijn:
  1. Edi postbus - Voor artsen is dat doorgaans de praktijk AGB-code.
  2. Edi mailadres - Dat is het postbus mailadres, vaak een 5000xxxxx@lms.lifeline.nl adres.

Ook moet het versturen van het MEDSPE-bericht zijn geactiveerd bij de voorschrijver entiteit. Zet daarvoor de optie 'Edi verstuurd wijziging' op ja.

Locatie entiteit

Voor het kunnen ontvangen van klinische recepten via EDIFACT moet de module Medimo GDS/EDI zijn geactiveerd. Meer informatie over de Medimo modules vindt u hier.

Is de AGB-code gevuld, dan stuurt Medimo deze bij sender door. Dit wordt bij klinische- en poliklinsche recepten gedaan.

Zorgmail / Lifeline

Hiertoe moet doorgaans een voor de zorgorganisatie aparte postbus bij Zorgmail ingericht worden die geschikt gemaakt is voor verzending van edifact. Voor deze postbus dient vervolgens bij Zorgmail ingesteld te worden dat het Medimo account (500086188) geautoriseerd is om namens die postbus berichten te mogen verzenden. De Medimo helpdesk dient deze verzendende postbus apart in te richten.

EDI-terugkoppelingen

Retourberichten

Retour-ediberichten vanuit de apotheek zijn ook mogelijk. Wanneer de apotheek dan een aflevering in het apotheeksysteem doet, wordt deze info teruggelezen in Medimo. Zo wordt het verstrekte aantal en verstrekte zindexnummer geregistreerd. Hiermee wordt de managementinformatie in Medimo duidelijker, alsmede is dit nog een extra kwaliteitscheck. Wanneer er afwijkingen zijn tussen het voorschrift in Medimo en de aflevering door de apotheek in het apotheeksysteem, ontvangt de apotheek daarvan een bericht. Checks zijn op identiteit bewoner, BSN en op geneesmiddel. De apotheek kan dit in haar apotheeksysteem instellen. Zie hiervoor de handleiding van het apotheeksysteem. Het adres waar de retourberichten naartoe gezonden kunnen worden is: edifact@medimo.ezorg.nl Voor deze optie is geen extra licentie benodigd. Deze is altijd beschikbaar.

EDI terugkoppeling huisarts

Medimo kan middels een specialistenbrief (MEDSPE) een huisarts op de hoogte houden van wijzigingen in de medicatiestatus. Daartoe wordt iedere nacht indien de medicatiestatus gewijzigd is een specialistenbrief opgesteld met daarin de meest actuele medicatiestatus. Daarbij wordt aangemerkt welke medicatieregels gewijzigd zijn. Hierdoor kan de huisarts deze informatie rechtstreeks in zijn/haar Huisartsen Informatie Systeem (HIS) in het dossier ingespoeld krijgen, en heeft de huisarts de beschikking over de meest recent informatie. De huisarts of de assistente kan dan waar nodig de medicatiewijziging in het eigen HIS nog bijwerken. Bovenstaande EDI terugkoppeling wordt alleen gestuurd naar de hoofdbehandelaar van de cliënt in Medimo. Van deze hoofdbehandelaar dienen de edi-postbus en de edi-mailadres ingericht te zijn. Ook dient de parameter 'Edi verstuur wijziging' op 'Ja' ingesteld te zijn. Als de huisarts een lifeline-edifactpostbus (=zorgmail) heeft, dan moet ook de verzender (zorgorganisatie) een zorgmail postbus hebben. Hiertoe moet doorgaans een aparte postbus bij Zorgmail ingericht worden die geschikt gemaakt is voor verzending van EDIFACT. Voor deze postbus dient vervolgens bij Zorgmail ingesteld te worden dat het Medimo account (500086188) geautoriseerd is om namens die postbus berichten te mogen verzenden. De Medimo helpdesk dient deze verzendende postbus apart in te richten. Voor deze optie is geen extra licentie benodigd. Deze is altijd beschikbaar.

Verzendtijdstippen

Wanneer een herhaalaanvraag gedaan is, wordt deze automatisch verzonden via het EDI berichtenverkeer. Deze mutaties worden per cliënt verzameld en vrijwel direct verzonden.

Bij het autoriseren van medicatieopdrachten worden de leveringen niet direct verstuurd. Dat wordt gedaan om de recepten bij elkaar te houden en tegelijkertijd te verzenden wanneer de laatste mutatie voor de betreffende cliënt verwerkt is. Is de laatste openstaande medicatieopdracht geautoriseerd, dan worden de recepten direct verzonden. Wanneer er 5 minuten geen nieuwe receptaanvraag meer komt, worden de EDIFACT-berichten ook verzonden.

Bericht per receptregel

Opiumwetrecepten worden altijd per receptregel verzonden. Op die wijze kan de apotheek de recepten na afleveren eenvoudig conform de opiumwet archiveren. Overige receptregels worden maximaal per 9 regels in 1 EDIFACTbericht verzonden (EDIFACT-standaard). Indien gewenst (bijv voor interne logistiek) kan de apotheek instellen om voor álle receptregels een apart EDIFACT-bericht te ontvangen. De apotheek kan hiervoor de setting 'Altijd 1 receptregel per EDFIACT ontvangen' gebruiken. Meer infromatie over het toevoegen van settings aan de apotheek vind u hier.

