Werkvoorraad algemeen inrichten

Om het bestellen van medicatie voor de werkvoorraad te faciliteren, moet het één en ander conform de werkafspraken worden ingericht. Hierbij moet er met de volgende onderwerpen rekening worden gehouden.

Permissies

Gebruikers die medicatie voor de werkvoorraad gaan bestellen, moeten in het bezit zijn van de volgende permissie:

1. Registreer werkvoorraad niet op naam

Gebruikers die inzage tot overzichten behoeven die betrekking hebben op herhaalmedicatie moeten in het bezit zijn van de permissie:

1. Toon overzichten medicatie informatie

Waarschuwing extra kosten

Binnen Medimo wordt gebruik gemaakt van een aantal termen die instelbaar zijn in de Basisterminologie. Twee van deze termen hebben betrekking op het tonen van de 'extra kosten waarschuwing'. Bij het opgeven van de gewenste leverdatum. Deze termen zijn:

1. Waarschuwing extra kosten levering vandaag - Wordt getoond bij bestelling die vandaag geleverd moeten worden.
   
2. Waarschuwing extra kosten levering voor weeklevering - Wordt getoond bij bestelling die op een andere dag dan de reguliere levering moet worden geleverd.

Geeft u geen waarde op in het veld, dan wordt er geen waarschuwing getoond tijdens het bestellen.

Entiteiten

Om het bestellen van medicatie voor de werkvoorraad beter aan te laten sluiten op de werkafspraken, dient het één en ander te worden ingesteld bij de verschillende entiteiten. Hieronder wordt per entiteit daarop een toelichting gegeven.

Werkvoorraadlocatie

Per fysieke werkvoorraad wordt een werkvoorraadlocatie (entiteit) aangemaakt. Hier wordt onder andere ingesteld welke apotheek de medicatie levert en in hoeverre de voorraad wordt beheerd. Meer informatie hierover leest u terug in dit artikel. 

Locatie entiteit

Er zijn een aantal instellingen van de locatie entiteit die betrekking hebben op het bestellen van medicatie om de werkvoorraad aan te vullen. De werkvoorraadlocatie bepaalt welke locatie entiteit er wordt gebruikt tijdens het opgeven van de bestelling. Dit is de locatie entiteit waaronder de 'verantwoordelijke afdeling' is aangemaakt. 

 

Locatie entiteit 'Herh aanvr. afdeling per'

Tijdens het opgeven van de bestelling wordt een 'Lever svp per'-datum voor ingevuld. Om deze datum te berekenen, wordt onder andere gekeken naar het veld 'Herh.aanvr afdeling per'. Dit veld kan één van de volgende waarden hebben:

1. Vandaag
   
2. Morgen
   
3. Weekdoos - Dit is de 'standaard leverdag' van de 'verantwoordelijke afdeling', geselecteerd in de werkvoorraadlocatie 
   

Ondanks dat de 'Lever svp per'-datum voor ingevuld is, kan de gebruiker die indien nodig aanpassen. 

Naast de 'Lever svp per'-datum is dit veld ook van invloed op de 'spoedlevering'-melding die kan worden getoond. Hierbij geldt het volgende:

1. Is er gekozen voor vandaag, dan wordt er geen waarschuwing getoond.
   
2. Is er gekozen voor morgen, dan wordt er een waarschuwing getoond als medicatie vandaag moet worden geleverd.
   
3. Is er gekozen voor weekdoos, dan wordt er een waarschuwing getoond als de gewenste leverdag afwijkt van de standaard. 
   

Locatie entiteit GDS/EDI module

De apotheek kan de bestelling via EDIFACT ontvangen. Hiervoor moet dan wel worden voldaan aan de voorwaarden. Één van de voorwaarden is het activeren van de GDS/EDI module. Medimo gebruikt hiervoor de locatie entiteit waaronder de 'verantwoordelijke afdeling', geselecteerd in de werkvoorraadlocatie, is aangemaakt.

Let op! Er kunnen kosten verbonden zijn aan het activeren van de GDS/EDI module. Neem contact op met de Medimo accountmanager om na te gaan in hoeverre dat voor uw organisatie geldt.

Meer informatie over de modules vindt u hier.

