Beschrijving Voorraadbeheer
Het bijhouden van de voorraad in Medimo biedt Medimo verschillende
voordelen. Het stelt u in staat om de opiumwetadministratie nauwkeurig
bij te houden en een gedetailleerde administratie te voeren van de
artikelen in de werkvoorraad. Omdat de voorraad bekend is, wordt
automatische aanvulling mogelijk via de functie voor automatisch
bestellen. Daarnaast kunt u eenvoudig vervaldatums vastleggen, waardoor
een effectieve monitoring mogelijk is.
Medimo biedt de mogelijkheid om zowel de voorraad van de cliënt als die van de werkvoorraad te beheren.
Medimo biedt de mogelijkheid om zowel de voorraad van de cliënt als die van de werkvoorraad te beheren.
Voorraad proces
Voor het bijhouden van de voorraad worden een aantal stappen gevolgd. Hieronder volgt per stap een toelichting. De stappen voor het (initieel) vastleggen van de voorraad worden buiten beschouwing gehouden.
- Onttrekken uit de voorraad
Voor de cliëntvoorraad geldt dat bij het registeren van de toediening, mits berekenbaar, het aantal automatisch van de voorraad wordt afgetrokken. Ook als op een later moment de toediening wordt aangepast, wordt daarmee de cliëntvoorraad geactualiseerd. Bij het onttrekken uit de werkvoorraad geldt dat er een reservering wordt geplaatst. Pas als de reservering is uitgegeven wordt de voorraad bijgewerkt. - Bestelling plaatsten
Na verloop van tijd dient de voorraad te worden aangevuld. Hiervoor moet een bestelling worden geplaatst bij de apotheek. Dit kan handmatig met een medicatieaanvraag of automatisch mits dat is ingesteld. Is het accorderen van herhaalaanvragen geconfigureerd, dan dient een voorschrijver deze te accorderen alvorens de bestelling wordt geplaatst bij de apotheek. - Levering vastleggen
Als de bestelling eenmaal geleverd is, dan dient de levering te worden vastgelegd, waarmee u de voorraad actualiseert.
Naast de bovenstaande stappen dient de voorraad ook periodiek te worden gecontroleerd. Hiermee gaat u na of de voorraad in Medimo nog actueel is en kunt u dit zo nodig corrigeren.
Cliëntvoorraad
U
kunt per cliënt en per geneesmiddel de voorraad bijhouden. Hierdoor is
het mogelijk om de voorraad te beheren enkel voor de artikelen waarvan
dat noodzakelijk is. Maakt u gebruik van toedienregistratie, dan kunt u
de actuele voorraad nagaan op de toedienregistratie en wordt met het
toedienen, mits berekenbaar, de voorraad automatisch bijgewerkt.
Werkvoorraad
Per fysieke voorraad wordt een werkvoorraadlocatie
aangemaakt. Deze werkvoorraadlocatie
wordt gekoppeld aan een locatie entiteit zodat bij onttrekking uit de
werkvoorraad bekend is waar de reservering moet worden geplaatst. Ook kunnen
op die manier meerdere locaties gebruik maken van dezelfde werkvoorraad
waardoor de inrichting van Medimo beter kan aansluiten op de praktijk.
Navigatie voorraadbeheer cliënt
U
kunt op verschillende wijzen naar de voorraad van de cliënt navigeren.
De meestgebruikte is via de optie 'Voorraadbeheer' uit het submenu van
de knop 'Herhaal' in de status van de cliënt. Daar toont Medimo een dashboard met twee tabbladen. Dit komt overeen met de onderstaande afbeelding.
Voor een toelichting op de verschillende tabbladen kunt u dit artikel raadplegen
Navigatie voorraadbeheer werkvoorraad
Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het hoofdmenu op Voorraadbeheer > Voorraadbeheer werkvoorraad. Daar
toont Medimo een lijst van werkvoorraadlocaties waarvan u de voorraad
kunt beheren. Klik op een werkvoorraadlocatie om die te openen. Daarna
wordt een dashboard getoond bestaande uit verschillende tabbladen. De onderstaande afbeelding is hiervan een voorbeeld.
Voor een toelichting op de verschillende tabbladen kunt u dit artikel raadplegen
Bij- en afboeken van de voorraad
Om de voorraad in Medimo te actualiseren moeten de leveringen worden vastgelegd en reserveringen worden uitgegeven.
Het
vastleggen van de levering heeft voor de cliëntvoorraad en de
werkvoorraad dezelfde werking. Meer informatie daarover vindt u in dit artikel.
Het uitgeven van reserveringen is alleen van toepassing op de werkvoorraad en informatie daarover vindt u hier.
Voorraadboeking per stuks niet voor pufjes en doses
Bij
het boeken van de voorraad wordt standaard wanneer de voorraad in
'stuks' wordt bijgehouden ook per hele stuks geboekt. Een voorbeeld hiervan is het toedienen van een halve tablet waarbij het restant wordt weggegooid. Hierdoor moet er in de voorraad een hele tablet worden afgeboekt. Datzelfde geldt voor het toedienen van anderhalve tablet waarbij twee tabletten moeten worden afgeboekt. Bij pufjes en inhalaties is dat mogelijk niet wenselijk. Bijvoorbeeld bij instanyl neusspray kan men ondanks een dosering in pufjes, toch een voorraadbewaking willen nastreven. Om die reden worden mutaties waarbij de doseereenheid in pufjes, inhalaties, sprays of doses niet naar boven afgerond op hele stuks.