Apotheek Informatie Systemen AIS

Hieronder wordt per AIS een toelichting gegeven op het ontvangen van EDIFACT.

Aposys apotheken

Apotheken met het Aposys systeem dienen hun mailserver te laten aanpassen opdat recepten van Medimo geaccepteerd worden. De apotheken kunnen zich hiertoe wenden tot de helpdesk van Aposys.

Edi postbus is de volledige AGB code van de apotheek. Edi mailadres is doorgaans in de vorm van recept@xxxxxxx.ezorg.nl en kan nagevraagd/aangevraagd worden via de helpdesk van Aposys.

CGM apotheken

Apotheken met het CGM-systeem kunnen doorgaans zonder nadere aanpassingen EDIFACT-recepten van Medimo ontvangen.

Edi postbus is de volledige AGB code van de apotheek. Edi mailadres is doorgaans in de vorm van apxxxxxx@ccse.ezorg.nl en kan nagevraagd/aangevraagd worden via de helpdesk van CGM.

Onbekende voorschrijvers worden niet altijd goed weergegeven op de in de apotheek geprinte versie van het EDFIACT. Mogelijk dient de apotheek de layout van het recept aan te passen opdat de naam en telefoonnummer juist worden geprint.

Hix apotheken

Apotheken met het Hix systeem kunnen doorgaans zonder nadere aanpassingen EDIFACT recepten van Medimo ontvangen.

Edi postbus is de volledige AGB code van de apotheek. Edi mailadres is doorgaans in de vorm van recept@xxxxxxx.ezorg.nl en kan nagevraagd/aangevraagd worden via de helpdesk van Chipsoft.

Extra afdelingscode
Bij apotheken die met Hix werken wordt, bij een klinisch recept, op een afgesproken plek in het EDIFACT-bericht een afdelingscode meegestuurd. Op basis van deze code kan Hix de betreffende cliënt in Hix naar de juiste afdeling verhuizen. Het cliëntenbeheer wordt daardoor eenvoudiger.

Voor een goede werking is het tevens van belang ook de AGB-codes van de locaties goed te vullen. Op basis van deze AGB-codes kan Hix namelijk verschillende zorgorganisaties uit elkaar houden.

Pharmacom apotheken

Apotheken met het Pharmacom systeem kunnen doorgaans zonder nadere aanpassingen edifactrecepten van Medimo ontvangen.

Edi postbus is de volledige AGB code van de apotheek. Edi mailadres is doorgaans in de vorm van recept@xxxxxx.ehsnet.nl en kan nagevraagd/aangevraagd worden via de helpdesk van Pharmapartners.

Overzichten

Overzicht EDI gegevens

Indien u met veel zorgaanbieders samenwerkt kan het handig zijn om de EDI gegevens in een overzicht bij elkaar te hebben. Hiertoe kunt u gaan naar 'Overzichten > Overig > Overzichten apotheken' of 'Overzichten > Overig > Overzichten artsen'. Deze lijst toont alle apotheken cq artsen in uw zakelijke verbanden, primair met telefoonnummer. Er kan echter ook gekozen worden voor een view met EDI gegevens. Dit overzicht is ook exporteerbaar naar Excel.




Medisch Hulpmiddel

Medimo is een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) en toedienregistratiesysteem (TDR) en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Directive (MDD, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-1, productiedatum: 27-02-2024

CE certificate

Medisch Hulpmiddel

Medimo is een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) en toedienregistratiesysteem (TDR) en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Directive (MDD, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-3, productiedatum: 02-07-2024

CE certificate

    • Related Articles

    • Handleiding LinScriptum

      Inleiding LinScriptum is een programma om de herhaalrecepten makkelijk te kunnen aanvragen voor cliënten. Met deze koppeling kan de zorg herhaalrecepten in Medimo aanvragen welke dan via LinScriptum bij de apotheek en huisarts verwerkt kunnen worden ...

    • Handleiding GDS module

      Apotheken kunnen met deze module direct vanuit Medimo de bestanden voor de GDS (geneesmiddel distributie systeem, ook wel Baxter genoemd) naar een verpakker sturen. Hierdoor is het niet meer nodig om mutaties in het apotheeksysteem over te nemen. Dat ...

    • Hoe kan het EDIFACT-verkeer worden getest?

      Dit kan met de knop 'Verstuur test-edifact'. Deze knop wordt getoond bij de apotheek entiteit. Let op! Deze test is alleen mogelijk wanneer de apotheek geen lifeline Edi e-mailadres heeft. Medisch Hulpmiddel Medimo is een elektronisch ...

    • Hoe ziet het test-edifact eruit?

      Het test-EDIFACT is een recept voor: Mevr. A.J.M. Janssen-de Vries, 10-11-1912 clientId =123456 BSN = 123456782 Kerkstraat 12 in Testemaarweer Het recept betreft 30 Stuks Paracetamol 500mg tablet Dosering Zo nodig 4x daags 2 tabletten Met vrije tekst ...

    • Hoe richt ik de ontvangst van EDIFACT voor werkvoorraadaanvragen in?

      Dit kan op 2 manieren. Dezelfde instelling voor alle zorginstellingen waarbij u met Medimo werkt. Per locatie van een zorginstelling bepalen wanneer Medimo een EDIFACT stuurt van aanvragen voor de werkvoorraad. Dit wordt door 'Settings' bepaald. Voor ...