Afdeling entiteit

Per afdeling entiteit wordt ingesteld wat de 'Weekleverdag' en de deadline in minuten daarvoor is. Is bij de locatie entiteit aangeven dat er standaard per weekdoos wordt geleverd, dan gebruikt Medimo deze velden om de 'Lever svp per'-datum te berekenen. Meer informatie daarover vindt u hier.

Apotheek

Voor de apotheek geldt dat die de aanvragen om de werkvoorraad aan te vullen ontvangt. Om dit beter aan te laten sluiten op werkprocessen, kan de apotheek hiervoor het één en ander configureren. Hieronder volgt daarvan een toelichting.

Ontvangst per EDIFACT

Over het algemeen wenst de apotheek de aanvragen via EDIFACT te ontvangen. Hiermee kan de aanvraag direct worden verwerkt in het apotheeksysteem. Om een EDIFACT te kunnen sturen moet de module GDS/EDI zijn geactiveerd. Hiervoor wordt de locatie entiteit waaronder de 'verantwoordelijke afdeling', geselecteerd in de werkvoorraadlocatie, is aangemaakt.

Naast de bovengenoemde module, moet de apotheek hebben geconfigureerd in Medimo de aanvragen voor de werkvoorraad via EDIFACT te versturen. Meer informatie daarover staat in dit artikel.

Ontvangst per e-mail

Als er veilig gemaild kan worden naar de apotheek, dan kan die de aanvraag per e-mail ontvangen. Hiervoor moet de permissie 'Ontvang email over bestellingen werkvoorraad algemeen' worden toegevoegd aan het e-mailadres waarnaar de aanvraag moet worden verstuurd. Instructies daarvoor staan in dit artikel.

Autoriseren vóór ontvangst

Indien gewenst kan de apotheek instellen dat een aanvraag om de werkvoorraad aan te vullen, moet worden geautoriseerd voordat de bestelling wordt gestuurd naar de apotheek. De werking hiervan komt overeen met het autoriseren van receptmutaties. De apotheek kan dit middels een setting bij de apotheek entiteit instellen. Hierbij is keuze uit de volgende settings:

1. Autoriseer registratie werkvoorraad - Dit zijn alle aanvragen om de werkvoorraad aan te vullen. 

Meer informatie over het toevoegen van settings aan de apotheek vindt u hier.

Medisch Hulpmiddel

Medimo is een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) en toedienregistratiesysteem (TDR) en is als zodanig een medisch hulpmiddel. Medimo wordt in Nederland op de markt gebracht door Enovation Medimo, Soestdijkseweg Zuid 13, 3732 HC De Bilt. Enovation Medimo is gecertificeerd onder ISO 27.001 en NEN 7510. Medimo voldoet aan de Medical Device Directive (MDD, klasse I). Dit document behoort tot de gebruikershandleiding van versie: 2024-3, productiedatum: 02-07-2024

• Related Articles

• Inrichten Intakeformulier medicatie-import

  Dit is een actie die wordt toegevoegd wanneer een cliënt wordt opgenomen. Hiermee kan een zorgmedewerker: Toestemming van de cliënt vastleggen voor het gebruik van de importkoppeling De apotheek van inschrijving controleren - Indien nodig kan deze ...

• Voorraadbeheer - Inrichting

  Om gebruik te kunnen maken van voorraadbeheer moet het een en andere worden geconfigureerd in Medimo. Hieronder vallen het toekennen van permissies en inrichten van entiteiten. Dit artikel beschrijft welke permissies en entiteiten van toepassing zijn ...

• Welke permissies zijn er en waarvoor zijn deze nodig?

  In dit artikel worden de meest gebruikte permissies in Medimo kort toegelicht. Voor een uitgebreidere toelichting op de permissies kunt u het Excel document in de bijlage raadplegen. Ook permissies die betrekking hebben op beheer en e-mail verkeer ...

• Basisterminolgie

  Binnen uw organisatie worden vaktermen gehanteerd. Om Medimo beter hierop te laten aansluiten, kunt u basisterminologie definiëren. Deze terminologie is van toepassing op alle gebruikers binnen het cluster. Meestal wordt tijdens de implementatie van ...

• Werkvoorraadlocatie

  Als er gewerkt wordt met een werkvoorraad, dan kan Medimo de bestellingen voor- en onttrekkingen uit de werkvoorraad faciliteren. Ook kan Medimo de voorraad bewaken. Dit bewaken noemen we ook wel voorraadbeheer. Om dit te kunnen bewerkstelligen wordt ...