Voorraad corrigeren
Naast
het inboeken van leveringen en reserveringen, kunt u ook handmatig de
voorraad corrigeren. Dit gebruikt u bijvoorbeeld bij inventariseren of
bij vernietiging. Meer informatie over het corrigeren van de voorraad
vindt u in dit artikel.
Automatisch bestellen
Doordat
de voorraad bekend is, kan Medimo automatisch een bestelling bij de
apotheek plaatsen. Hierdoor hoeft u niet meer periodiek de medicatie te
herhalen.
Om hiervan gebruik te kunnen
maken moet per geneesmiddel dat in de voorraad zit 'automatisch
bestellen' worden geconfigureerd. Hiermee legt u vast wat de
bestelvoorwaarden zijn en weet Medimo wanneer een bestelling moet worden
geplaatst. Voor meer informatie daarover kunt u dit artikel raadplegen.
Artikel niet meer gebruikt
Als
medicatie rood kleurt, dan is dit artikel uit de handel of gebruikt de
cliënt het middel niet meer. De onderstaande afbeelding is hiervan een
voorbeeld.
U kunt in dat geval het artikel niet meer bestellen, alleen nog vernietigen of retour leverancier boeken. Instructies daarvoor vindt u het artikel Voorraadbeheer - Voorraad corrigeren.
Voorraadkaarten
Het
is mogelijk om voorraadkaarten te maken van de huidige voorraad en
parameters van een cliënt, afdeling, locatie, of werkvoorraad. Deze kunt
u afdrukken voor controle op locatie, of kunt u gebruiken om te
controleren wat de ingestelde bestelparameters per voorraad zijn. Ook de
ingevulde kortste vervaldatum van de voorraad wordt getoond.
Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik vanuit het hoofdmenu op Voorraadbeheer > Vooraadkaart.
Voorraadkaart cliënt
Met
voorraad cliënt kunt u per cliënt, maar ook voor meerdere cliënten een
voorraadkaart maken. Medimo toont bij voorraadkaart cliënt een lijst van
cliënten waarvoor u een voorraadkaart mag maken. Van alle geselecteerde
cliënten wordt een PDF gemaakt.
Afdeling bestellingen
Alle
medicatieaanvragen van medicatie waarvan de cliëntvoorraad wordt
bijgehouden, kunt u nagaan bij 'Afdeling bestellingen'. Vanuit daar kunt
u de levering bijboeken en daarmee de voorraad actualiseren. Meer
informatie hierover vindt u in dit artikel.
Beheer
Om
gebruik te kunnen maken van voorraadbeheer moet het een en andere
worden geconfigureerd in Medimo. Meer informatie daarover vindt u in dit artikel.
Medisch Hulpmiddel
Medimo automatiseert het geneesmiddelproces zodat er minder fouten worden gemaakt. Het product omvat functionaliteit zoals het elektronisch voorschrijven, het uitvoeren van medicatiebewaking en het uitvoeren van elektronische toedienregistratie en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Regulation (MDR, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-4, productiedatum: 01-10-2024
Related Articles
Voorraadbeheer - Uitleg tabbladen
Het dashboard van voorraadbeheer bestaat uit een aantal tabbladen. Dit geldt voor de werkvoorraad en voor de cliëntvoorraad. Dit artikel beschrijft wat u ziet bij de verschillende tabbladen. Dashboard voorraadbeheer volledige voorraad Het dashboard ...Voorraadbeheer - Afdeling bestellingen
Alle medicatieaanvragen van medicatie waarvan de voorraad wordt bijgehouden, kunt u nagaan bij 'Afdeling bestellingen'. Vanuit daar kunt u de levering bijboeken en daarmee de voorraad actualiseren. Navigatie Gebruik het 'Zoeken in alles'-veld of klik ...Voorraadbeheer - Historie voorraadartikel
Alle wijzigingen in de voorraad worden per voorraadartikel vastgelegd. Onder wijzigingen verstaan we: correcties, reserveringen, uitgiftes, bestellingen en leveringen. Hier kunt u onder ander nagaan wat er is gemuteerd en door wie. Het nagaan van de ...Voorraadbeheer - Automatisch bestellen
U kunt per geneesmiddel dat in de voorraad zit 'automatisch bestellen' configureren. Hiermee plaatst Medimo automatisch een bestelling wanneer de voorraad aan de bestelvoorwaarde voldoet. Hierdoor hoeft u niet meer periodiek de medicatie te herhalen. ...Voorraadbeheer - Voorraad corrigeren
Naast het inboeken van bestellingen en uitgeven van reserveringen (werkvoorraad) kunt u ook handmatig de voorraad corrigeren. Dit gebruikt u bijvoorbeeld als een deel van de voorraad is vernietigd. Voor het corrigeren van de voorraad van de cliënt en ...